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Las cGMP establece que “El equipo debe ser inspeccionado, limpiado y mantenido adecuadamente. El equipo utilizado para la generación, medición o evaluación de datos debe ser probado, calibrado y / o estandarizado adecuadamente”.

Cada laboratorio GLP debe establecer un programa de mantenimiento y calibración para los equipos. La frecuencia de mantenimiento y calibración debe esta definida en procedimientos escritos y es una parte clave de estas actividades la asignación de personal con roles y responsabilidades específicos. Por ejemplo, alguien debe ser asignado a la gestión de las actividades de calibración y/o mantenimiento que efectúan empresas externas, para programar las visitas a la planta, organizar los registros y notificar al personal del laboratorio sobre las visitas o cuando alguna actividad ha quedado pendiente porque el equipo no estaba disponible.

El mantenimiento de rutina planificado es una precaución útil para los equipos que no tienen un respaldo adecuado. El back up para equipos vitales, así como el back up para cortes de energía, debe estar disponible siempre que sea posible. Un laboratorio debe tener la capacidad de continuar con las actividades esenciales para evitar por ejemplo la pérdida de datos.

La frecuencia de mantenimiento y calibración se basa en la recomendación del fabricante del equipo, el alcance y la frecuencia de uso del equipo, el tipo de uso, el impacto potencial del medio ambiente o el uso y el riesgo general o impacto potencial del mal funcionamiento del equipo. Las agencias (por ej. FDA) no establece pautas para la frecuencia de calibración de los equipos.

Se sugiere que el laboratorio se comunique con el fabricante del equipo y el director del estudio para conocer la frecuencia recomendada de calibración. La clave es que la frecuencia debe ser adecuada para asegurar datos confiables. Normalmente, la frecuencia inicial de mantenimiento y calibración no supera un año. Luego, sobre la base del conocimiento, experiencia en el uso del equipo y de los resultados obtenidos, la misma puede ser modificada.

El equipo calibrado debe estar etiquetado con una “fecha de calibración” y “próxima fecha de calibración o vencimiento de la calibración” para que el estado de calibración sea inmediatamente reconocible junto con el nombre de la persona u organización responsable de la calibración. Si el equipo está fuera de servicio o fuera de calibración, también debe etiquetarse para alertar claramente a los operadores del laboratorio.

Los registros de calibración deben incluir los resultados “tal como se encontraron”, así como los resultados posteriores a cualquier ajuste. Si se encuentra que una pieza de equipo no está calibrada (es decir, no cumple con los criterios de aceptación) o se encuentra que funciona mal, se debe iniciar un informe de no conformidad. El equipo que no está calibrado o que funciona mal requiere una investigación para determinar la causa. Además, es necesario realizar una “revisión retrospectiva” para determinar el posible impacto (o riesgo). La “mirada retrospectiva” debe extenderse hasta el punto en que se encontró que el equipo estaba dentro de la calibración o funcionando correctamente. Todos los usos del equipo durante este período de tiempo deben revisarse para determinar qué impacto puede tener la falta de calibración o el mal funcionamiento en el estudio. Todos los resultados de la “revisión retrospectiva” y la investigación deben documentarse.

Las personas que efectúan actividades de mantenimiento y calibración de equipos, deben poseer:

  • Educación técnica y experiencia en la tarea asignada
  • Conocimientos básicos de metrología y principios de calibración.
  • Capacidad para seguir instrucciones sobre el mantenimiento y uso de equipos y estándares de medición.

La microbiología en el laboratorio de control de calidad está sujeta a variabilidad. Esta variabilidad puede ser evidente en los resultados de los tests y algunas de las causas puede ser la forma en que son tomadas las muestras, el tamaño de la muestra y además podríamos agregar la variabilidad innata de un proceso fuertemente dependiente de la interacción humana.

Por ejemplo, en la operación de plaqueo, podemos encontrar con una variedad de errores involucrados en ésta operación como, error de pipeteo, falla en el medio de cultivo, falla en la incubación, etc.

Los errores en este tipo de ejemplo pueden ser divididos en 2 principales tipos, algunos que podrían ser considerados errores evitables (errores de plaqueos, errores de cálculos) y otros que podrían llamar errores inevitables (error de muestreo, error de dilución, error de distribución).

