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Hace tiempo incluimos un Check de verificación del estatus de CSV (Validación de sistemas computarizados) y parte 11 (Firmas y registros electrónicos), acá les dejo el link.

Este check que estamos incluyendo en este artículo intenta ser una guía para auditar el cumplimiento de CSV en el laboratorio (o en su proveedor). Esperamos que le sirva de ayuda.

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  1. Desarrollo del Sistema
    • Proveedores
  • Verificar si hay un método para aceptar el producto, incluyendo los requerimientos técnicos y de calidad del producto.
  • Verificar como los requerimientos técnicos y de calidad son considerados por el proveedor y/o sub contratado. ¿Hay un proceso definido? ¿El mismo es cumplido?
  • En el caso de sub contratar actividades, verificar la experiencia y calificación del mismo (por ej. verificar entrenamientos o certificaciones).
  • Si la evaluación del proveedor involucró una auditoria, verificar el estatus de los hallazgos.
  • ¿Dispone de un procedimiento para la evaluación de proveedores?, ¿dicho procedimiento es seguido?
  • Si el Sistema es provisto por un proveedor, verificar si el mismo ha sido evaluado.
  • Verificar si el Sistema fue elaborado “In House” o desarrollado por un proveedor.
    • Requerimientos
  • Verificar que todos los requerimientos GMP del proceso, incluyendo la parte 11 (firmas y registros electrónicos) han sido incluidos.
  • Verificar que los requerimientos son revisados y aprobados por los departamentos apropiados, incluyendo como mínimo responsable del proceso de negocios y al responsable de QA.
    • Diseño y codificación
  • Verificar que existe un documento de diseño cubriendo todos los requerimientos del usuario y la trazabilidad entre los requerimientos y los elementos del diseño.
  • Verificar que la especificación de diseño es revisada y aprobada por los departamentos apropiados.
  • Confirmar que la especificación de diseño fue aprobada antes de que el codificado comience.
  • Confirmar que existe un estándar de codificado (por ej. Java, etc.). En caso de no haberlo, debe haber una justificación adecuada.
  • Verificar que la revision de código fue efectuada.
  • Determinar si todo el código es revisado o si es revisado una muestra, en éste ultimo caso, determinar como fue seleccionada la muestra.
  • Confirmar que los revisores de código son independientes y están adecuadamente calificados.
  • Confirmar que los defectos encontrados durante la revisión son corregidos y las acciones correctivas tomadas para evitar su re ocurrencia.
    • Testeo
  • Revisar la documentación de testeo asociada con el Sistema a auditar.
  • Verificar que existe una estrategia de testeo explicando los testeos efectuados en cada etapa de desarrollo (ej. Testeos de módulo, testeo de integración, testeos de interface) y testeos de aceptación.
  • Confirmar a través del proceso de testeo que los requerimientos funcionales críticos han sido testeados.
  • Verificar que los testeos cubren condiciones límites, fallas y estrés, así como pruebas diseñadas para confirmar que el sistema funciona como se espera. Además, que incluye el control de seguridad de accesos lógicos.
  • Verificar que los testeos sean efectuados por personal independiente y calificado (el desarrollador y el autor de los ensayos).
  • Confirmar que los scripts de testeo están escritos, y que los mismos contienen claramente los criterios de aceptación.
  • Verificar que los resultados de los ensayos han sido documentados y se dispone de la evidencia adecuada. Donde hay desvíos los mismos son documentados.
  • Verificar que el test que falló ha sido evaluado respecto de la criticidad del requerimiento funcional.
  • Verificar que cuando un test ha fallado la funcionalidad requerida no es crítica para el proceso ni para el cumplimiento GMP. Confirmar que existe una solución de procedimiento adecuada.
  • Si es utilizada una herramienta automatizada para los testeos, verificar que la misma ha sido calificada para asegurar que funciona correctamente, que hay procedimientos para su uso, que las firmas de las aprobación de los scripts de testeos son registradas y que los cambios a la herramienta o scripts electrónicos son controlados y aprobados.
    • Entregables de Validación
  • Verificar que hay un conjunto de documentos de validación consistente con una clara relación de los mismos a los requerimientos.
