Archivo del May, 2011

Manejo de resultados OOS (Out Of Specifications = fuera de especificaciones):

a.     Definición:

Resultado OOS es el que indica que el material testeado no cumple con la especificación preestablecida, o presenta un resultado atípico (fuera de límites internos o fuera de la tendencia histórica del producto = Out of Trend) o resultado sospechado.

b.     Etapas del proceso de manejo de OOS:

1.     El resultado OOS es detectado por el analista y comunicado al supervisor, el cual inicia la investigación (antes de efectuar cualquier retesteo).

2.     El laboratorio puede disponer de 1 planilla para llevar estadísticas de los resultados OOS y un formulario para el registro de la investigación.

3.     Se inicia una investigación para descartar el error de laboratorio, el responsable de la ejecución de la investigación es el Laboratorio de Control de Calidad con la colaboración de Aseguramiento de la Calidad, de la misma participa el Supervisor, el Analista y comprende básicamente la revisión de:

o        Metodología utilizada

o        Cálculos

o        Equipos utilizados (estado de calibración y calificación de los mismos)

o        Reactivos / Standard utilizado (calidad, vencimiento, potencia, conservación, etc.)

o        Calificación del Personal (experiencia, habilidades, etc.)

o        Seguimiento del ensayo (por ejemplo: pesada, extracción, dilución, inyección, etc.)

El formulario puede contener un check list para efectuar la evaluación.

Esta etapa debería iniciarse antes de descartar las soluciones de testeo, dado que las mismas podrían ser reinyectadas (en el caso de HPLC) para descartar problemas de inyección o leídas nuevamente (en el caso de espectrofotometría UV).

Si se confirma error de laboratorio, el resultado OOS es considerado inválido para la liberación del producto, el test debe repetirse a partir de la misma muestra, el remuestreo es justificado sólo en casos de excepción, por ejemplo: muestra insuficiente, muestra inestable, etc.

De todos modos el resultado inicial debe ser guardado a pesar de no ser utilizado para la liberación del lote y deberían tomarse acciones correctivas al respecto.

4.     Si el error de laboratorio es descartado, entonces Aseguramiento de la Calidad con la colaboración de los demás Departamentos (Producción, Control de Calidad, etc.) inicia una investigación más detallada; en la misma debe tenerse en cuenta si otros lotes del producto pudieron verse afectados.

5.     Se verifica el Procedimiento Operativo de Muestreo y su cumplimiento por parte del Personal responsable de efectuar dicha tarea. En el caso de comprobarse error de muestreo, se procede al remuestreo del lote en cuestión para su posterior retesteo y la toma de acciones correctivas.

6.     En el caso de no hallarse inconvenientes en la operatoria de muestreo, Aseguramiento de la Calidad revisa la documentación del lote:

o        Registros de fraccionamiento de los insumos o materiales de manufactura

o        Registros de manufactura.

o        Control Estadístico del Proceso (importante para evidenciar tendencias o poder efectuar un estudio de cartas de control o capacidad del mismo).

Producción colabora con Aseguramiento de la Calidad en esta revisión, además se analizan los registros de cada etapa, Operadores que participaron del proceso (observando su habilidad, experiencia en el mismo), equipos utilizados (calificación de los mismos, instrumentos calibrados, limpieza, procedimientos operativos disponibles en el lugar de trabajo, etc.), servicios (aire, agua, temperatura, humedad, etc.), revisión del log book (cuaderno bitácora) del sector.

El formulario de investigación de resultados OOS puede contener un check list para esta evaluación.

Si se detecta un desvío, el lote en cuestión es ingresado en el circuito de no conformes (el mismo tiene básicamente la misión de establecer el motivo de la no conformidad, el impacto que tiene sobre la calidad del producto, el destino del lote, etc.) y luego se toman las acciones correctivas y/o preventivas necesarias.

7.     Cuando las investigaciones del laboratorio y de manufactura no arrojan una causa determinada, es apropiado efectuar un retesteo más extensivo.

DISEÑO ESTADÍSTICO Y METODOLÓGICO: tener en cuenta el tipo de testeo, error sospechado, tendencia histórica y otros factores relevantes:

El plan debe incluir:

o        Nº de testeos

o        Analistas involucrados

o        Método de análisis de datos y control estadístico

o        Aprobación del mismo

Las prácticas como retestear hasta obtener un resultado satisfactorio (test into compliance), promediar el resultado OOS con otro retesteo aceptado (hay excepciones, por ej.: promedio de una serie de medidas especificadas en el método), invalidar el resultado OOS sin un soporte científico*, NO SON ACEPTADAS.