No podemos eliminar cualquier tipo de error en el laboratorio, pero la categoría general de errores inevitables no es susceptible de corrección por medio del entrenamiento o técnica del laboratorio adecuada. Por eso es que debemos trabajar sobre la idea de minimizar los errores evitables. Afortunadamente, estos pueden ser afectados bastante fácilmente por el entrenamiento y un sólido liderazgo del laboratorio, esto no llevará a resultados de estudios microbiológicos menos variables.

El sistema de SOPs

La clave para un trabajo consistente en el laboratorio de microbiología es un sólido sistema de SOPs con una adecuada documentación.

La organización de un sistema lógico de SOPs puede dividirse de distintas maneras, por ejemplo de forma funcional, como sigue:

  • Requerimientos de calidad
  • Medios
  • Cepas
  • Equipamiento
  • Entrenamiento
  • Manejo de muestras
  • Operaciones del laboratorio
  • Metodología de testeos
  • Manejo, reporte y archivo de datos
  • Investigaciones

Aunque este no es la única forma, en la distintas regulaciones podrá encontrar otras formas, sin embargo disponer de un buen sistema de SOPs debe servir como guía para el cumplimiento normativo, ayudar en la investigación y ser útil como marco para la capacitación.

Al observar el sistema SOP desde una perspectiva funcional, podemos agrupar fácilmente los requisitos de medios, cepas de existencias, equipos y documentación para probar la actividad, lo que hace que la creación de “habilidades laborales” sea relativamente sencilla. Esto, a su vez, simplifica la asignación de SOP a personas en función de sus funciones laborales y simplifica el seguimiento de las personas afectadas por las revisiones de SOP.

La microbiología como disciplina es inherentemente variable (sensible a los efectos del operador), con una cultura empresarial que da como resultado el aumento de algunos aspectos de esta variabilidad (generalmente en un esfuerzo por minimizar los gastos generales y laborales). Es por eso, que un sistema de SOPs sólido y coherente junto con una capacitación y estricto seguimiento minimizará al menos la variabilidad evitable en los datos del laboratorio de testeos y de validación.

La siguiente situación ha surgido dentro de la operación de empaque de un laboratorio:

El cálculo de la conciliación de las etiquetas de alimentación de rollo revela una ganancia de 2.000 etiquetas dentro de una orden de trabajo de 30.000 unidades. El laboratorio usa varias etiquetas similares con las mismas dimensiones para otros productos.

¿Qué riesgos  se nos presentan y que acciones deberían ser tomadas y por quién?

1.   Prerrequisito I: las macro están siempre habilitadas

a.    Se debe trabajar en un archivo  ” Libro de Excel habilitado para macros” (extensión .xlsm)

b.    Hacer click en “Botón Office”

c.    Hacer click en “Opciones de Excel”

d.    Hacer click en “Centro de confianza”

e.    Hacer click en “Configuración del Centro de confianza”

f.    Hacer click en “Configuración de macros”

g. Marcar “Habilitar todas las macros”

h.    Hacer click en “Aceptar”

i.    Hacer click en “Aceptar”

2.   Prerrequisito II: Colocar al “Programador” en la Cinta de opciones

j.     Hacer click en “Botón Office”

k.    Hacer click en “Opciones de Excel” Click en “Más frecuentes”

l.    Tildar “Marcar ficha Programador en la cinta de opciones”

m.    Aceptar

n.    Verificar  la aparición de  “Programador” en la cinta de opciones

3.   Grabar Macro

o.    Hacer click en “Programador” en cinta de opciones

p. Hacer click en “Grabar macro”

q.    Se abre el panel de diálogo

r.   Completar “Nombre de la macro”: “DatosImpresión” (no puede llevar espacios en blanco”)

s.    Guardar macro en: “Este libro”

t.    Aceptar

u.    Hacer click en “Diseño de página” en cinta de opciones

v.    Sombrear el área de impresión en la planilla

w.     Hacer click en “Establecer área de impresión”

x.    Hacer click en Configurar página (configure de acuerdo a sus preferencias)

o   Página

o   Márgenes

o   Encabezado y pie de página

o   Hoja

y.    Hacer click en “Detener macro” (el mismo ícono de “Grabar macro”)

z.      Presionar “ALT” +” F11” (juntos)

aa.    Hacer doble click a ThisWorkbook

bb.    Copiar el siguiente texto en el panel de ThisWorkbook:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