  • Verificar que los entregables de validación son declarados en el plan de validación, han sido completados y están resumidos en el reporte de validación.
  • Verificar que las excepciones (si aplica) del reporte de validación han sido registradas como acciones para su seguimiento.
    • Liberación
  • Revisar como es liberado el Sistema para el uso.
  • Verificar los controles y chequeos utilizados para asegurar que todas las actividades fueron completadas.
  • Verificar que los roles y responsabilidades para la liberación están claras y se han cumplido.
  • Verificar que todos los entregables requeridos fueron parte del paquete de liberación, por ej. un código de construcción del Sistema, certificado de liberación, manuales de uso, material de entrenamiento.
  1. Gestión del sistema
    • General
  • Establecer como es provisto el soporte al Sistema, confirmar que los roles y responsabilidades del hepdesk, de los administradores y soporte técnico están claramente definidas. Asegurar que el entrenamiento adecuado para cada rol fue suministrado.
  • Verificar que el Sistema tiene un propietario que lo maneja con suficiente autoridad y con un presupuesto para su mantenimiento.
    • Manejo de problemas
  • Confirmar que hay un procedimiento vigente para el reporte de problemas, con registro, investigación y resolución de los mismos.
  • Verificar que las acciones correctivas y preventivas son implementadas.
  • Verificar que hay una relación entre el reporte de incidentes y la gestión de cambios para el Sistema.
    • Gestión de cambio
  • Asegurar que los procedimientos para iniciar, autorizar y documentar los cambios del Sistema están vigentes.
  • Confirmar que los cambios son evaluados para asegurar que el impacto sobre las funcionalidades relacionadas es entendido.
  • Asegurar que la gestión de los cambios incluye la actualización de la documentación del Sistema, instrucciones de uso, entrenamiento, datos maestros como la funcionalidad técnica.
  • Asegurar que los testeos hechos como soporte de los cambios del Sistema confirman que las funciones relacionadas no son adversamente afectadas y además aseguran que los cambios requeridos son alcanzados.
    • Accesos y seguridad
  • Revisar que las medidas de seguridad físicas están definidas para el Sistema y están en uso efectivo. Verificar como son controlados los accesos físicos al hardware.
  • Revisar que las medidas de seguridad del software están definidas para el Sistema. Verificar como son controlados los accesos a las funcionalidades críticas son restringidas a los usuarios apropiados. Verificar que donde la capacidad de enmendar datos maestros ha sido restringida.
  • Verificar la existencia de un procedimiento para otorgar y remover los accesos al Sistema de los usuarios. Verificar que los accesos son revisados periódicamente para asegurar que solo tengan acceso al Sistema los usuarios requeridos.
  • Asegurar que los ambientes de desarrollo, de testeo y productivo son rutinariamente revisados en búsqueda de virus.
  • Determinar si los elementos del Sistema tales como Sistema operativo, base de datos y aplicaciones del software son mantenidos con los últimos parches de seguridad disponibles.
    • Datos maestros
  • Asegurar que existe un proceso para el mantenimiento de los datos maestros requeridos por el Sistema.
  • Confirmar que los roles y responsabilidades están claras respecto a la gestión y aprobación de datos maestros.
  • Verificar si los datos maestros son chequeados periódicamente para verificar su exactitud.
    • Planeamiento de Business Continuity /Disaster Recovery (incluyendo back up y recuperación)
  • Verificar que el Sistema tiene un plan de continuidad del negocio (BC), y que el mismo tiene en cuenta la criticidad del sistema.
  • Verificar que el Sistema tiene un plan de disaster recovery (DR), y que el mismo tiene en cuenta la criticidad del sistema.
  • Verificar que existe un régimen de back up y recuperación para el Sistema y que el mismo está documentado, mantenido y testeado. Verificar si el mismo tiene en cuenta la criticidad del Sistema.
  1. Revisión periódica
  • Verificar que el Sistema es sujeto a revisiones periódicas para determinar que actividades tienen que ser efectuadas para mantener el estado validado.
  • Confirmar que los resultados de la revisión son registrados y cualquier acción es seguida hasta que se complete.

