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Las cGMP establece que “El equipo debe ser inspeccionado, limpiado y mantenido adecuadamente. El equipo utilizado para la generación, medición o evaluación de datos debe ser probado, calibrado y / o estandarizado adecuadamente”.

Cada laboratorio GLP debe establecer un programa de mantenimiento y calibración para los equipos. La frecuencia de mantenimiento y calibración debe esta definida en procedimientos escritos y es una parte clave de estas actividades la asignación de personal con roles y responsabilidades específicos. Por ejemplo, alguien debe ser asignado a la gestión de las actividades de calibración y/o mantenimiento que efectúan empresas externas, para programar las visitas a la planta, organizar los registros y notificar al personal del laboratorio sobre las visitas o cuando alguna actividad ha quedado pendiente porque el equipo no estaba disponible.

El mantenimiento de rutina planificado es una precaución útil para los equipos que no tienen un respaldo adecuado. El back up para equipos vitales, así como el back up para cortes de energía, debe estar disponible siempre que sea posible. Un laboratorio debe tener la capacidad de continuar con las actividades esenciales para evitar por ejemplo la pérdida de datos.

La frecuencia de mantenimiento y calibración se basa en la recomendación del fabricante del equipo, el alcance y la frecuencia de uso del equipo, el tipo de uso, el impacto potencial del medio ambiente o el uso y el riesgo general o impacto potencial del mal funcionamiento del equipo. Las agencias (por ej. FDA) no establece pautas para la frecuencia de calibración de los equipos.

Se sugiere que el laboratorio se comunique con el fabricante del equipo y el director del estudio para conocer la frecuencia recomendada de calibración. La clave es que la frecuencia debe ser adecuada para asegurar datos confiables. Normalmente, la frecuencia inicial de mantenimiento y calibración no supera un año. Luego, sobre la base del conocimiento, experiencia en el uso del equipo y de los resultados obtenidos, la misma puede ser modificada.

El equipo calibrado debe estar etiquetado con una “fecha de calibración” y “próxima fecha de calibración o vencimiento de la calibración” para que el estado de calibración sea inmediatamente reconocible junto con el nombre de la persona u organización responsable de la calibración. Si el equipo está fuera de servicio o fuera de calibración, también debe etiquetarse para alertar claramente a los operadores del laboratorio.

Los registros de calibración deben incluir los resultados “tal como se encontraron”, así como los resultados posteriores a cualquier ajuste. Si se encuentra que una pieza de equipo no está calibrada (es decir, no cumple con los criterios de aceptación) o se encuentra que funciona mal, se debe iniciar un informe de no conformidad. El equipo que no está calibrado o que funciona mal requiere una investigación para determinar la causa. Además, es necesario realizar una “revisión retrospectiva” para determinar el posible impacto (o riesgo). La “mirada retrospectiva” debe extenderse hasta el punto en que se encontró que el equipo estaba dentro de la calibración o funcionando correctamente. Todos los usos del equipo durante este período de tiempo deben revisarse para determinar qué impacto puede tener la falta de calibración o el mal funcionamiento en el estudio. Todos los resultados de la “revisión retrospectiva” y la investigación deben documentarse.

Las personas que efectúan actividades de mantenimiento y calibración de equipos, deben poseer:

  • Educación técnica y experiencia en la tarea asignada
  • Conocimientos básicos de metrología y principios de calibración.
  • Capacidad para seguir instrucciones sobre el mantenimiento y uso de equipos y estándares de medición.

La calificación de un equipo consiste en una serie de verificaciones y testeos efectuados sobre el equipo con la finalidad de asegurar que el mismo cumple con las especificaciones de diseño, instalación y operación y que todas las operaciones futuras serán confiables y estarán dentro de los límites especificados, de manera de evitar problemas en el funcionamiento de los equipos y sus posteriores repercusiones sobre la calidad del producto elaborado.

Todas las actividades a desarrollar durante la calificación del equipo deben ser planeadas y aprobadas en un protocolo de calificación, el mismo servirá como guía de los pasos a seguir.

Además como parte del PMV (Plan Maestro de Validación) debe elaborarse un Plan de calificación de equipos o sistemas, conteniendo un inventario de los equipos, con responsables designados y una agenda de trabajo según prioridades.

CALIFICACION DE DISEÑO (DQ):

El diseño del proyecto requiere la preparación de especificaciones de requerimientos del usuario aprobadas.

El responsable del proyecto (Ingeniería, Producción, etc.) debe preparar la siguiente documentación:

  • Diagrama de flujo de proceso / materiales / personal / desechos
  • Clase de seguridad del equipo
  • Limpieza del equipo
  • Componentes del equipo
  • Diagramas de cableados / esquemas eléctricos
  • Especificaciones técnicas de ingeniería
  • Descripciones de materiales de construcción (materiales en contacto directo con el producto)

Los requerimientos son enviados a los proveedores para que elaboren su propuesta (cotización), además los mismos presentarán:

  • Diagramas del equipo
  • Datos de consumo de potencia del equipo (eléctrica, aire, hidráulica, etc.)
  • Certificados de materiales de construcción
  • Listado de repuestos recomendados
  • Testeos de rendimiento
  • Procedimientos de operación y limpieza

Luego la documentación de diseño / ingeniería debe ser chequeada y aprobada en comparación con los elementos de base (requerimientos del usuario), aquí tiene participación importante el responsable del proyecto y otros departamentos como producción, mantenimiento, aseguramiento de la calidad e higiene y seguridad.