‘Por.cGMPdoc

DatosImpresion

End Sub

4.   Proteger macro

cc.    Hacer click en “VBProject”

dd.    Hacer click en “Herramientas” de la cinta de opciones

ee.    Hacer click en “Propiedades de VBAProject”

ff.    Hacer click en solapa “Protección” del cuadro de diálogo

gg.    Tildar “Bloquear proyecto para visualización”

hh.    Completar “Contraseña”

ii.    Completar “Confirmar contraseña”

jj.    Aceptar

kk.    Cerrar  el panel de Visual Basic

ll.     Cerrar el libro Excel

mm.    Fin de la configuración

5.   Verificaciones

nn.    El primer punto a verificar es que para imprimir, si previamente se modifica la configuración, toma los cambios pero imprime lo que está configurado en la macro, y para la próxima impresión vuelven a aparecer los parámetros configurados en la macro.

oo.    El segundo punto a verificar es si vamos a Cinta de opciones,  hacemos click en Macro, sólo aparece la opción “Ejecutar “en el cuadro de diálogo con lo cual no se accede a “Modificar”, ni a “Eliminar”.

pp.    Si vamos a Cinta de opciones,  hacemos click en “Programador”

qq.    Hacer click en “Visual Basic”

rr.    Hacer click en “Herramientas “

ss.     Hacer click en “Propiedades de VBAProject”,

tt.    Solicita contraseña para continuar.

El 14 de abril de 2020, la autoridad reguladora brasileña ANVISA publicó un borrador de directriz para la validación de sistemas computarizados. Esta directriz sustituirá a la directriz anterior de 2010. El borrador puede comentarse hasta el 12 de agosto de 2020. El borrador solo está disponible en portugués.

La guía es aplicable a los sistemas computarizados utilizados en áreas, equipos y otras actividades relacionadas con GMP. El borrador de la directriz se basa fuertemente en GAMP 5, que se menciona específicamente y se adopta parcialmente en su estructura. El alcance de la aplicación incluye sistemas computarizados de categorías 3, 4 y 5, interfaces entre sistemas y hojas de cálculo.

Estructura de las directrices ANVISA para la validación de sistemas computarizados:

  1. Introducción
  2. Bases legales
  3. Conceptos, términos y definiciones.
  4. Enfoque del ciclo de vida
  5. Gestión de riesgos de calidad
  6. Categorías de software y hardware
  7. Lista de inventario
  8. Validación de sistemas computarizados.
  9. Lista de inventario
  10. Operación de sistemas computarizados
  11. Migración de datos
  12. Retiro del sistema
  13. Validación de hojas de cálculo
  14. Consideraciones finales
  15. Glosario y acrónimos
  16. Referencias

Fuente: ANVISA
Guía para la validación del sistema informático

Tomado de la ECA GMP Newsletter – 15/julio/2020

En determinadas ocasiones me consultan sobre que buenas prácticas debemos aplicar en cuanto a la seguridad lógica y física en el laboratorio, ya que ambas están directamente relacionadas con la integridad de los registros.

Por eso quiero dejarles algunas consideraciones de manera que Uds. puedan efectuar su propia autoinspección e identificar posibles GAPs y a partir de ellos tomar las acciones apropiadas.

Ahora veamos que aspectos deben ser incluidos en un SOP de accesos y seguridad en el laboratorio, para ellos les dejo una serie de preguntas como guía:

  • ¿Qué recursos compartidos o aplicaciones de red seguros se identifican?
  • ¿Quién debería tener acceso a esas áreas (edificios, salas seguras, como archivo, sala de servidores, almacenamiento de muestras, área de laboratorio) y como se controla los accesos?
  • ¿Quiénes son los administradores de sistemas?
  • ¿Quién puede autorizar cuentas?
  • Detalles sobre protección contra incendios. ¿Saben sus empleados qué hacer en caso de incendio?
  • ¿Se utiliza correctamente el respaldo eléctrico o las fuentes de alimentación ininterrumpida (UPS)? Es decir, si se corta la energía, ¿son las baterías lo suficientemente fuertes como para mantener el equipo en funcionamiento o necesita volver a conectarlo? ¿Es apropiado tener un grupo electrógeno para mantener su equipo funcionando?