Continuando con el tema de las auditorías, generalmente al desarrollar el tema surgen algunas preguntas, cómo quién o qué debe ser auditado, quién debe ser el auditor, donde y cuando ha de ser efectuada la auditoría y finalmente el porqué de una auditoría GMP, en las próximas líneas vamos a tratar de dar respuestas a las mismas.

  • ¿Quién debería ser auditado?

Además de los procesos de Auditorías internas requeridas por las cGMP, los Proveedores (internos y externos) deberían ser auditados para ver su cumplimiento con los requerimientos de las regulaciones GMP y con los estándares de la industria. Dentro de los proveedores podemos mencionar (a modo de ejemplo) a quienes nos suministran:

  1. Activos (APIs) (estériles y no estériles)
  2. Productos (estériles y no estériles)
  3. Excipientes
  4. Componentes de empaque (en contacto con producto y sin contacto con producto cuando es requerido)
  5. Materias primas
  6. Contratistas / elaboradores
  7. Proveedores de servicios críticos

Además las auditorías nos permiten evaluar un potencial o nuevo proveedor o vendedor, evaluar cambios claves en los proveedores / vendedores o contratistas o investigar problemas específicos que hayan experimentado para determinar la causa.

Estas auditorías determinan el nivel de calidad y cumplimiento de una operación particular.

La auditoría debe ser llevada a cabo siguiente un programa de auditoría.

  • ¿Quién es responsable de la auditoría?

El responsable de calidad del laboratorio es quien debe disponer de un plan de auditorías y de personal responsable de ejecutarlas. Dicho plan debe ser seguido en su ejecución, así como los hallazgos de los proveedores a través de un CAPA Plan aprobado por el auditor.

  • ¿Cuándo son efectuadas las auditorías?

Hay auditorías que son efectuadas como respuesta a un evento relacionado a compliance.

Generalmente la frecuencia de la auditoría es definida luego de efectuar un análisis de riesgo del proveedor. Variaciones a esta frecuencia definida en el Análisis de Riesgo pueden ser permitidas sobre la base de la performance del proveedor.

Las auditorías de QA deben ser efectuadas sobre una base regular para asegurar que los sistemas de calidad están bajo control y en cumplimiento.

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  • ¿Por qué efectuar auditorías GMP?

Efectuar auditorías de calidad de productos, procesos y sistemas, es importante para asegurar que todos los laboratorios y los proveedores que dan soporte a las operaciones de los mismos, son revisadas para verificar que están alineados y en cumplimiento con las cGMP.

Una auditoría GMP es una herramienta de evaluación para:

  • Verificar si las políticas locales o del laboratorio y los procedimientos están siendo seguidos.
  • Verificar que los sistemas y controles requeridos están in place e in compliance con las regulaciones GMP.

Los objetivos específicos de la auditoría GMP son:

  • Determinar si las actividades de QA, de producción y demás sistemas cumplen con las GMPs, regulaciones de las agencias regulatorias y los requerimientos de los laboratorios.
  • Identificar de forma temprana de problemas de las instalaciones
  • Ayudar a determinar la profundidad del problema identificado en el área como también el alcance del mismo en la empresa.
  • Investigar y determinar la causa raíz del problema o deficiencia.
  • Asegurar compliance con los requerimientos de las agencias regulatorias
  • Dar información del nivel del cumplimiento de la planta y de los proveedores respecto de las cGMP.
  • Recomendar aprobar y certificar un proveedor.

Cada auditoría que es conducida debe estar basada en hechos.

Los auditores son buscadores de hechos!

Toda observación de una auditoría debe tener disponible la referencia a las GMP y el estándar de la industria actual. Una auditoría debe estar balanceada e incluir las buenas prácticas como también las desviaciones. Si son encontradas desviaciones, las mismas deben ser reportadas. Una auditoría es una herramienta para mejorar las operaciones del laboratorio o las operaciones del proveedor para asegurar que los productos del laboratorio son de un grado de calidad, efectividad y pureza aceptables.

Los beneficios tangibles y a largo plazo de una auditoría incluyen:

  • Identificar, eliminar y prevenir problemas de una forma temprana. En el diseño y vida de un proceso o sistema a través de la proactividad.
  • Disminuir el número de descartes, recalls, y lotes reprocesados o retrabajados.
  • Disminuir el número de reclamos de clientes.
  • Mejorar continuamente los sistemas GMP y potencialmente transferir las mejoras prácticas a través de todos los sectores del laboratorio y sus socios.
  • Proporcionar una gestión con feedback objetivo basado en hechos que puedan ayudar a identificar debilidades críticas que requieran recursos (capital y/o personal). Efectuar un Risk assessment.
  • Asegurar que los clientes del laboratorio reciben productos de una calidad, eficacia y seguridad aceptables.

Recuerde que el auditado es el primer beneficiario de la auditoría.

La agencia regulatoria Inglesa (MHRA= Medicines and Healthcare products Regulatory Agency). Ha publicado en su página un reporte donde analiza los hallazgos principales sobre un número de 303 inspecciones realizadas durante el último año.

De allí surgieron:

26 observaciones críticas

644 observaciones mayores

Luego del análisis efectuado por la Agencia, quedó consolidado el siguiente listado conteniendo el top 10 de categorías con deficiencia:

1. Investigación de anomalías

2. Quality Management – Control de cambios

3. Investigación de anomalías – CAPA

4. Reclamos y Recall de productos

5. Quality Management

6. Auditoría a proveedores y contratados

7. Contaminación, fisicoquímica  (potencial)

8. Documentación – PSF/Procedimientos/Acuerdos Técnicos

9. Documentación – Manufactura

10. Validación de procesos

Les envío el enlace a la presentación, donde además podrán encontrar el desarrollo de cada una de las deficiencias con ejemplos de las situaciones hallados, muy interesante para que podamos ver como estamos posicionados en esos temas.

Presentación MHRA