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4. Seiketsu

Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes y zapatos de seguridad, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. Otra interpretación de seiketsu es continuar trabajando en seiri, seiton y seiso en forma continua y todos los días.

Por ejemplo, es fácil ejecutar el  proceso de seiri una vez y realizar algunos mejoramientos, pero sin un esfuerzo por continuar tales actividades, muy pronto la situación volverá a lo que era  originalmente. Es fácil hacer sólo una vez el kaizen en el gemba, pero realizar el kaizen continuamente, día tras día, es un asunto completamente diferente. La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de  seiri, seiton y seiso. El compromiso, respaldo e involucramiento de la gerencia en las 5 S se vuelve algo esencial. Por ejemplo, los gerentes deben determinar con qué frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qué personas deben estar involucradas. Esto debe hacer parte del programa anual de planeación.

5. Shitsuke

Shitsuke significa autodisciplina. Las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso  y seiketsu -personas que han adquirido el hábito de hacer de estas actividades  de su trabajo diario- adquieren autodisciplina.

Las 5 S pueden considerarse  como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado. Los tres pasos anteriores deben mantenerse sobre una base continua (shitsuke). Los empleados deben acatar las normas establecidas y acordadas en cada paso, y para el momento en que llegan a shitsuke tendrán la disciplina para seguir tales normas en su trabajo diario. Esta es la razón por la que el último paso de las 5 S recibe el nombre de autodisciplina.

En esta etapa final, la gerencia debe haber establecido los estándares para cada paso de las 5 S, y  asegurarse de que el gemba esté siguiendo dichos estándares. Los estándares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos.

Existen cinco maneras de evaluar el nivel de las 5 S en cada etapa:

1. Autoevaluación.

2. Evaluación por parte de un consultor experto.

3. Evaluación por parte de un superior.

4. Una combinación de los tres puntos anteriores.

5. Competencia entre grupos gemba.

El gerente de planta debe organizar un concurso entre los trabajadores;  posteriormente, éste puede revisar el estado de las 5 S en cada gemba y seleccionar  el mejor y el peor gemba. El mejor gemba puede recibir un premio u otro reconocimiento, mientras que al peor se le entrega una escoba y un balde. Este último grupo tendrá un incentivo para realizar un mejor trabajo, de manera que otro grupo sea el que  reciba estos elementos en una próxima ocasión.

Con el fin de revisar el  progreso alcanzado, los gerentes de planta y los administradores de gemba deben realizar una evaluación en forma regular. Solamente después de aprobado el trabajo en el primer paso, los trabajadores podrán seguir al paso siguiente. Este proceso proporciona un sentimiento de logro.

Una vez completo el seiso, la atención de la gerencia debe centrarse en un nuevo horizonte, específicamente, mantener y garantizar el momento y el entusiasmo. Después de haber trabajado intensamente  seiri, seiton y seiso, y de haber visto los mejoramientos en el gemba, los empleados  empiezan a pensar: “¡Los que hemos logrado!” y se rebajan y lo toman con calma por un rato (o lo que es peor, suspenden sus esfuerzos por completo). Las poderosas fuerzas que están en juego en el gemba tratan de ejercer presión sobre las condiciones para que vuelvan a su estado anterior, lo que hace imperativo que la gerencia  construya un sistema que asegure la continuidad de las actividades de las 5 S.

Espero que les resulte útil, en un próximo artículo les dejaremos un ejemplo del uso de 5S.

Nota:

Gemba: lugar de trabajo.

Kaisen: mejora.

Seiri: separar.

Seiton: ordenar.

Seiso: limpiar.

Seiketsu: Sistematizar.

Shitsuke: Estandarizar.

2. Seiton

Una vez que se ha llevado a cabo el seiri, todos los ítems innecesarios se han retirado del gemba, dejando solamente el número mínimo necesario. Pero estos ítems que se necesitan, tales como herramientas, pueden ser elementos que no tengan uso si se almacenan demasiado lejos de la estación  de trabajo o en un lugar donde no pueden encontrarse. Esto nos lleva a la siguiente etapa de las 5S, Seiton.

