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Las Warning Letters (WL) o cartas de advertencia de la FDA son una muy buena fuente para saber cómo reacciona la FDA ante las deficiencias de GMP. En una WL actual, la FDA comenta, entre otras cosas, deficiencias en el contexto de la validación de procesos. ¿Qué medidas “CAPA” exigió?

Con referencia a 21 CFR 211.100, la FDA criticó una validación inadecuada del proceso. Ninguno de los estudios iniciales de validación del proceso (por ejemplo, la Calificación del Desempeño del Proceso o PPQ) estuvo completo. La conclusión a la que llegó la FDA fue que la empresa no puede estar segura de fabricar de forma consistente medicamentos con una calidad definida.

La respuesta del fabricante de “revisar” todos los estudios no fue suficiente para la FDA. La autoridad exige una especificación precisa de cómo se evaluará la información recopilada. También quiere que esta información se compare con criterios de aceptación apropiados y predefinidos en los protocolos. El objetivo debería ser, poder demostrar que el proceso es reproducible y, por tanto, que los productos son adecuados. Y esto debe hacerse con las instalaciones, servicios, equipos, personal, controles actuales y con las variables que prevén las actividades de fabricación.

Además, en el sentido de una medida CAPA, se requiere una evaluación de riesgos con respecto a los productos que ya están fabricados y en el mercado. Además, se requiere una verificación continua del proceso. En los informes de validación, se deberían especificar límites de contenido para los productos finales (en el futuro). Deben investigarse los numerosos resultados fuera de especificación durante la validación.

Específicamente, la FDA exige que el fabricante tenga:

  • Un resumen detallado del programa de validación con respecto al ciclo de vida del producto con los requisitos escritos correspondientes.
  • Cronogramas para el PPQ de los respectivos productos
  • Protocolos de ejecución de procesos y procedimientos escritos para la calificación de instalaciones y equipos.
  • Descripción detallada de la verificación continua del proceso, incluida la variabilidad intra e interlotes.
  • Un programa de calificación de instalaciones y equipos.

Debido a la gran cantidad de deficiencias adicionales, la FDA recomienda la participación de un consultor de GMP, como es más común en tales casos.

Para obtener información más detallada, consulte la Warning Letter completa de la FDA en el sitio web.

Tomado del Boletín gratuito de ECA GMP (27/9/2023)

Hoy quiero compartir con Uds, este artículo escrito por Thomas Peither, GMP-Verlag Peither AG

Un sistema CAPA debe entenderse como un elemento importante del sistema de calidad farmacéutica e implementarse de manera uniforme en toda la empresa o grupo. En principio, se puede implementar de dos formas diferentes: como un sistema autónomo o como un sistema integrado. En este artículo, profundizaré en los pros y los contras de cada uno, y también compartiré algunas de las mejores prácticas generales de CAPA.

  • Sistemas CAPA Autónomos

Un sistema CAPA autónomo se caracteriza por su propia documentación y seguimiento de horarios. Un SOP autónomo describe el proceso para la definición, responsabilidad, seguimiento del cronograma y cierre de las actividades CAPA. Estas se derivan como posibles actividades de seguimiento a incidencias que están reguladas en otros sistemas, como por ejemplo para la atención de desviaciones, queja / reclamos o autoinspecciones.

En base a una queja, por ejemplo, se inicia un proceso CAPA en el sistema CAPA independiente después de su evaluación de riesgos, si es necesario, y se realiza un seguimiento mediante un sistema de documentación separado.

Los sistemas autónomos tienen una ventaja decisiva: se pueden tomar medidas inmediatas para eliminar la desviación y aún se pueden documentar y procesar correcciones rápidas dentro del sistema de activación, evitando así una generación inflacionaria de procesos CAPA.

Otra ventaja de un sistema autónomo es una clara separación entre el sistema CAPA y otros procesos. Por lo tanto, cada uno de los sistemas puede ser monitoreado, documentado y discutido por sí solo.

Sin embargo, esto también conlleva una desventaja: los dos procesos separados deben referenciarse entre sí para vincularlos de manera clara y comprensible. Esto siempre conlleva el riesgo de que la información se pierda o se transfiera incorrectamente.

Además, eventos similares que pueden no ser espectaculares cuando se ven individualmente pueden convertirse en debilidades del sistema cuando se ven como un todo, lo que es más difícil de reconocer cuando se ven por separado.

Los sistemas de IT son, por supuesto, útiles aquí. Cada uno genera procesos específicos para las diferentes actividades, pero están interrelacionados y hacen accesible toda la información del otro proceso.

  • Sistemas CAPA Integrados

Un sistema CAPA integrado suele ser algo más simple. Esa es una clara ventaja. Aquí, al final del procesamiento del incidente inicial, se definen las medidas CAPA correspondientes en la misma hoja de documentación y posteriormente también se documenta su implementación. Después de manejar tanto el problema como las medidas CAPA, la unidad de calidad responsable puede evaluar y cerrar ambos procesos juntos.