Además:

  • Cada usuario debe tener una identificación única y debe existir un proceso documentado para aprobar, activar y desactivar cuentas de usuarios.
  • La arquitectura de los passwords debe ser suficientemente robusta para asegurar el acceso seguro del personal autorizado.
  • Cada empleado debe su nivel de acceso, y el mismo debe estar definido por su rol.
  • Los intentos no autorizados de acceder a los sistemas deben poder ser monitoreados de manera oportuna.
  • Los sistemas deben configurarse para facilitar el cierre de sesión después de un período de inactividad y forzar el cambio de contraseña después de un período específico.

Estas son algunas recomendaciones, seguro Uds. tendrán en uso algunas más pensando en la seguridad lógica y física dentro de su laboratorio.

Con frecuencia veo que los laboratorios, suelen tener procesos de Back Up para sus servidores, aunque a veces los mismos no están correctamente procedimentados, o no cuentan con ensayos de recuperación de la información. También he visto que los procedimientos de respaldo y recuperación se incluyen en el Disaster Recovery Plan (DRP), sin embargo, se recomienda tener un SOP de respaldo dedicado.

Ahora que pasa con los sistemas que están fuera de la red? los standalone. En general suelo ver que los laboratorios disponen de procedimientos para el uso de los mismos y con su personal entrenado, pero la administración de accesos y el back up y recuperación de los datos en muchos casos es una tarea pendiente.

Los registros de respaldo deben almacenarse en una ubicación segura especificada en los SOP. El almacenamiento generalmente se realiza fuera del sitio en un edificio separado de los registros originales.

Algunos elementos a tener en cuenta al escribir el SOP de Back up y recuperación son los siguientes:

  • ¿Se ha descripto todo el proceso de copia de seguridad y restauración? Esto debe incluir la verificación exitosa de la copia de seguridad, los medios de copia de seguridad y la resolución de problemas
  • ¿Es seguro el transporte y el almacenamiento del respaldo?
  • ¿Cuál es el alcance de la copia de seguridad de datos (por ejemplo: todos los datos, datos de producción, fuente, datos de prueba, softwares)?
  • ¿Cuál es la frecuencia de respaldo y la programación? una vez a la semana, ¿copia de seguridad completa y cambios incrementales, diferenciales o copia de seguridad diarios de los datos instantáneamente a otro servidor u otra ubicación? Esto dependerá de la criticidad de los datos.
  • ¿Cuál es el cronograma de retención de respaldo y cómo se mantiene la calidad de los datos?
  • ¿Se han archivado los datos de acuerdo con la estrategia de archivo? ¿Sigue siendo necesario mantener las cintas de respaldo?
  • ¿Cómo se gestiona la restauración de datos? Esto incluye: frecuencia de las pruebas de restauración, qué se puede restaurar, ¿cuánto tiempo se conservarán los datos para solicitar la restauración?
  • ¿Alguna vez ha probado la tarea de restauración (a partir de datos “antiguos”)?

Las empresas que dependen de sistemas electrónicos y en papel deberían determinar la medida en que los procedimientos de respaldo y recuperación son necesarios en función de la necesidad de cumplir con los requerimientos que le aplican, disponer de una evaluación de riesgos justificada y documentada, y una determinación del posible efecto sobre la calidad y el registro de los datos integridad.

Por otra parte la copia de seguridad también debe incluir documentos críticos de la compañía que no están cubiertos por las autoridades reguladoras.

Ya sabemos que podemos cambiar. Ya tenemos compromiso para lograrlo – el convencerte de que ese cambio es bueno para vos-. Aprendimos que debemos poner pausa y que necesitamos voluntad. También quedó claro que frente a situaciones amenazantes, estemos conscientes o no de ellas, el cerebro tenderá a las reacciones e impulsos, enemigos del cambio, y a lo conocido y familiar, lo opuesto al nuevo del cambio. Estos conocimientos son claves cuando estamos queriendo cambiar. Ahora veamos cómo cambiamos utilizando nuestro aliado más importante: nuestra mente.

David Rock, Jeffrey Schwarts y colegas crearon una fórmula para descifrar cómo el cerebro puede lograr una mejora en el rendimiento creciendo, adaptándose, reinventándose y desarrollándose. Es decir, cómo cambiar tu cerebro para que, en definitiva, cambies vos. Esta es la fórmula de la estabilidad dinámica o cambio positivo. El cambio positivo se logra por una combinación de las expectativas que nos creamos – muestro futuro- y las experiencias que vivimos en nuestra vida – nuestro presente y pasado-, multiplicadas por la densidad de atención positiva – a qué y cómo y cuánto le prestamos atención-, multiplicadas por el poder de vetar – nuestra capacidad consciente de decidir “no” a hacer algo que el cerebro de manera voluntaria decidió hacer-. A partir de estos cuatro elementos de la ecuación para ayudarte a cambiar desarrollaré los siguientes y últimos capítulos de EnCambio.

