Manejo de resultados OOS (Out Of Specifications = fuera de especificaciones):

a.     Definición:

Resultado OOS es el que indica que el material testeado no cumple con la especificación preestablecida, o presenta un resultado atípico (fuera de límites internos o fuera de la tendencia histórica del producto = Out of Trend) o resultado sospechado.

b.     Etapas del proceso de manejo de OOS:

1.     El resultado OOS es detectado por el analista y comunicado al supervisor, el cual inicia la investigación (antes de efectuar cualquier retesteo).

2.     El laboratorio puede disponer de 1 planilla para llevar estadísticas de los resultados OOS y un formulario para el registro de la investigación.

3.     Se inicia una investigación para descartar el error de laboratorio, el responsable de la ejecución de la investigación es el Laboratorio de Control de Calidad con la colaboración de Aseguramiento de la Calidad, de la misma participa el Supervisor, el Analista y comprende básicamente la revisión de:

o        Metodología utilizada

o        Cálculos

o        Equipos utilizados (estado de calibración y calificación de los mismos)

o        Reactivos / Standard utilizado (calidad, vencimiento, potencia, conservación, etc.)

o        Calificación del Personal (experiencia, habilidades, etc.)

o        Seguimiento del ensayo (por ejemplo: pesada, extracción, dilución, inyección, etc.)

El formulario puede contener un check list para efectuar la evaluación.

Esta etapa debería iniciarse antes de descartar las soluciones de testeo, dado que las mismas podrían ser reinyectadas (en el caso de HPLC) para descartar problemas de inyección o leídas nuevamente (en el caso de espectrofotometría UV).

Si se confirma error de laboratorio, el resultado OOS es considerado inválido para la liberación del producto, el test debe repetirse a partir de la misma muestra, el remuestreo es justificado sólo en casos de excepción, por ejemplo: muestra insuficiente, muestra inestable, etc.

De todos modos el resultado inicial debe ser guardado a pesar de no ser utilizado para la liberación del lote y deberían tomarse acciones correctivas al respecto.

4.     Si el error de laboratorio es descartado, entonces Aseguramiento de la Calidad con la colaboración de los demás Departamentos (Producción, Control de Calidad, etc.) inicia una investigación más detallada; en la misma debe tenerse en cuenta si otros lotes del producto pudieron verse afectados.

5.     Se verifica el Procedimiento Operativo de Muestreo y su cumplimiento por parte del Personal responsable de efectuar dicha tarea. En el caso de comprobarse error de muestreo, se procede al remuestreo del lote en cuestión para su posterior retesteo y la toma de acciones correctivas.

6.     En el caso de no hallarse inconvenientes en la operatoria de muestreo, Aseguramiento de la Calidad revisa la documentación del lote:

o        Registros de fraccionamiento de los insumos o materiales de manufactura

o        Registros de manufactura.

o        Control Estadístico del Proceso (importante para evidenciar tendencias o poder efectuar un estudio de cartas de control o capacidad del mismo).

Producción colabora con Aseguramiento de la Calidad en esta revisión, además se analizan los registros de cada etapa, Operadores que participaron del proceso (observando su habilidad, experiencia en el mismo), equipos utilizados (calificación de los mismos, instrumentos calibrados, limpieza, procedimientos operativos disponibles en el lugar de trabajo, etc.), servicios (aire, agua, temperatura, humedad, etc.), revisión del log book (cuaderno bitácora) del sector.

El formulario de investigación de resultados OOS puede contener un check list para esta evaluación.

Si se detecta un desvío, el lote en cuestión es ingresado en el circuito de no conformes (el mismo tiene básicamente la misión de establecer el motivo de la no conformidad, el impacto que tiene sobre la calidad del producto, el destino del lote, etc.) y luego se toman las acciones correctivas y/o preventivas necesarias.

7.     Cuando las investigaciones del laboratorio y de manufactura no arrojan una causa determinada, es apropiado efectuar un retesteo más extensivo.