Esta ventaja, por otro lado, hace que el proceso sea más complejo: una vez finalizado todo el proceso, se debe transferir de nuevo a la unidad de calidad para su evaluación estadística (análisis de tendencias, revisión por la dirección, etc.) y cierre en el sistema de gestión de calidad. Si hubiera inquietudes por parte de la unidad de calidad, el sistema debe otorgar a la unidad de calidad un derecho de rechazo. En este caso, el procedimiento será transferido nuevamente a la unidad responsable para lograr una conclusión aceptable.

Aspectos importantes para ambos sistemas CAPA

Autónomo o integrado, para ambas variantes, la descripción del sistema CAPA debe hacerse en el manual de gestión de la calidad junto con la descripción de los sistemas para desviaciones, quejas, retiros, etc.

Además, un sistema CAPA requiere su propio SOP en el que se definen los procedimientos junto con las responsabilidades y la documentación necesaria.

Tiene sentido prescribir un análisis de riesgo posterior a la investigación y procesamiento de las desviaciones y, en consecuencia, la decisión sobre el posible inicio de una actividad CAPA.

No importa a qué resultado se llegue, en todo caso se documenta que se ha pensado en una medida más en el sentido de CAPA.

Tres aspectos son importantes aquí:

  • Seguimiento rápido de la implementación,
  • Control de eficacia y
  • Informar las actividades de CAPA en la revisión por la dirección.

¿Cuáles son las características de un sistema CAPA eficaz?

En última instancia, todos los sistemas CAPA efectivos se basan en los mismos procesos. Al definir las medidas CAPA, es importante determinar cómo se puede comprobar su eficacia. Para ello, se necesitan criterios objetivos que puedan utilizarse para determinar el resultado. Si la medida tomada no muestra el éxito esperado, se debe considerar una nueva acción correctiva o preventiva. Por lo tanto, un sistema CAPA es un proceso iterativo continuo que sigue hasta que conduce a un resultado satisfactorio.

Veamos un ejemplo: la primera acción es siempre la corrección y eliminación inmediatas de la desviación, seguida inmediatamente por una investigación de la causa del error. Una vez que se ha identificado la causa, se definen las acciones correctivas apropiadas para evitar que vuelva a ocurrir. Una vez que estas medidas hayan demostrado ser efectivas y sostenibles, este proceso estará completo.

En principio, lo mismo se aplica a las acciones preventivas. Solo cuando se ha comprobado su eficacia se realiza un análisis de tendencias y todo se registra en el informe de gestión de calidad. Un enfoque tan rígido y pragmático no solo suena factible, sino que también es extremadamente práctico.

Hay varias razones por las que los sistemas CAPA, sin embargo, se han descarrilado con bastante facilidad en algún momento o todavía están en marcha. Por ejemplo, como suele ser el caso cuando se introduce un nuevo paradigma en la garantía de calidad farmacéutica, se observó un enorme aumento en las medidas CAPA en el período inicial cuando se establecieron los sistemas CAPA.

Esto se debió sólo en parte a una mayor conciencia de las interrelaciones pertinentes. Mucho más frecuentemente, se debió simplemente a malentendidos, como la evaluación de que toda no conformidad debe necesariamente resultar en una medida CAPA. Sin embargo, el Capítulo 1 de la Guía GMP de la UE no estipula la investigación de desviaciones o el inicio de medidas CAPA para cada no conformidad, sino que las limita a las desviaciones “relevantes”. Por lo tanto, es importante brindar a los empleados la capacitación suficiente y utilizar ejemplos para aumentar su conciencia sobre qué es una desviación y cómo debe documentarse.

Si una desviación documentada en el sitio se procesa más en el sistema CAPA o se puede corregir rápidamente en el sitio, lo decide una unidad superior o el control de calidad. En todo caso, deberá estar regulado en el SOP asociado.

Los involucrados en el proceso definitivamente deben participar en la evaluación de las no conformidades, porque conocen los procesos y las interrelaciones, tienen experiencia con las posibles causas y deben poder tomar decisiones rápidas.

La evaluación o clasificación rápida de un evento en particular no siempre tiene que ser realizada por un departamento de calidad superior. El experto en el sitio está, al menos según el entendimiento europeo de GMP, igualmente autorizado para ayudar a tomar decisiones. Como suele ser el caso, las mejores decisiones las toman todas las partes involucradas.

Es deseable, pero hasta ahora solo realizado en unas pocas empresas, vincular el instrumento de acción preventiva prospectiva con otros métodos de mejora continua de procesos como Six Sigma o Excelencia Operacional. Entonces, en lugar de usarse de forma rutinaria para cada desviación, en realidad solo podría aplicarse específicamente y con alta prioridad después de la evaluación de riesgos.

