La semana pasada estaba en un desayuno de trabajo, donde uno de los temas de discusión fue la importancia del proceso de auditorías, del desayuno participaban personas de distintos laboratorios, nacionales y multinacionales.
Cada uno planteaba la falta de recursos, y la falta de preparación de profesionales especializados en el tema, algunos decían que se nace auditor, pero luego de debatir un rato, llegamos a la conclusión (eso creo) que si bien el auditor requiere ciertas virtudes (está claro que obtendrá mejores resultados una persona con buenas relaciones interpersonales), es muy importante su preparación.
Los principios de una auditoría podemos verlos en estas tres actividades:
- Definir la auditoría GMP (quién la hará, quién será auditado, donde, cuándo y el porqué de la misma).
- Establecer los roles del auditor (técnicas y habilidades del auditor).
- Entender el proceso de auditoría.
Pero hoy me gustaría centrarme en lo relacionado a los roles del auditor.
El auditor es un componente clave de la auditoría. Para aumentar la efectividad de la auditoría, el auditor debe tener buenas prácticas y técnicas de auditoría que:
- Le permitan acceder de forma fácil a la información de los procesos, instalaciones o el producto a ser auditado.
- Le ayude a construir una relación respetuosa con el auditado.
- Rápidamente determine la información necesaria para conducir una auditoría eficiente.
El auditor, debe ser cuidadoso de las emociones del auditado, buscando reducir el nivel de stress que rodea a la auditoría.
Observar auditores experimentados lidiar con situaciones de auditoría es una herramienta de aprendizaje de altísimo valor.
El auditor debe prepararse (“hacer la tarea”). Una auditoría exitosa requiere un conocimiento técnico del proceso afectado, lo que podría requerir una investigación previa, experiencia o entrenamiento relacionados a las áreas a ser auditadas.
Mediante la ejecución de análisis de riesgo del proceso el auditor podrá identificar los puntos críticos del proceso a ser cubiertos durante la auditoría.
Luego, durante la auditoría, el auditor necesita usar efectivamente algunas habilidades sumamente importantes:
- Entrevistar: la entrevista es una de las formas de obtener información. Las mismas pueden ocurrir durante la recorrida, la revisión de documentación, por ejemplo. Su técnica de entrevista es muy importante, debe ser político y no usar un tono que pueda ser percibido como acusador o confrontacional.
Les dejo aquí un artículo de nuestro blog relativo a entrevistas del personal.
- Escucha: otra habilidad clave que necesita es una buena técnica de escuchar. Desafortunadamente la mayoría de las personas planea lo que va a decir en vez de escuchar lo que otra persona está diciendo. Ud. Puede perder muchas piezas de información durante una auditoría si no está preparado para escuchar y darle al auditado su tiempo para hablar.
Les dejo aquí un artículo de nuestro blog relativo a escuchas.
- Registro de información: Durante la auditoría, el auditor necesita registrar diferentes tipos de información. Algunas serán respuestas a las preguntas efectuadas en las entrevistas, otras corresponderán a observaciones del auditor, o notas acerca de algunos documentos que él revisó.
- Observar: todos los auditores deberían incluir una recorrida a las instalaciones y al laboratorio. Durante la recorrida el auditor debe observar el proceso y compararlo vs. la información que recibió de forma de verificar si están adecuadas. Esto se llama verificación en campo.
- Análisis de datos e información: Dentro de un corto período de tiempo, el auditor revisará todo tipo de datos e información y determinará que debería ser comunicado verbalmente en la reunión final y que debería ser incluido en el reporte que dará al auditado y al Management una vez finalizada la auditoría.
Los auditores deben estar en conocimiento acerca de los requerimientos, procesos técnicos y entrenados en técnicas de auditoría para ser efectivos.
En resumen el auditor debería estar preparado, ser político, profesional, paciente y perseverante.
Les dejo un último artículo del blog relacionado a las habilidades del auditor, haga click aquí.
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