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Actualmente, las inspecciones de GMP / GDP en el sitio pueden no ser posibles debido a razones relacionadas con la pandemia de Covid-19. Como resultado, las evaluaciones distantes pueden respaldar y ayudar a determinar el cumplimiento de los principios y pautas de GMP / GDP. La EMA ha publicado ahora un documento de orientación de evaluación a distancia GMP / GDP (EMA / 335293/2020), que proporciona puntos para su consideración a los inspectores relacionados con evaluaciones a distancia.

¿Qué es una “evaluación a distancia”?

Los documentos comienzan con una definición útil de evaluaciones a distancia: “Evaluación de la conformidad de un sitio con los principios de GMP / GDP de la Unión realizada por funcionarios de las autoridades competentes de la Unión sobre la base de documentos y entrevistas y con el apoyo de tecnología para sistemas de comunicación y acceso, compartir y revisar documentos y otra información, sin que los inspectores estén físicamente presentes en los sitios donde se han llevado a cabo las actividades sujetas a la evaluación y donde normalmente se realizaría la inspección “. Sin embargo, los autores señalan claramente que “la guía no está destinada a utilizarse ni a sustituir las inspecciones in situ fuera de situaciones de crisis” y que “las inspecciones in situ deben realizarse cuando las circunstancias lo permitan después de la evaluación a distancia”. La inspección in situ limitada o breve en el EEA debe considerarse “si es compatible con las restricciones de viaje, las medidas sanitarias y otras restricciones”.

Aunque está escrito principalmente para los inspectores de EU-GMP / GDP, el documento brinda una guía útil para los auditores de GMP / GDP de la industria farmacéutica y API y aquellos que están involucrados en la preparación y gestión de evaluaciones a distancia (o auditoría remota, como algunos todavía podrían llamarlo).

¿Cuáles son los requisitos previos?

  1. Una evaluación de riesgos debe apoyar la toma de decisiones
  2. Debe establecerse un contacto temprano para determinar la viabilidad
  3. El uso de plataformas apropiadas debe permitir el suministro oportuno de datos y documentos electrónicos
  4. El uso de teleconferencia / videoconferencia o alternativa debe permitir discusiones en tiempo real
  5. Evaluación de la capacidad para compartir en vivo las pantallas que muestran los sistemas computarizados utilizados en el sitio
  6. Suministro de cámaras o grabaciones de video apropiadas para permitir la revisión remota de las operaciones de fabricación, equipos, instalaciones y documentación relevante, como libros de registro

¿Cuáles son los puntos clave para la preparación y la conducta?

El documento de orientación brinda detalles sobre la planificación, el anuncio, la reunión de apertura, el desempeño y la reunión de cierre. La mayor parte de esto es similar a las inspecciones in situ, sin embargo, toma en consideración ciertas circunstancias.

Tomado del Boletín ECA GMP 9/dic/2020

La semana pasada estaba dictando un taller sobre formación de Auditores en un laboratorio de la Industria Farmacéutica y discutimos bastante sobre las habilidades que requiere tener un auditor (además obviamente de conocer las normas y disposiciones que regulan la actividad) y se me ocurrió listar en 10 ítems algunos principios que debe tener el auditor para llevar adelante su tarea de la forma más efectiva.

  1. Ser objetivo y racional en todas sus actuaciones. Debe aplicar siempre objetivos éticos y morales en su compromiso y desempeño.
  2. Ser discreto, mantener la confidencialidad.
  3. Cumplir con las normas y disposiciones de seguridad del Laboratorio.
  4. Realizar la auditoría con objetividad y en el lugar donde se realizan las actividades.
  5. Mantener el control de la auditoría, comprobando toda la información personalmente.
  6. Permitir que su entrevistado se exprese.
  7. Debe concentrarse y evitar que su atención se desvíe.
  8. No debe considerarse demasiado bueno como para no aprender de los demás. Cada auditoría es una experiencia nueva.
  9. Debe asegurarse de conocer plenamente los hechos y obtener evidencias objetivas antes de emitir cualquier juicio.
  10. Exponer los hechos ajustándose a la realidad, sin herir susceptibilidades o crear conflictos.