3 consejos para la vida diaria de GMP

Haga la vida un poco más fácil para los tomadores de decisiones y agregue una selección de medidas CAPA fijas al final del SOP para manejar las desviaciones, como cambios en las instrucciones de trabajo, cambios en los procesos, aumento en las frecuencias de prueba o monitoreo, cambio en las responsabilidades, o reentrenamiento de los empleados.

Use la medida estándar de “reentrenamiento de empleados” de uso frecuente con moderación. Una instrucción breve y directa a los empleados como medida correctiva suele ser más eficaz que una nueva formación formal.

Si la misma desviación o una similar ocurre una y otra vez, es hora de mirar más de cerca. Haga correcciones reales, tómese el tiempo para reescribir un SOP confuso y desordenado. Procesos, procedimientos, pautas y documentación más simples a menudo traen mejoras duraderas.

Este artículo se basa en el conocimiento de GMP contenido en el portal en línea GMP Compliance Adviser, que brinda información detallada sobre las mejores prácticas y regulaciones de GMP de Europa, EE. UU., Japón y muchos más (PIC/S, ICH, OMS, etc.). ).

Sobre el Autor:

Thomas Peither es miembro de la junta y director de marketing y desarrollo empresarial de GMP-Verlag Peither AG, Schopfheim, Alemania. Desde 2008, también dirige GMP Publishing Peither, Inc. Tiene más de 20 años de experiencia como consultor de GMP para empresas farmacéuticas. Se le puede contactar en thomas.peither@gmp-verlag.de.

Recientemente los EE.UU. La Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) emitió una Warning Letter con fecha del 7 de enero de 2022 debido a investigaciones inadecuadas sobre resultados de pruebas fuera de especificación (OOS).

En mayo y junio de 2021, la FDA inspeccionó la planta de fabricación de medicamentos Professional Disposables International (PDI), Inc, ubicada en Orangeburg, Nueva York. Durante esa inspección, los investigadores de la FDA observaron violaciones específicas de GMP.

Antecedentes legales
De acuerdo con el Código de Regulaciones Federales, Sec. 211.192 (Revisión de registros de producción), se aplica lo siguiente:

“Todos los registros de control y producción de productos farmacéuticos, incluidos los de envasado y etiquetado, deben ser revisados ​​y aprobados por la unidad de control de calidad para determinar el cumplimiento de todos los procedimientos escritos aprobados y establecidos antes de que se libere o distribuya un lote. Cualquier discrepancia no explicada (incluida una porcentaje de rendimiento teórico que supere los porcentajes máximos o mínimos establecidos en los registros maestros de producción y control) o el incumplimiento de alguna de sus especificaciones por parte de un lote o de alguno de sus componentes, se investigará exhaustivamente, ya sea que el lote haya sido o no distribuido. La investigación se extenderá a otros lotes del mismo producto farmacéutico y otros productos farmacéuticos que puedan haber estado asociados con la falla o discrepancia específica. Se dejará constancia escrita de la investigación que incluirá las conclusiones y el seguimiento.”

Investigaciones sobre resultados de pruebas fuera de especificación (OOS)
La FDA considera que las investigaciones OOS de la empresa son inadecuadas por las siguientes razones:

Las investigaciones no se realizaron en tiempo y forma
Las causas fundamentales no se identificaron adecuadamente.
Las investigaciones no se ampliaron a todos los lotes potencialmente afectados
No se implementaron acciones correctivas y acciones preventivas (CAPA)
No se evaluó la efectividad de CAPA.
En la carta de advertencia, se mencionan diferentes ejemplos. Según la FDA, en todos estos ejemplos, la unidad de calidad (QU) “concluyó, sin una justificación científicamente adecuada, que el error analítico fue la causa raíz más probable de los resultados originales de OOS”. La compañía tampoco inició una “revisión de producción o CAPA al concluir las investigaciones, incluida una evaluación integral del desarrollo del producto, la validación de la fabricación, los resultados fallidos anteriores obtenidos y el método de prueba analítico”.

En respuesta a la Warning Letter, la FDA ahora espera lo siguiente:

una evaluación integral e independiente del sistema general para investigar desviaciones, discrepancias, quejas, resultados OOS y fallas
un procedimiento de manejo de OOS revisado
una revisión retrospectiva e independiente de todos los OOS invalidados
un resumen de los resultados de las pruebas retener muestras de todos los lotes de productos farmacéuticos dentro del vencimiento
Consulte la carta de advertencia de la FDA a PDI, Inc. para obtener más información.

Publicado en la News Letter de la ECA – 26/1/2022

Las desviaciones son una excelente oportunidad para identificar dónde y cómo un proceso ha fallado y, por lo tanto, dónde podemos mejorar. Deberíamos ver las desviaciones como una oportunidad para mejorar nuestro proceso.

Invertir en el tiempo para ejecutar correctamente el proceso de desviación, eliminar la causa raíz y evitar una repetición ES LA SITUACIÓN IDEAL.