El remuestreo sólo se permite en circunstancias excepcionales (ver puntos 3 y 5).

(*) Base científica para invalidar el resultado OOS: error de laboratorio, outlier estadístico, muestreo no representativo, etc.

8.     Es preferible que el retesteo lo efectúe un analista distinto al que efectuó la primera determinación.

9.     Todos los datos, buenos y malos, conclusiones (justificando la decisión final del lote) y las acciones correctivas / preventivas, deben constar en el reporte del análisis del lote.

10.                       La investigación del resultado OOS se archiva junto con la documentación del lote en un lugar seguro.

11.                       Finalmente se efectúa un seguimiento del lote/ producto, el mismo incluye la revisión del producto (revisión anual de productos) y de los ensayos de estabilidad, analizar el producto estadísticamente para ver sus tendencias, etc.

c.      Conclusión:

En todo laboratorio debe haber un procedimiento operativo para el manejo de los resultados OOS, en el mismo deben definirse los pasos a seguir y los responsables de cada uno de ellos.

Los resultados OOS deben registrarse una vez detectados y luego debe efectuarse una investigación formal y todos los hallazgos, testeos y decisiones acerca del resultado OOS deben quedar claramente documentados en la historia del lote.

Las investigaciones no son fáciles, es más, debemos tener en cuenta que no toda investigación es exitosa en el establecimiento de la causa, pero el espíritu de la investigación es hallarla.

Esperamos que le haya parecido interesante y cualquier consulta o comentarios será bienvenido.

Si está interesado en ampliar el tema, con gusto intentaremos darle más información.

 



Hace tiempo leí de Francisco Barcia este artículo y me pareció realmente interesante, por eso quiero compartirlo con Uds.

Un grupo de  cientistas colocó cinco monos en una jaula, en cuyo centro colocaron una  escalera y, sobre ella, un montón de bananas. Cuando un mono subía la  escalera para agarrar las bananas, los cientistas lanzaban un chorro  de agua fría sobre los que quedaban en el suelo. Después de algún tiempo,  cuando un mono iba a subir la escalera, los otros lo agarraban a  palos.

Pasado algún tiempo más, ningún mono subía la escalera, a pesar de  la tentación de las bananas. Entonces, los cientistas sustituyeron uno de  los  monos. La primera cosa que hizo fue subir la escalera, siendo  rápidamente bajado por los otros, quienes le pegaron. Después de algunas  palizas, el nuevo integrante del grupo ya no subió más la escalera. Un  segundo mono fue sustuido, y ocurrió lo mismo. El primer sustituto participó  con entusiasmo de la paliza al novato. Un tercero fue cambiado, y se  repitió el hecho. El cuarto y, finalmente, el último de los veteranos  fue sustituido.

Los cientistas quedaron, entonces, con un grupo de cinco  monos que, aun cuando nunca recibieron un baño de agua fría, continuaban  golpeando a aquel que intentase llegar a las bananas.

Si fuese  posible preguntar a algunos de ellos por qué le pegaban  a quien intentase subir la escalera, con certeza la respuesta  sería:

“No se, las cosas siempre se han hecho así, aquí…”

te suena conocido?

No pierdas la  oportunidad de pasar esta historia a tus amigos, para que, de una o de  otra manera, se pregunten por qué están golpeando ….y

…. por qué estamos haciendo las  cosas de una manera, si a lo mejor las podemos hacer de  otra.

“Es mas fácil desintegrar un  átomo que un pre-concepto” –

Albert  Einstein.

El expediente N° 1-47-1110-554-09-7 del ANMAT art. 2 dice: “Al momento de iniciar un expediente solicitando la autorización de comercialización, el recurrente deberá de –“disponer de un Plan de Validación”- que incluya, para el producto en cuestión, la totalidad del proceso productivo, la metodología de limpieza del área y equipos y haber completado la validación de la metodología analítica.

Los tres primeros lotes de comercialización deberán incluirse en el programa de seguimiento de estabilidad natural de productos del mercado”.

Quiero aprovechar este recordatorio para incluir un breve resumen sobre la última guía para la Industria sobre Validación de procesos publicada por la FDA en enero de este año.

El enfoque de la Validación de Procesos, comprende tres etapas:

  • Diseño del proceso, o podríamos llamarla etapa de conocimiento del proceso
  • Calificación del proceso, la validación del mismo, para ello es requerido tener los equipos, servicios, áreas calificadas, así como también la metodología analítica validada, aquí se verifica la capacidad del proceso para producir lotes comerciales
  • Verificación continua del proceso, o mantenimiento del estado validado

La expectativa es que los procesos Validados sean Robustos técnicamente, y que además puedan ser controlados, confirmados, mantenidos y documentados.