CALIFICACION DE LA INSTALACION (IQ):

Debe documentarse que el equipo esté instalado según las especificaciones y los requerimientos de diseño. Ejemplos de chequeos:

  • Ubicación del equipo respecto de planos
  • Alineamiento de acoples (equipo rotativo)
  • Servicios (cumplimiento de requerimientos)
  • Cañerías (materiales, pendientes, soldaduras, pasivado y limpieza, etc.)
  • Donde el diseño disponga de planos, certificados de materiales, etc., es una buena práctica incluirlos en la documentación de la calificación. Esto permitirá reducir tiempos y costos de calificación y contribuye a obtener una mejor calidad acerca de como está construido el equipo.

Dentro del IQ incluimos la calibración de los instrumentos, este tema merece un párrafo aparte, pues muchas veces nos preguntamos que cosas debemos contemplar para garantizar un exitoso programa de calibración de instrumentos. A continuación detallamos algunos puntos que creemos de real importancia:

* Como primer paso debemos listar todos los instrumentos de medición de la planta, no solamente instrumentos que se utilizan en la fabricación de los productos sino aquellos que sirven de apoyo en los sistemas auxiliares. Estos listados deberán ser actualizados mínimo cada período de calibración de los instrumentos. Actualmente, una manera eficiente de tener todos los instrumentos bajo control, es a través de un software que permita cargar la historia de los instrumentos.

* Asimismo, se deberá establecer una frecuencia de calibración que puede variar de acuerdo a la necesidad de cada área y de la criticidad del mismo.

* La ejecución de la calibración de cada instrumento será realizado en base a un procedimiento operativo standard. En caso de que no se realicen las calibraciones con personal de la compañía, una compañía contratada deberá aportar los SOPs correspondientes, a fin de que se pueda tener documentado como se realizó la calibración.

* Una vez calibrado y aprobado el instrumento, se le colocará una identificación (etiqueta) que indique como mínimo lo siguiente: fecha de calibración actual y próxima, nombre de la persona que realiza la calibración, la firma de V° B°, etc. Dicha etiqueta deberá ser colocada en lugar visible a modo que el usuario pueda verla fácilmente y así le de seguimiento adecuado. Asimismo, se deberá emitir un reporte de calibración, el cual debe incluir como mínimo los siguientes datos: descripción del instrumento, modelo y/o N° de serie, patrón de referencia empleado en la calibración, firma de la persona que realizó la calibración, status, etc.

CALIFICACION DE OPERACION y DE PERFORMACE (OQ y PQ):

Antes del comienzo de los testeos funcionales, cualquier equipamiento que esté controlado por computadora debe seguir el llamado loop check en el cual se corrobora y se documenta la correcta comunicación entre las direcciones de entrada y salida de los dispositivos.

Los testeos funcionales deben demostrar que el equipo se comporta según lo especificado a través de los rangos operativos definidos anteriormente. Los parámetros críticos y los criterios de aceptación a cumplir deben ser especificados de antemano en el Plan de testeo.

Una vez que se ha completado la calificación del equipo se vuelcan todos los datos y anexos sobre un reporte de calificación, el mismo tendrá conclusiones y recomendaciones además de las observaciones a corregir.

CUALQUIER CAMBIO O MODIFICACION DEL EQUIPO, DURANTE O DESPUES DE LA REALIZACION DE LA CALIFICACION DEBE SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DEL SOP DE CONTROL DE CAMBIOS.

Cómo mantenemos los equipos calificados?

Para asegurar que el equipo calificado se mantiene en ese estado, debemos disponer de procedimientos de operación, limpieza, mantenimiento preventivo y de control de cambios.

Es muy importante que el sistema de mantenimiento preventivo esté aprobado y en funcionamiento.

Además los instrumentos del equipo deben ser ingresados a un Plan de calibración anual  de  donde los mismos serán recalibrados según la frecuencia establecida.

Ambos sistemas (calibración y mantenimiento) pueden tener registros electrónicos o manuales.

Además se debe disponer de procedimientos para el manejo de los desvíos (sobre todo en las operaciones de mantenimiento preventivo y calibración) y y de los cambios sobre el equipo.

Por último les dejo algunas preguntas las cuales podrán servirle para conocer cómo se halla su sistema de calidad en lo que respecta a este tema.

  • ¿Tiene un SOP para la calificación de equipos y áreas?
  • ¿Tiene un Plan de Validación que contemple la calificación de los equipos de producción y del laboratorio?
  • ¿Dispone de un Plan de calibración anual de instrumentos?
  • Cuando un instrumento no funciona o está fuera de tolerancia ¿Qué medidas correctivas aplica?
  • ¿Cómo maneja las no conformidades o desvíos surgidos de las calificaciones de equipos?

Espero que le resulte útil. Hasta el próximo artículo.