Según una definición muy simple, un problema es una desviación de un estándar. Nada más y nada menos.

La capacidad de identificar estas desviaciones o problemas es el comienzo del ciclo de resolución de las mismas.

Un problema es una “desviación de un estándar u objetivo dado”, por lo tanto, es vital que se establezcan objetivos y estándares centrándose en los requisitos del cliente.

Si el estándar u objetivo, no está claro. ¿Cómo saben sus operadores si se están alejando del mismo o cómo se están desempeñando?

Cuando ocurre un evento, ¿Cómo respondemos?, ¿Qué decisiones se deben tomar?, ¿Cuáles son los comportamientos apropiados? y además ¿El evento es una desviación o no?

Si esto NO es una violación del procedimiento o especificación, no tiene ningún riesgo para la calidad o de compliance, y no hay incógnitas (con respecto al riesgo) que requieran investigación; no es una desviación. Podríamos decir que este tipo de evento es “Solo evento”.

Pero en este punto, donde hablamos de eventos, quiero dejar dos recomendaciones:

  1. Darles seguimiento a estos eventos, para comprender mejor el proceso.
  2. No utilizar esta clasificación para mejorar la métrica de desvíos – haga lo correcto.

En mis 30 años de industria farmacéutica, he visto varios procesos con distintos enfoques, pero lo importante es buscar definiciones lo más claras posibles (claro que siempre habrá grises, pero disminúyalos al mínimo) y entrene a su personal, siempre buscando el valor agregado de la actividad.

La decisión de plantear una desviación debe basarse únicamente en el riesgo y los detalles que rodean el evento.

Un último comentario, sobre los líderes y este tema de resolución de problemas o desviaciones.

¿Cómo reaccionamos cuando las personas nos traen estos problemas? ¿Nos mostramos como que esto ahora es un trabajo extra o lo vemos como una oportunidad para mejorar?

HAGA LO CORRECTO – No mate al mensajero.

Claro que a veces bajo presión, es difícil, somos humanos.

Ahora luego que decidimos que se trata de una desviación, debemos actuar. ¿Cuáles son los resultados que buscamos? tener un análisis claro de la situación, para comprender que sucedió, por qué sucedió, cuál es el impacto y que planemos hacer al respecto (CAPAs).

Debemos aprender de esta oportunidad.

La limpieza es un paso importante del proceso en la producción farmacéutica. Entonces, ¿cuáles son los requisitos para la limpieza que cumpla con las GMP desde la perspectiva de las autoridades? Una Warning Letter (WL) actual de la FDA nos da información al respecto.

En una empresa farmacéutica, los tanques de producción llenos de varios productos diferentes no se limpiaron y desinfectaron de acuerdo con las instrucciones de limpieza y desinfección aprobadas. Por ejemplo, no se observaron las temperaturas y alturas de llenado que debían mantenerse. La gerencia sabía que algunos empleados no sabían cómo debían limpiarse los tanques. También se criticó la falta de documentación dentro del programa de limpieza. Se mencionó específicamente que se usó un recipiente de solución de limpieza sin ninguna etiqueta. Además, no había documentación sobre la producción de la solución de limpieza con información sobre las cantidades de producto químico para alcanzar la concentración requerida. Tampoco había ninguna indicación en las instrucciones de limpieza sobre cómo / cuándo las áreas que son difíciles de limpiar pueden evaluarse como limpias.

La respuesta del fabricante farmacéutico para volver a capacitar a su personal estuvo lejos de ser suficiente para la FDA. En una WL, la FDA requiere:

  • Una evaluación del riesgo de los “hallazgos” con respecto al potencial de contaminación cruzada con respecto a la calidad del producto.
  • Evidencia de que se han subsanado las deficiencias (incluido un plan CAPA)
  • Un resumen detallado de las debilidades en la gestión del ciclo de vida con respecto a la limpieza y desinfección de equipos.
  • Una descripción de las mejoras del programa de limpieza y desinfección (se mencionan explícitamente la eficacia de la limpieza y una verificación continua de la limpieza en sí)

La FDA también exige mejoras en el programa de limpieza, teniendo en cuenta los peores escenarios. Estos worst cases deberían incluir:

  • Sustancias Activas con mayor toxicidad
  • Sustancias Activas con mayor potencia farmacológica
  • Fármacos de menor solubilidad en sus disolventes de limpieza
  • Sustancias Activas con características que los hacen difíciles de limpiar.
  • Lugares que son más difíciles de limpiar
  • Tiempo máximo de mantenimiento antes de limpiar (dirty holding time)

Por último, la FDA está a la espera de un resumen de los procedimientos operativos estándar actualizados para garantizar que exista un programa adecuado para verificar y validar los procedimientos de limpieza con respecto a productos, procesos y equipos.

Conclusión: Una limpieza y desinfección validadas y bien documentadas del equipo es importante para la FDA. En este caso no bastaba con una formación “simple” repetitiva del personal para subsanar las deficiencias.

