Me encanta abrir mi correo electrónico del trabajo en la mañana y encontrarlo ordenado, ¿a Ud. no? Especialmente si uno intenta mantener un buen equilibrio entre la vida y el trabajo y no nos asomamos a la computadora desde el final del día anterior.
Aquí les dejo una estrategia 5S que he utilizado para mantener al día los ingresos de e-mails en su buzón de entrada.
SEIRI (Separar)
1. Si usted ha estado fuera unos días, o tiene un montón de e-mails nuevos, ordénelos por el nombre de remitente. Coloque los de su jefe adelante, luego lo de cualquier otro VIP y por último en orden de importancia, por ejemplo considerando la prioridad de los proyectos.
2. Sea implacable. Si no es necesario que sepamos del tema, llevemos el elemento a la papelera. (Acción adicional, si no le gustan los power points de animalitos o de paisajes o los chismes de sus amigos, entonces tómese 10 segundos para responder al remitente con mucho tacto para decirle: por favor no me mandes este tipo de e-mails a esta dirección, ya que es una cuenta de trabajo. Si es su amigo, lo entenderá).
SEITON (Ordenar)
1. Si es necesario que lo sepa, pero es un informe sobre el progreso de un proyecto que no necesita una respuesta inmediata, se archiva de una forma que lo ayude a encontrar de nuevo.
2. Si tiene que tomar una decisión sobre el mismo, usted puede:
a) Colocarlo en una carpeta de “acción necesaria por fecha”.
b) Dejarlo en su bandeja de entrada como un recordatorio.
c) Ver si puede arrastrarlo en su lista de tareas, a la cual puede luego añadir más detalles.
d) Ver si puede arrastrarlo a su calendario – para agregarlo como un elemento de calendario en el día de su elección.
e) Imprimirlo y ponerlo en una carpeta denominada “hacer”
El objetivo es mantener una imagen clara de las acciones que se deben tomar, de una manera que tenga clara la fecha límite y no buscando frenéticamente el mensaje original cuando el jefe o un colega le pregunta cuál es el estatus de un determinado proyecto.
SEISO (Limpiar)
1. ¿Ud. archiva sus correos electrónicos? No deje que el ordenador lo haga de forma automática – hay algunos proyectos a largo plazo que necesitan mantener la historia toda junta en el mismo lugar. Cuando el proyecto está terminado, puede mover la carpeta completa al archivo.
2. Si la bandeja de entrada de correo electrónico tiene una restricción de tamaño, tiene varias opciones:
a) puede guardar todo en su disco duro o unidad compartida (abrir el correo electrónico, haga clic en Archivo y luego SAVE AS), y luego guardar los adjuntos al mismo lugar.
b) en MS Office, puede crear un archivo. pst que almacena en su disco duro o unidad compartida, se parece a una carpeta en su buzón de correo, y puede almacenar mensajes de correo electrónico tal como lo hace en su buzón de correo ordinario. Haga clic en Archivo, Nuevo, Outlook archivo de datos. Estos no reducirán el tamaño de su buzón. Puede usarlo para guardar los e-mails enviados, por ejemplo agrupándolos por trimestre, Enviados-Q1-2013.
SEIKETSU (Sistematizar)
1. No hay una sola manera de organizar sus carpetas. Yo he visto carpetas muy bien ordenadas por “el nombre de emisor”, “la semana del mes”, “el nombre del proyecto”, etc. Una regla general es no tener más de 3 niveles de carpetas para un encabezado, a menos que tenga una memoria perfecta. Elija un sistema y aférrese a él.
2. Corolario: la mayoría de nosotros todavía recibimos y utilizamos papel en nuestros trabajos. Es mucho más fácil encontrar las cosas si su sistema de archivo de papel coincide con la estructura de carpetas de correo electrónico. Claro que otra alternativa actualmente podría ser escanear todos los documentos y guardarlos en la computadora (si Ud. dispone de un scanner).
SHITSUKE (Estandarizar)
1. Elija una semana más tranquila de lo habitual, como por ejemplo una semana de vacaciones. Reserve un par de horas para revisar sus e-mails y ver lo que puede archivar o lo que puede descartar. La inversión de tiempo vale la pena.
Hay muchas otras opciones por lo general en cada sistema de correo electrónico, tales como la asignación de categorías a los mensajes o marcar con banderas de colores diferentes, los cuales Ud. puede investigar.
Sin embargo, espero que lo anterior pueda ayudarlo a ordenarse y si Ud. sabe de otro método, soy todo oídos para escucharlo.