DISEÑO ESTADÍSTICO Y METODOLÓGICO: tener en cuenta el tipo de testeo, error sospechado, tendencia histórica y otros factores relevantes:

El plan debe incluir:

o        Nº de testeos

o        Analistas involucrados

o        Método de análisis de datos y control estadístico

o        Aprobación del mismo

Las prácticas como retestear hasta obtener un resultado satisfactorio (test into compliance), promediar el resultado OOS con otro retesteo aceptado (hay excepciones, por ej.: promedio de una serie de medidas especificadas en el método), invalidar el resultado OOS sin un soporte científico*, NO SON ACEPTADAS.

El remuestreo sólo se permite en circunstancias excepcionales (ver puntos 3 y 5).

(*) Base científica para invalidar el resultado OOS: error de laboratorio, outlier estadístico, muestreo no representativo, etc.

8.     Es preferible que el retesteo lo efectúe un analista distinto al que efectuó la primera determinación.

9.     Todos los datos, buenos y malos, conclusiones (justificando la decisión final del lote) y las acciones correctivas / preventivas, deben constar en el reporte del análisis del lote.

10.                       La investigación del resultado OOS se archiva junto con la documentación del lote en un lugar seguro.

11.                       Finalmente se efectúa un seguimiento del lote/ producto, el mismo incluye la revisión del producto (revisión anual de productos) y de los ensayos de estabilidad, analizar el producto estadísticamente para ver sus tendencias, etc.

c.      Conclusión:

En todo laboratorio debe haber un procedimiento operativo para el manejo de los resultados OOS, en el mismo deben definirse los pasos a seguir y los responsables de cada uno de ellos.

Los resultados OOS deben registrarse una vez detectados y luego debe efectuarse una investigación formal y todos los hallazgos, testeos y decisiones acerca del resultado OOS deben quedar claramente documentados en la historia del lote.

Las investigaciones no son fáciles, es más, debemos tener en cuenta que no toda investigación es exitosa en el establecimiento de la causa, pero el espíritu de la investigación es hallarla.

Esperamos que le haya parecido interesante y cualquier consulta o comentarios será bienvenido.

Si está interesado en ampliar el tema, con gusto intentaremos darle más información.

 



17 Comments

  1. daniel dice:

    estimados

    estoy interesado en el tema, especificamente en los OOS de un mapeo en el almacén de medicamentos. esperando me puedan proporcionar información referente reciban un cordial saludo!!!

  2. cgmpblog dice:

    Estimado Daniel, muchas gracias por su contacto. El tema del monitoreo de la temperatura del depósito tiene desde mi punto de vista dos aspectos, el primero es que pasa cuando efectuamos el mapeo, usualmente en las dos épocas de temperaturas extremas, como en el caso de BsAs de invierno y verano, y obenemos temperaturas en algunos de los puntos que no cumplen con nuestros requerimientos, en ese caso debemos trabajar para lograr la distribución homogenea de temperatura o sacrificar alguna parte del depósito donde las condiciones no son seguras.
    El otro aspecto tiene que ver con que sucede cuando tenemos excursiones de temperatura en alguna posición, en ese caso y según la USP tenemos el cálculo de MKT y/o la posibibilidad de evaluar caso a caso el impacto si es que disponemos de estudios de estabilidad del producto en condiciones de stress, que avalen que no ha sufrido consecuencias.
    En próximos artículos vamos a hacer referencia a un tema que en cGMPdoc nos interesa sobremanera y es el tema del monitoreo de la condiciones del producto terminado durante el almacenamiento y transporte. esto dirigido no solo a los laboratorios sino también a las distribuidoras de medicamentos.
    Espero haberlo ayudado, de todos modos puedo ofrecerle gratuitamente un protocolo de monitoreo de temperatura de un depósito y en el caso que le interese una promoción sobre el manejo de resultados OOS que incluye SOP y Capacitaciòn a un costo de tan solo: $ 140 dòlares.
    le envìo nuestros saludos
    Adrián

  3. cgmpblog dice:

    Un tema más, si dispone de una cuenta en twitter lo invitamos a seguirnos.
    gracias

  4. carlos dice:

    Estimados, cual es la fuente de este extracto?
    desde ya muchas gracias

  5. cgmpblog dice:

    Estimado Carlos,
    por lo general los artículos relacionados a las cGMP son escritos por los integrantes del equipo de cGMPdoc, quienes tienen años de esperiencia en compañías nacionales e internacionales, background de GMP. Son ellos quienes confeccionas nuestros procedimientos y nuestros entrenamientos.
    Cualquier necesidad al respecto, estamos abiertos a escucharlo.
    le mando mis saludos
    Adrián Perper

  6. Carlos dice:

    Estimados, muchas gracias por su pronta respuesta.