Puede encontrar la WL completa en el sitio web de la FDA.

Tomado de la ECA Newsletter, 11 de noviembre de 2020.

El 15 de abril de 2020, la FDA emitió una Warning Letter (carta de advertencia) a la empresa india Shriram Institute for Industrial Research, basada en una inspección en octubre de 2019. Además de otros problemas, problemas con las pistas de auditoría en el laboratorio y su respuesta inadecuada llevaron a esta WL. Las WL de la FDA siempre se refieren a los capítulos correspondientes de 21 CFR Parte 211.

Su empresa no ejerció los controles apropiados sobre la computadora o los sistemas relacionados para garantizar que solo el personal autorizado instituya cambios en los registros maestros de producción y control u otros registros (21 CFR 211.68 (a))

Observación

La compañía sirve como un laboratorio de ensayos por contrato, que analiza los ingredientes activos y los productos farmacéuticos. Durante la inspección, el inspector de la FDA notó que el seguimiento de auditoría (Audit Trail) en las unidades de HPLC se activó solo unos días antes de la inspección. Esto fue confirmado por el empleado durante la inspección. El problema central aquí; es una observación repetida en esta empresa. Ya durante una inspección en 2016, ocurrió este punto, y la compañía se comprometió por escrito a instalar los Audit Trail.

La integridad de los datos de laboratorio es crucial para la toma de decisiones sobre la calidad de los medicamentos. Es importante que la FDA mantenga un control estricto sobre los datos electrónicos de GMP para garantizar que todas las adiciones, eliminaciones y cambios a la información en los registros electrónicos estén autorizados y documentados.

Respuesta de la empresa

En la respuesta de la compañía, el único remedio era designar a un técnico de equipo para llevar a cabo inspecciones de rutina para garantizar el rendimiento adecuado del equipo. Esta respuesta no fue suficiente para la FDA. La FDA carecía de una descripción de los controles específicos que se implementarían para garantizar que los registros de auditoría permanecieran activos y que la integridad de los datos no se viera comprometida.

¿Qué espera la FDA al responder esta Warning Letter?

Se requiere una evaluación integral e independiente de las prácticas de laboratorio, procedimientos, métodos, equipos, documentación y competencia del analista. Sobre la base de esta evaluación, se debe establecer un plan detallado para la acción correctiva y la evaluación de la efectividad del sistema de laboratorio.

Fuente: News Letter de la ECA (13/5/2020).

Warning Letter al Instituto Shriram de Investigación Industrial

El miércoles pasado estaba en un laboratorio trabajando en un taller de ciclo de vida de los sistemas computarizados, y en el break tuve la oportunidad de dialogar con el Gerente de Calidad quien me manifestaba con cierta mezcla de disconformidad y frustración “ahora tenemos que usar el análisis de riesgos en todo lo que hacemos, esto se está tornando complejo y por momentos burocrático…”.

Inicialmente le dije que desde mi posición entendía a la Gestión de Riesgos de Calidad (GRC) como una herramienta para trabajar inicialmente sobre los temas críticos y así optimizar recursos, pero además le pregunté:

¿No te gustaría tener dentro de tu empresa una organización con una cultura fundamentalmente preventiva, donde las personas piensen más en evitar los problemas que en solucionarlos?

Su respuesta fue un claro si, pero además agregó, pero así como lo decís es muy fácil.

Bueno, le comenté, aclarándole que no es fácil, te voy a estar enviando un pequeño documento como para darte algunas ideas para empezar a trabajar.

Desarrollo de la GRC en el laboratorio

Objetivo:

Desarrollo de una cultura preventiva en el laboratorio soportada por la gestión de riesgos de calidad (GRC) y Heat Maps para asegurar productos de calidad y la protección a los pacientes.

Fundamentos:

Una estrategia imperativa para una Organización (que elabora y provee productos para la salud) es crear un clima y una cultura organizacional que valora y apoya una mentalidad preventiva y una filosofía operativa.

La prevención de problemas y defectos, y la mejora resultante en calidad, provisión y cumplimiento es el corazón para sostener y mejorar la performance en las operaciones.

Oportunidad:

La implementación de un proceso de GRC debe ser iniciada en el laboratorio, si es que aún no lo ha hecho, sin embargo son requeridos esfuerzos adicionales y colocar el foco sobre la construcción de capacidades en la identificación de riesgos, su valoración, el control y el proceso de revisión y manejarlos consistentemente a lo largo de todos los sectores del laboratorio.

Cuál es la situación actual?

Seguramente hay diferentes niveles de madurez y capacidad en cuanto a la incrustación de este concepto y la forma de efectuar consistentemente las evaluaciones de riesgos de calidad actualmente.

Los enfoques de análisis de riesgos de calidad (ARC) no están completos o formalmente integrados dentro de los procesos del sistema de gestión de calidad (SGC).