Seiton significa clasificar los ítems por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de ítems que se permite en el gemba. Por ejemplo, el trabajo en proceso no puede producirse en cantidades ilimitadas. Por el contrario, debe delinearse claramente el espacio en el suelo para las cajas que contienen el trabajo (pintando un rectángulo para demarcar el Área, etc.) y debe indicarse un número máximo tolerable de cajas. Cuando se ha alcanzado el nivel máximo permitido de inventario, debe detenerse la producción en el proceso anterior; no hay necesidad de producir más de lo que puede consumir el proceso siguiente.  De esta forma, seiton garantiza el flujo de un número mínimo de ítems en el gemba de estación a estación, sobre la base de “primeros en entrar, primeros en salir”.

Los  ítems que se dejan en gemba deben colocarse en el área designada. En otras palabras, cada ítem debe tener su propia ubicación y, viceversa, cada espacio en el gemba  también debe tener su destino señalado. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas del trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente  para almacenar el volumen máximo de ítems. Al mismo tiempo, cualquier desviación del número de cajas señaladas se hace evidente instantáneamente. Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en al superficie donde se supone que  deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso.

 3. Seiso

Seiso  significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas las máquinas y herramientas,  lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. También hay un axioma que dice: Seiso significa verificar. Un operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando la máquina esta cubierta de aceite, hollín y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar formando. Sin embargo, mientras se limpia la máquina podemos detectar con facilidad una fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pues en solucionarse  con facilidad.

Se dice que la mayor parte de las averías en las máquinas comienzan con vibraciones (debido a tuercas y tornillos flojos), con la introducción  de partículas extrañas como polvo (como resultado de grietas en el techo, por  ejemplo), o con una lubricación o engrase inadecuados. Por esta razón, seiso constituye  una gran experiencia de aprendizaje para los operadores, ya que pueden hacer muchos  descubrimientos útiles mientras limpian las máquinas.

Nota:

Gemba: lugar de trabajo.

Seiri: separar.

Seiton: ordenar.

Seiso: limpiar.

Seiketsu: Sistematizar.

Shitsuke: Estandarizar.

¿Qué es 5S?

“Es un proceso para crear y mantener un ambiente de trabajo seguro, organizado, limpio y de alto rendimiento. 5S es una filosofía fundacional que da soporte a la cultura de la mejora continua“.

Las  5 S, los cinco pasos del housekeeping, se desarrollaron mediante un trabajo intensivo en un contexto de manufactura, sin embargo son perfectamente aplicables a empresas orientadas a servicios.

Los cinco pasos del housekeeping, con sus nombres japoneses, son los siguientes:

1. Seiri (Separar): diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el gemba y eliminar los innecesarios. 

2. Seiton (Ordenar): disponer en forma ordenada todos los elementos que quedan después del seiri, de manera que se tenga fácil acceso a los mismos.

3. Seiso (Limpiar): mantener limpias las máquinas, herramientas y los  ambientes de trabajo, removiendo manchas, suciedad y erradicando fuentes de suciedad.

4. Seiketsu (Sistematizar): llevar adelante una rutina, practicar continuamente los tres pasos anteriores.

5.  Shitsuke (Estandarizar): construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S mediante el establecimiento de estándares y buscar la mejora continua.

A continuación vamos a ver el primero de los 5 pasos, en sucesivos artículos hablaremos del resto y por último les dejaremos un ejemplo del manejo de 5S aplicado a la organización de su computadora personal.

1. Seiri

Este primer paso incluye la clasificación de los ítems del gemba en dos categorías -lo necesario y lo innecesario- y eliminar del gemba lo innecesario. Debe establecerse un tope sobre el número de ítems necesarios. En gemba puede encontrarse toda clase de objetos. Una mirada minuciosa revela que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño de estos; muchos otros objetos no se utilizaran nunca o solo se necesitarán en un futuro distante. Gemba está lleno de máquinas sin uso y herramientas, productos defectuosos, trabajo en proceso, materias primas, contenedores, escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos, estantes, tarimas y otros ítems. Un método práctico y fácil consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días.