CAMBIO POSITIVO = (EXPERIENCIAS + EXPECTATIVAS) x ATENCIÓN POSITIVA x PODER DE VETAR

Antes, te resumo: los sistemas en estabilidad dinámica – los que cambian de manera positiva-, como tu cerebro, evolucionan en el tiempo desarrollándose con más complejidad e incorporando nuevas habilidades. Es por esto que debes considerar el hecho de cambiar como un “seguir aprendiendo”. Una vez que esas habilidades hayan sido incorporadas, podés enfrentar el futuro, siempre incierto, de manera más efectiva. Pero, sin embargo, la sociedad y la cultura promueven que nos comportemos como sistemas cerrados. Nos conducen por el carril “correcto”, llevados por la necesidad de hacer las cosas “bien”, dejándonos rígidos ante la posibilidad de responder de manera eficaz a las condiciones cambiantes del contexto y a la información que recibimos. Como veremos en detalle, más adelante, uno puede cambiar combinando nuevas experiencias que modifiquen el cerebro con nuevas expectativas que provean una motivación positiva. Dicho de otra forma, agregar a tu vida expectativas por ciertos resultados deseados -usando tu compromiso de querer aprender-. Además, agregar experiencias nuevas y positivas, y a eso multiplicar la cantidad y calidad de atención que les vas a prestar a esas experiencias. Y todo esto, multiplicarlo por el poder que tenes para decir que no a los impulsos, reacciones automáticas y hábitos que no te hacen bien – utilizando, por ejemplo, la pausa y tu voluntad, que te arrastran a repetir eso que no funcionó-. Cuando hacemos esto de manera consistente en el tiempo, obtenemos nuevos cables, nuevos hábitos mentales. Cambiamos. A nivel cerebral, cambiar no se trata de romper o hacer desaparecer mapas cerebrales que te llevan a comportarte de una u otra forma que ya no te beneficia, sino de que esos mapas sean reemplazados por otros “mejores”, más sanos o condecentes con lo que vos querés para vos y tu vida a largo plazo.

(*) Tomado del libro EnCambio de Estanislao Bachrach

La FDA ha publicado recientemente una WL con fecha del 29 de mayo de 2020 a Cosmaceutical Research Lab Inc., un productor canadiense de medicamentos de venta libre (OTC). Durante una inspección del 18 al 22 de noviembre de 2019, la FDA encontró violaciones significativas de las buenas prácticas de fabricación actuales (CGMP), incluidos los problemas de integridad de datos relacionados con el análisis de HPLC.

Inyecciones adicionales sin un propósito claramente identificado

Según la FDA, la compañía “inyectó muestras con la intención de obtener un resultado” no oficial “y / o no pudo indicar claramente si las inyecciones individuales eran estándares para determinar si los instrumentos de cromatografía líquida de alto rendimiento (HPLC) eran aptos para su uso. ” Además, la compañía realizó inyecciones de HPLC adicionales sin un propósito claramente identificado y utilizando una nomenclatura ambigua. Además, los inspectores de la FDA encontraron documentos rotos en la basura relacionados con la calidad y la producción.

Este procedimiento obviamente no está de acuerdo con GMP. “Las inyecciones de muestras no oficiales no son aceptables. Todos los datos analíticos deben conservarse y revisarse como parte del registro oficial”. Por esta razón, la FDA requiere “una actualización de la evaluación de inyección no oficial y otras evaluaciones de integridad de datos”, así como “una evaluación completa de los sistemas de documentación utilizados en sus operaciones de fabricación y laboratorio para determinar dónde las prácticas de documentación son insuficientes”.

Para más detalles, consulte la WL original de la FDA a Cosmaceutical Research Lab Inc.

Tomado del boletín GMP de ECA – 24/Jun/2020

Este diagrama de Ishikawa o Espina de pescado nos muestra las distintas razones por la cuales es difícil implementar y conducir estudios de capacidad de procesos en nuestros laboratorios.

Las barreras más frecuentemente encontradas ha sido resaltadas en letra bold roja en la figura. Les dejo el diagrama adaptado de Deleryd (1996b):