La calidad y formalidad de un ARC no es consistentemente conmensurada con el cambio que está siendo evaluado.

Hay variabilidad en la ejecución, documentación, escalado y/o planes de mitigación de riesgos en los distintos sectores de los distintos laboratorios.

Es posible que no esté indicada esta revisión dentro de la revisión por el Management.

La GRC está vista primariamente como una actividad relacionada a la organización de calidad.

Objetivos – Targets:

  • Asegurar el cumplimiento de las cGMP (ej. Anexo 8 Gestión de riesgos para la calidad de la Disposición 3827/2018 de la ANMAT)
  • Integrar un enfoque de GRC dentro de los SGC y otros procesos aplicables
  • Desarrollar capacidad para el uso de las herramientas de GRC (identificación, valoración, control y seguimiento)
  • Continuar con la revisión efectiva de la GRC por medio del monitoreo de targets y de KPIs
  • Incorporar la GRC a la revisión por el Management
  • Asegurar que el proceso es aplicado consistentemente a lo largo de todos los sectores

¿Qué buscamos para el futuro?

Tener una GRC integrada a los diferentes procesos que comprenden el SGC

Tener capacidad y estandarización en cada sector para la identificación y valoración de los riesgos de calidad

Disponer de líderes con las habilidades para el uso del enfoque de GRC

Disponer de una metodología de GRC que incluya el uso de informes como parte de la revisiones y discusiones en el comité de calidad y un enfoque para mitigaciones de issues potenciales de calidad (por ej. CAPAs, etc.) y un efectivo y transparente proceso de escalado

Registros de riesgos de calidad y Heat Maps

Propuesta

  • SOP para la GRC y herramientas
  • Entrenar a entrenadores
  • Entrenamiento en el uso de FMEA con ejemplos del laboratorio
  • Comunicar los resultados del proyecto

En un artículo anterior mencionamos que aplicando ciertas reglas a los patrones de los datos de la carta de comportamiento del proceso nos ayuda a evaluar si el proceso es estable y está bajo control. Estas reglas están referenciadas como las Western Electric Pattern Rules (WEP rules) y decíamos que cuando son aplicadas on time, las violaciones a las reglas específicas pueden proveer una percepción del proceso para ayudar a la toma de CAPAs inmediatas.
Las violaciones de las reglas deben investigarse y documentarse cuando son detectadas. La investigación debe cubrir al menos todos los lotes incluidos en la violación de la regla y tiene como objetivo evaluar si se ha producido un verdadero cambio en el proceso.
Para poder concluir que se ha producido un cambio en el proceso, la investigación debe haber cubierto, y descartado, los posibles errores de laboratorio, este concepto es similar al de manejo de resultados OOS. Cuando está claro que el resultado es correcto, entonces se debe dirigir el enfoque de la investigación para que entienda la influencia del proceso en el resultado a través de una investigación del proceso / producto.
Cuando se investiga la causa de la violación de una regla, es útil usar diferentes tipos de gráficos y procesar gráficos de comportamiento. El gráfico de control de suma acumulativa (CUSUM chart) podría ser útil para identificar cuándo comenzó una tendencia o cambio en los datos. Los gráficos de promedios móviles, los gráficos de promedios móviles ponderados exponencialmente y otras técnicas y gráficos de suavizado también son útiles para comprender el comportamiento del proceso.
Durante una investigación, es útil realizar una tendencia de los datos clasificados tanto en la fecha de fabricación como en la fecha de análisis. También podría haber otras fechas para las etapas de producción intermedias durante la fabricación del producto terminado que podrían ser de interés.
Dado que en muchos de nuestros procesos se observan fluctuaciones de rutina por varios motivos (por ejemplo, diferentes lotes de materia prima, diferentes estándares para pruebas, lotes probados en la misma ejecución analítica), pueden ocurrir frecuentes violaciones de las reglas. Si bien algunos de estos pueden representar eventos molestos fuera de control, se deben realizar investigaciones para determinar si existen oportunidades para mejorar el proceso. En tales casos, las CAPAs deben identificarse con Desarrollo Farmacéutico para desarrollar una mejor comprensión del proceso.
Si no se puede identificar una causa inmediata para un cambio en el proceso, los límites de control se mantienen sin cambios y se deben seguir utilizando hasta que se haya identificado una causa.
Las violaciones frecuentes de las reglas indican que el proceso es inestable y podría estar sujeto a fuentes de variabilidad que anteriormente no se habían identificado. En tales casos, debemos identificar las causas para la toma de las CAPAs necesarias.
Después de concluir que se ha producido un cambio en el proceso y que se ha identificado la razón del cambio y que el proceso se encuentra nuevamente bajo control estadístico, se pueden calcular nuevos límites de control. Los nuevos límites deben basarse en los datos recopilados después de que se produjeron los cambios identificados. Si los datos son limitados, se debe realizar un nuevo cálculo cuando haya datos adicionales disponibles.
Todos los límites de control deben estar justificados y documentados.
Los nuevos límites de control deben pasar por Control de cambios antes de ser implementados.