Con  frecuencia, seiri comienza con una campaña de etiquetas rojas. El equipo 5S va a un área  del gemba con etiquetas rojas y las colocan sobre los elementos que consideran como innecesarios. Cuando no está claro si se necesita o no un determinado ítem, debe colocarse una etiqueta roja sobre este. Al final de la campaña, es posible que el área esté cubierta con muchas etiquetas rojas.

Algunas veces, es posible que los empleados  del gemba encuentren etiquetas rojas sobre los ítems que en realidad necesitan. Para poder conservar estos ítems, ellos deben demostrar la necesidad de hacer esto. De lo contrario, todo lo que tenga una etiqueta roja debe retirarse del  gemba. Las cosas que no se vayan a necesitar en los próximos 30 días pero que podrían utilizarse en algún momento en el futuro, se llevan a sus correspondientes  lugares (como al depósito, en el caso de suministros). El trabajo en proceso que exceda las necesidades del gemba deberá enviarse al depósito o devolverse al proceso  responsable de producir el excedente.

En una empresa, las etiquetas rojas ponen en evidencia suministros en exceso para la producción de mucho tiempo. Ésta es una forma práctica de que los gerentes  puedan echar una mirada a la forma como la organización trabaja. Al encontrar un  montón de suministros, por ejemplo, el gerente debe preguntarse ¿Qué tipo de información  utiliza nuestro personal de compras para hacer pedidos? ¿Qué tipo de comunicación se mantiene entre planeamiento de la producción y producción? O, ¿el staff responsable  de las compras simplemente hace pedidos cuando piensa que ha llegado el momento  de hacerlo?

Los gerentes deben ser igualmente rigurosos cuando observan  que el trabajo en proceso se ha realizado con mucha anticipación: “¿Por qué nuestro  personal continúa produciendo trabajo en proceso del que no tenemos una necesidad  inmediata? ¿En base a que tipo de información comienzan ellos la producción?”  Esta situación indica deficiencias fundamentales en el sistema.

Luego los gerentes de los distintos sectores y el responsable de la Planta deben discutir con el equipo 5S las acciones a llevar a cabo para corregir el sistema que dio lugar a este despilfarro.

La eliminación de ítems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del área de trabajo.

Seiri, también puede aplicarse a las personas que trabajan oficinas. Por ejemplo, un escritorio típico tiene dos o más cajones. Con frecuencia, los elementos se colocan en estos cajones en forma indiscriminada; en un sólo cajón, de lado a lado, pueden encontrarse no solo lápices, bolígrafos, gomas de borrar, papeles, bandas de caucho, tarjetas de negocios y tijeras, sino también cepillos de dientes, dulces, perfumes, aspirinas, monedas, fósforos, cigarrillos, joyas de fantasía, cintas adhesivas y otros objetos. Primero, estos elementos deben clasificarse de acuerdo con su uso. En un escritorio con sólo dos cajones, los implementos de oficina y los artículos personales deben ocupar cada uno un  cajón.

Luego se determina el número máximo de cada ítem. Por ejemplo, supongamos que decidimos colocar en los cajones solamente dos lápices, un bolígrafo, una goma de borrar, un bloc de papel, y así sucesivamente… Todos  los ítems que superan el número máximo se sacan del cajón y se llevan al área de almacenamiento de útiles. Cuando se agotan los implementos que están en los cajones, el empleado se dirige al almacén para reponerlos. A su vez, el empleado a cargo del banco observa el inventario y, cuando éste baja al mínimo establecido, ordena más implementos.

Al reducir a un mismo los implementos en los cajones de nuestra oficina, eliminamos la necesidad de revolver la colección de lápices, papeles y cosméticos para llegar a un ítem deseado. Este proceso desarrolla autodisciplina, que igualmente e incrementa la capacidad  de los empleados para trabajar en forma eficaz.

En el próximo artículo veremos los dos pasos siguientes.

Nota:

Housekeeping: organización.

Gembutsu: Genchi genbutsu, significa “ir y ver” ej Japonés. El término se refiere a la idea que los problemas son mejor comprendidos y resueltos donde ocurren.

Gemba: lugar de trabajo.

Muda: inutilidad, ociosidad, residuos.

Kaisen: mejora.

Seiri: separar.

Seiton: ordenar.

Seiso: limpiar.

Seiketsu: Sistematizar.

Shitsuke: Estandarizar.