  7. Carlos dice:

    Sin duda me fue de gran ayuda, saludos!

  8. Nadia dice:

    Porque el reanalisis de la muestra debe ser con un analista diferente? si yo tengo demostrada la compentencia de ese analista y si se demostro que el siguio el procedimeinto de analisis escrito y validado. Si no tengo otro analista disponible con la misma experiencia que hago?

  9. cgmpblog dice:

    Estimada Nadia, uno de los conceptos de las cGMP es la verificación de un actividad crítica por una segunda persona con calificación para la tarea, más allá de la calificación obviamente requerida para el primer analista.
    Mi concejo en el caso de no tener un segundo analista, es que el supervisor o jefe sea quien repite el test.
    slds
    Omar

  10. VIOLETA YASMIN MAGGI LARA dice:

    esto aplica para los oos del areas de microbiologia

  11. cgmpblog dice:

    Hola Violeta, muchas gracias por contactarnos. Conceptualmente si, los OOS de microbiología, sean de controles ambientales o de valoraciones deben ser manejados con una investigación para confirmar o descartar el resultado.
    slds
    Omar

  12. Yanina dice:

    Buenas tardes. Quería preguntarles si tienen documentación de como llevar a cabo una investigación utilizando herramientas estadíscticas para descarte ó aprobación de resultados. Desde ya muchas gracias.

  13. cgmpblog dice:

    Hola Yanina, para el caso de las valoraciones biológicas que tienen alta variabilidad, un test de outlier puede proveer un apropiado análisis estadístico. La USP describe el test de outlier en el capítulo sobre diseño y análisis de valoración biológicas (111). En el caso de análisis microbiológicos o biológicos, un resultado de testeo cumpliendo las condiciones de un test de outlier puede ser excluido de los cálculos.

  14. Sofia dice:

    Estimados,
    Nosotros tambien estamos interesados en recibir el protocolo de monitoreo de temperatura que le fue ofrecido a Daniel.
    Desde ya muchas gracias
    Sofía

  15. cgmpblog dice:

    Hola Sofía, como estas? es un placer contactarte. NO me queda claro a que te referis con lo que le ofrecimos a Daniel, me he perdido, te pido me orientes. O en tal caso cual es la necesidad que tienen en Aponor. Te dejo mis saludos, Omar.

  16. Sergio dice:

    Estimado/estimada,

    me pongo en contacto con ustedes ya que tengo una duda.
    Estoy realizando un curso y tengo ciertas dificultades. Después de leer el artículo y determinados apuntes tengo claro lo siguiente referente al manejo de OOS:

    Se realiza una investigación preliminar: en esta investigación determinamos si se trata un error de laboratorio (en el caso de que sea así ya tenemos la causa y se invalida ese valor para la liberación del producto) o no podemos determinar la causa (deberemos realizar una investigación avanzada).
    p
    Investigación avanzada: después de realizar-la podemos encontrarnos la siguiente situación:

    encontrar la causa
    no encontrar la causa

    Cómo proceder después es con lo que tengo dificultad respecto a la liberación de lote.

    Revisando el documento Guidance for Industry Investigating Out-of-Specification (OOS) Test Results for Pharmaceutical Production

    he entendido lo siguiente:

    si tras la investigación avanzada se confirma OOS (¿cuando se confirma una OOS?) indica que el lote no cumple los criterios estándares o especificaciones por lo tanto no se libera

    pero en otra situación en la que no se conoce la causa?

    gracias

  17. cgmpblog dice:

    Hola Sergio, un resultado OOS es válido hasta que se demuestra lo contrario, ya sea identificando un error en el laboratorio o como Outlier. Investigar la causa raíz, siempre tiene el objetivo final de tomar acciones para que dicha situación no pueda volver, aunque ya te aclaro que hay situaciones donde no llegamos a identificar la CR. La decisión sobre la disposición del lote está relacionada a la investigación completa efectuada.

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