Esta semana estaba con unos colegas de un Laboratorio, revisando algunos procesos de su sistema de gestión de Calidad y surgió la necesidad desde mi parte de disponer de un procedimiento (SOP) de uno de los procesos, a lo cual ellos accedieron sin ningún tipo de problema, solo que cuando me entregaron la copia, la misma decía “Copia Controlada”, y además no tenía ningún número asignado a la misma.

El proceso que estábamos discutiendo era el de Manejo de los desvíos y su sistema CAPA, pero cuando les dije que tenía algún comentario sobre la copia que me entregaron, de común acuerdo nos tomamos unos minutos para hablar sobre el manejo de copias de los SOPs.

Es usual que encontremos problemas en los laboratorios con el manejo de estos 2 tipos de copias.

Cuando el sistema de administración de documentos es en papel, tenemos los documentos originales que son los SOPs que una vez revisados y aprobados son firmados. Luego se procede a entrenar al personal y finalmente esos SOPs son puestos en vigencia para su uso, conjuntamente con la emisión de una serie de copias de dicho documento original cada una de las cuales tiene un número de identificación. Estas copias son selladas y en dicho sello indica que es una copia controlada, el número de la misma, la fecha y la firma del emisor.

Paralelamente en Aseguramiento de Calidad (administrador de los SOPs) existe un registro de dichas copias donde puede identificarse además a que sector fue destinada cada una.

El objetivo de estas copias controladas es poder darles seguimiento y cuando la versión del SOP que estamos usando es  reemplazada por una nueva, podamos retirar las copias obsoletas y reemplazarlas (si aplica) por la nueva versión, de esa manera controlamos las copias entregadas.

La validez de la copia controlada es la misma que tiene la versión original del SOP.

Ahora que pasa con las copias NO Controladas, y acá quiero aclararles que no se trata de nada descontrolado, lo cual nos da una mala imagen, solo se trata de copias que no deben ser seguidas, no necesitamos saber quien la tiene o la tuvo para reemplazarla por la nueva versión. Es al igual que la copia controlada una copia del original, solamente que solemos darle una vida útil o validez muy corta, en algunos casos 24 hs, en otros 3 días a partir de la fecha de emisión. Sirven para reflejar una situación actual, por ejemplo cuando enfrentamos una inspección y queremos dejar una evidencia de un proceso, o SOP, entregamos una copia no controlada.

La emisión de copias No controladas es usualmente manejado por Aseguramiento de Calidad y la copia tiene un sello indicando que se trata de una copia No controlada, firma y fecha de la emisión y tiene indicado la validez, por ejemplo: esta copia No controlada es válida hasta 3 días posteriores a la fecha de emisión.

Cuando el SOP es actualizado y se genera una nueva versión, no necesitamos recuperar las copias NO controladas, solo las controladas.

Por eso es muy importante a la hora de administrar SOPs en papel, revisar muy bien la emisión de copias controladas, estas deben estar dirigidas a los sectores que realmente las necesitan, sino estaremos haciendo trabajo de más.

Cuando hablamos de sistemas para la administración de SOPs, el concepto es igual, solo que el sistema suele conservar la información de a quienes les damos las copias controladas para su reemplazo y una diferencia que podemos encontrar es en cuanto a la emisión de copias No controladas, las mismas pueden ser efectuadas por los usuarios del sistema, el sistema se encarga de indicar en las copias, que son NO controladas, la fecha de emisión y la validez de días de la misma.

Les dejo un par de artículos, uno relacionado al manejo de formularios, en sistemas en papel, y otro relacionado al uso de sistemas para la administración de documentos, con las enormes ventajas que tiene.

El sistema de gestión de la calidad (SGC) y el manejo de los formularios / plantillas / registros en blanco

DMS (Document Management System)

Espero que les resulte útil.

Antes de comenzar con la guía rápida de FMEA, creo que sería bueno revisar el proceso general.

Visión global del Proceso

  • Es deseable un buen entendimiento del proceso.
  • Los procesos largos, deben ser fraccionados en subprocesos, en etapas o componentes.
  • Cada punto o modo de falla de cada etapa o componente, debe ser identificado.
  • Luego debe ser identificado el efecto de cada uno de los puntos o modos de falla.
  • Finalmente es evaluado cada uno de los simples puntos de falla, para ver su riesgo y la necesidad de acciones de mitigación.

Hay diferentes herramientas para efectuar dicho análisis, nosotros hemos optado por el uso del FMEA (o en español AMFE = Análisis de Modo de Falla y Efectos).

A los interesados en el tema, disponemos de una Planilla Excel, que les servirá para llevar adelante el análisis de riesgo con FMEA, donde en una de las solapas encontrará los criterios de aceptación para cada uno de los 3 criterios utilizados y en la otra una planilla para registrar las evaluaciones efectuadas, solicítela enviando email a: info@cgmpdoc.com.

