Continuando con el tema del análisis de causa raíz, vamos a dar algunos detalles más sobre otra de las herramientas que mencionamos anteriormente: los diagramas de flujo o flowcharts.
Muchos de los problemas que suceden en las organizaciones están relacionados a sus procesos de negocios. Es por eso, que suele ser muy útil en una primera etapa del análisis de causa raíz confeccionar un diagrama de flujo del proceso para ayudar a la comprensión del mismo.
El objetivo principal de un diagrama de flujo es mostrar la secuencia de actividades del proceso.
Diferentes tipos de diagramas de flujo
Podemos elaborar diagramas de flujo de diferentes formas y tamaños.
Están los diagramas de flujo regulares donde aparece la secuencia de actividades, sin demasiada información adicional. También hay otros donde se vuelca más información como por ejemplo los multifuncionales, donde se mencionan las actividades por sector. En ocasiones se los arma utilizando una columna por departamento o sector, lo cual nos permite a simple vista ver como se mueve el proceso a lo largo de la organización.
En cuanto a la simbología utilizada, les recomiendo ir por los símbolos clásicos:
Aunque muchos prefieren utilizar símbolos más vistosos como los que podemos encontrar en los softwares específicos para construir diagramas de flujo.
Pero eso lo dejo a consideración de cada usuario, lo importante es que el flujo del proceso quede claramente establecido en el diagrama elaborado.
Ahora considerando un diagrama de flujo básico o regular, les dejo este check list que pienso que les podrá servir a la hora de efectuar la confección de un diagrama de flujo de un proceso.
Check list para confeccionar un diagrama de flujo
▫ Incluir a todos los que trabajan en el proceso para confeccionar el diagrama de flujo del proceso. Esto es importante de manera de asegurar la información y para crear propiedad del resultado final.
▫ Efectuar una identificación inicial del alcance del proceso (alimentación, producto, proveedores, clientes, etc.)
▫ Identificar las actividades principales del proceso que son llevadas a cabo para convertir los ingresos en productos
▫ Ubicar las actividades de manera de lograr una descripción exacta del proceso que estamos revisando
▫ Si lo desea, puede agregar información (responsabilidades departamentales, comentarios, etc.)
▫ Por último una vez que los participantes llegan al acuerdo del diagrama de flujo elaborado, el diseño puede ser guardado
A modo de ejemplo, en el artículo sobre sistema de manejo de desvíos podrá encontrar un diagrama de flujo del proceso, donde no solo cuenta con las distintas etapas del proceso, sino también con los responsables de llevar adelante cada una de ellas y un comentario aclaratorio.
Espero que les resulte útil y usen esta herramienta para representar sus procesos.
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