Para los que desarrollan esta actividad, espero que les resulte útil.

Les dejo una lista de 10 ítems a considerar a la hora de calificar un contratista o tercero:

1. Existencia de QAA (Quality Assurance Agreement) disponible, aprobado y en cumplimiento.

2. Sistemas de Calidad, in place y efectivos.

3. Robustez del proceso de investigación del tercero o contratista.

4. Nivel de comunicación con el laboratorio, ante inspecciones recibidas por ellos o antes eventos que pudieran suceder.

5. Perfil GMP

6. Acciones frente al mercado, por ej. freno de operaciones ante un Recall.

7. Manejo de los cambios

8. Desvíos significativos, tasa de ocurrencia, disponibilidad de los reportes requeridos para la liberación del lote.

9. Reclamos de calidad, cuan efectivo es el sistema de manejo de quejas.

10. Historia de los riesgos, hay riesgos capturados?

Uno podría establecer respecto de estos 10 ítems una clasificación de la siguiente manera:

Riesgo alto:      2 o + de estos ítems altos

Riesgo medio: 1 ítem alto o 2 o + medios

Riesgo bajo:     1 ítem medio y otro bajo.

Bueno esta es una forma de poder evaluar el nivel de riesgo de mi contratista o tercero. Esta claro que debemos efectuar una revisión de todos estos ítem y ponderarlos cuali o cuantitativamente, de manera de poder calificarlos.

Espero que les resulte útil.

 

 

Hay dos componentes necesarios para que una auditoría sea exitosa.

El primero es un auditor con las habilidades, la educación y la experiencia correcta o necesaria (ver haciendo click aquí).

El segundo es el proceso de auditoría por sí mismo.

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El proceso de auditoría puede comenzar algunos meses antes de que la auditoría se lleve a cabo. Las etapas del proceso de auditoría son:

Preparación de la auditoría

  • Determinar quién conducirá la auditoría – un individuo o un equipo.

En el caso de un equipo, el auditor líder será responsable de asegurar que la auditoría es manejada efectivamente y eficientemente.

  • Desarrollar la agenda de la auditoría

Para conducir una auditoría eficiente y efectiva, debe ser elaborada una agenda. Esto ayudará a mantener el flujo de la misma sin problemas y hará mejor el tiempo del auditado y del auditor.

El propósito de la auditoría debería estar claro para ambos, el auditado y el auditor. Puesto que efectuará una auditoría GMP, Ud. Debería considerar los siguientes temas GMP:

  • Sistemas de Calidad
  • Gestión de materiales
  • Controles de calidad del laboratorio
  • Sistemas de producción
  • Instalaciones y equipos
  • Empaque y rotulado

Durante la auditoría el auditor debe planear prestar especial atención a los sistemas de calidad, la forma en la cual el laboratorio maneja los desvíos, los reclamos y los resultados de los ensayos OOS (fuera de especificaciones), esto le dará una visión de la cultura de calidad de la compañía y su adherencia a las cGMPs.

  • Confirmar la auditoría y acordar una fecha con el proveedor /área a ser auditada.

Trabajar con el auditado para determinar un tiempo para ajustarse dentro del marco de tiempo que sea conveniente para ambas partes.

  • Revisar documentos, incluir documentos recibidos desde la empresa o el laboratorio
  • Preparar notas para la auditoría

Luego de revisar la información de soporte y los documentos de referencia y los estándares, el auditor prepara notas que lo ayudará a efectuar la auditoría, así como una lista de documentos a revisar.

Potenciales actividades de la auditoría en el laboratorio

Todas las auditorías deben ser conducidas de una forma abierta, el auditor debe discutir los hallazgos y expectativas con el auditado mientras conduce la auditoría. La auditoría es una oportunidad de identificar oportunidades de mejora para el auditado.

  • Conducir una reunión de apertura

Al arribar al laboratorio, el auditor / equipo auditor debe efectuar una reunión de apertura con los responsables del laboratorio (QA, producción, dirección, otros representantes asignados). Durante la reunión de apertura, el auditor debe asegurarse que el auditado entienda su rol en la auditoría.