El FMEA utiliza 3 criterios:

  1. Severidad
  2. Probabilidad
  3. Detectabilidad

Los criterios están establecidos en un rango numérico, los valores altos implicando un mayor impacto. El rango utilizado puede ser bajo, como por ejemplo de 1 a 3 (Bajo, Medio o Alto) para usar la herramienta de forma más simple, sin embargo lo más común es usar un rango de 1 a 5 o de 1 a 10, dependiendo de la definición deseada del score. Un estudio largo con muchos eventos que evaluar debería estar adecuado con largos rangos de valores.

Para cada etapa o componente del proceso, determinar el o los modos de fallas y cómo la falla podría ser presentada por sí misma (efecto de la falla – qué defecto es creado).

La pregunta en esta etapa es ¿Qué podría salir mal?

Luego para casa caso de falla, es importante determinar el impacto, el efecto o el riesgo.

Para cada uno de estos casos, se determinan los 3 criterios anteriores (severidad, probabilidad y detectabilidad).

Severidad

Es una medida de las consecuencias / impacto si el evento ocurre, ¿Cuáles son las consecuencias si esto sale mal?

  • Si el riesgo identificado ha sucedido, ¿Cuál es el impacto para el usuario final o para el proceso?
  • NO incluir o considerar cualquier mitigación o control actual, o método de detección en el racional cuando se determina el rango de severidad.
  • El peor escenario debería ser usado si hay una duda entre dos scores, el score más alto debe ser usado.

Probabilidad (Ocurrencia)

Es una medida de la probabilidad de que el evento suceda. ¿Cuál es la probabilidad que esto salga mal?

  • ¿Cuál es la probabilidad que el riesgo ocurra o cuál es la historia de ocurrencia del evento?
  • ¿Hay datos históricos que pueden ser usados?

o   Para el sistema actual que está establecido o

o   Para un sistema análogo si el sistema aún no está establecido

Detectabilidad

Es una medida de la probabilidad que el evento sea detectado si ocurre. ¿Será detectado?

  • ¿Qué métodos están en el lugar disponibles para la detección si el evento ha ocurrido?
  • ¿Cuál es la probabilidad de este método de detectar el evento?

Luego con estos tres scores se calcula el RPN o Risk Priority Number, que es el producto de los 3 puntajes anteriores.

RPN = S x P x D

  • A > RPN > Riesgo
  • Para los scores de RPN que están en el mismo nivel de riesgo, el score de Severidad le da mayor peso, luego el de Probabilidad y finalmente el de Detectabilidad.

Mitigaciones

Los scores de Severidad (impacto al paciente), raramente pueden ser cambiados, pero hay instancias donde el cambio del material / proceso puede disminuir el impacto al paciente.

Prioridades de mitigación:

Las mitigaciones que reducen la probabilidad deberían ser siempre precedentes a las que mejoran la detectabilidad de la falla (es mejor reducir la probabilidad de que el evento ocurra que depender del método de detección para identificar el problema).

Si la probabilidad no puede ser reducida a nivel aceptable, entonces el método de detección que puede identificar que los eventos han ocurrido deberían ser lo más cercanos / próximos al punto de falla como sea posible

Métodos de detección de ingeniería (ejemplo sistemas de visión, alarmas, etc.), son preferidos sobre aquellos procedimentales como (muestreo AQL, testeos sobre el proceso, etc.). Las mitigaciones procedimentales son las medidas de mitigación más débiles, generalmente recaen sobre el muestreo o testeo para detectar la falla, lo cual probablemente aumenta el impacto del evento. En este caso el producto ya está hecho y el defecto puede impactar de una forma la calidad antes que sea detectado.

Documentación del FMEA

Utilizar la planilla Excel adjunta, en la misma encontrará un ejemplo para ver el uso de la misma. Además contiene notas aclaratorias sobre los campos.

Se establecen para el RPN, rango de valores para clasificar a los riesgos como Bajos, Medio o Altos (la planilla tiene una tabla con criterios, los mismos pueden ser ajustados, pudiendo uno ser más o menos exigente).

Finalmente para todos aquellos riesgos de scores alto (Alto riesgo), deben ser tomadas acciones de mitigación adicionales para reducir el nivel de riesgo a nivel bajo o medio al menos.

Luego de planeadas las acciones de mitigación adicional, el factor de RPN debe ser recalculado de acuerdo a la nueva situación.

Las acciones de mitigación (CAPAs) son seguidas usualmente a través del sistema CAPA del laboratorio y además es vital la verificación de la efectividad de las mismas.

NOTA: es sumamente importante a la hora de estimar la probabilidad de ocurrencia de la falla, conocer las posibles causas de la misma (conocimiento del proceso), de la misma forma que para la determinación de las acciones de mitigación.