  • Recorrer los depósitos, instalaciones de manufactura y laboratorios, si es apropiado.

Las auditorías pueden comenzar con una recorrida a las instalaciones y al laboratorio, es recomendable “seguir un producto” (desde la recepción de materiales hasta la liberación del producto terminado).

Durante la recorrida, verificar que los SOPs e instrucciones están siendo seguidos y los registros se completan con exactitud.

A medida que realiza la auditoría el auditor puede seguir las notas preparatorias, para asegurar que cubre la auditoría completa.

Las observaciones de la auditoría pueden ser clasificadas en críticas, mayores y menores.

Si un tema o desvío crítico es observado, el mismo debe ser comunicado inmediatamente al management del laboratorio y al responsable auditado

  • Entrevistar analistas y operadores (si es necesario).
  • Efectuar una reunión informativa de la auditoría con el auditado, si es apropiado.

Para las revisiones informativas donde las observaciones y hallazgos deberían ser revisadas con el auditado como también las áreas de preocupación para asegurar que no habrá sorpresas o malos entendidos en el cierre final de la auditoría.

La agenda de la auditoría puede ser actualizada si son requeridos cambios basados en las observaciones o recursos.

  • Efectuar reuniones de auditoría con el equipo, si un enfoque de equipo auditor es utilizado.

Estas reuniones son mantenidas para ayudar al equipo auditor a mantenerse enfocado en el objetivo de la auditoría y la auditoría en curso.

  • Revisar la documentación del auditado

Esto puede incluir SOPs, documentación de manufactura y de ensayos, datos crudos asociados, protocolos de calificación y validación, y reportes de investigaciones.

  • Conducir la reunión de cierre

La reunión de cierre es el foro usado para presentar verbalmente los resultados de la auditoría al management auditado. Es esencial que todos los participantes claves de la auditoría y el management del auditado participen de la reunión de cierre.

Seguimiento de las actividades de la auditoría

  • Documentar las observaciones en un reporte formal

Los mismos están basados en las anotaciones que el auditor tomó durante la auditoría. Los mismos pueden ser usados por diferentes personas para diferentes motivos, por eso necesitan ser claros y escritos de una forma consistente como también contener la información relevante y necesaria.

Los reportes de auditoría deben ser normalmente emitidos dentro de un cierto plazo, así como también las respuestas conteniendo el plan de acción.

  • Evaluar las respuestas recibidas desde la empresa / laboratorio

Luego que las respuestas son recibidas, es necesario analizarlas y determinar si las acciones correctivas planteadas y los riesgos propuestos son aceptables. Una vez recibida la respuesta, y si las respuestas son consideradas aceptables, el auditor tiene la responsabilidad de responder dentro de un período de tiempo definido.

  • Cerrar la auditoría
  • Efectuar el seguimiento de los CAPAs generados

El seguimiento puede requerir nuevas visitas al laboratorio o la recepción de las evidencias de las acciones cumplidas, para darle cierre a la acción pendiente.

Evaluación de riesgo durante el proceso de auditoría:

El auditor toma decisiones basadas en el riesgo a través del proceso de auditorías, por ejemplo dado que No es posible cubrir todo durante el proceso de auditoría, es necesario evaluar los riesgos, tal vez efectuar un análisis de riesgo formal y hacer un juicio sobre que cubrir. Este juicio que necesita hacer puede necesitar cambiar durante el proceso de auditoría basado en nuevos conocimientos.

Herramientas de análisis de riesgos:

Para soportar la evaluación de riesgo de un proveedor, el auditor debe elegir usar una herramienta de análisis de riesgo. Una de las herramientas formales de análisis de riesgo usadas por los auditores es Failure Modes Effects Analysis (FMEA).

 

Si Ud. está interesado en entrenar a su equipo auditor, consulte en info@cgmpdoc.com. Podemos ofrecerle materiales de entrenamiento para Auditores, check lists para que Ud. Efectúe las distintas auditorías y además tenemos la posibilidad de entrenar a su equipo “In Company”.