  • Proceso robusto técnicamente, el proceso validado debe estar basado en principios científicos y técnicos, basado en datos experimentales. Debe ser evaluada la criticidad de sus etapas mediante un análisis de riesgo. Debe ser tolerante y con la capacidad suficiente para soportar las variaciones de sus inputs  (alimentaciones).
  • Controlado y confirmado, utilizar materias primas con especificaciones y sus controles respectivos, los equipos deben estar calificados y mantenidos y además las personas deben estar entrenadas adecuadamente. Los ensayos planteados deben ser ejecutados y sus resultados ser satisfactorios.
  • Mantenido, el proceso debe ser monitoreado por medio de SPC (control estadístico de procesos) y análisis de tendencias. Debe estar bajo un sistema de control de cambios, donde el impacto de las modificaciones es evaluado y revalidado cuando sea necesario.
  • Documentado, todas las actividades asociadas al proceso de validación deben ser documentadas de forma clara y dichos documentos deben estar disponibles.

Les dejamos el link a la nueva guía de la FDA:

http://www.fda.gov/downloads/Drugs/GUidanceComplianceRegulatoryInformation/Guidances/UCM07336.pdf

Importante:

La siguiente lista detalla algunos requerimientos para completar la documentación de acuerdo a los principios de las cGMP, la misma no es completa pero intenta brindar los aspectos más importantes.

Claro que antes de darles las pautas vamos a La regla número 1:

-“Si no está documentado, no ha sucedido”-

Ahora si, las reglas:

  • No utilice lápiz, ni siquiera para tomar notas u observaciones
  • No utilizar líquidos correctores (liquid paper)
  • No tape el error pegándole um papel encima
  • Los errores deben ser corregidos cruzando con una línea simple el dato original incorrecto de manera que el mismo aún pueda leerse, luego se coloca el dato correcto,  firma y fecha del autor de la corrección
  • Por la regla anterior, no sobrescriba, no tache, no borre cuando intente corregir un dato
  • Todos los campos vacíos deben ser completados utilizando el siguiente texto “N.A.” (No aplicable)
  • No use comillas (“) para repetir información, debe ser ingresado el dato exacto
  • Los resultados de cualquier registro deben ser ingresados en la planilla de resultados en el momento de su ejecución y no deben ser registrados en anotadores y luego transferidos a la planilla original
  • Las correcciones (cuando no se obvio el motivo del error) deben ser justificadas

Esperamos que les resulte útil este recordatorio.

Queremos comenzar esta nueva categoría de artículos, Foro de discusión, con este tema que a nuestro entender sucede frecuentemente en la mayoría de los laboratorios.

La pregunta con la que queremos iniciar este foro es:

Ud. piensa que en su Planta, -“el no seguimiento de las instrucciones o de los procedimientos (SOPs) es una situación frecuente?”-

Esta claro que si no es un problema, que puedo decirles: FANTÁSTICO, ahora en el caso que la respuesta sea afirmativa, sería interesante evaluar el impacto de esta situación sobre la operación, si esto nos pone en situación de desvío, productos no conformes, reclamos, rechazos, etc.

Ud. tiene este impacto evaluado? Tiene una idea de cual es el porcentaje de los desvíos que son generados en su operación cuya causa es el incumplimiento de una instrucción?

Cuál o cuáles son los motivos de fondo que lo conducen al incumplimiento?

Por ejemplo:

  • Procedimientos complejos, muy descriptivos.
  • Procedimientos poco claros
  • Demasiados procedimientos y sobrecarga laboral

Tal vez pensó en ver si el problema está en un determinado sector o la situación se da en general en la mayoría de los sectores.

Además, han tomado algún tipo de acción para la mejora sobre este tema?

Como ser:

  • Mejora en las instrucciones de Batch Record (más claras, más simples, evitando las repeticiones)
  • Entrenamiento del personal

Nos gustaría poder seguir con esta discusión, tenemos además la idea de elaborar un informe al respecto y para ello su opinión es vital, su participación nos permitirá conocer si hay problemas comunes y buscar las soluciones más adecuadas.

Si Ud. contribuye con el artículo, y está de acuerdo, su opinión será considerada en el informe y por supuesto que le enviaremos una copia del mismo.

Esta es la oportunidad de poder conseguir mediante el debate conocer lo que el otro hace mejor, compartir experiencias o prácticas en pos de la mejora.

Todas las opiniones serán bienvenidas!!!

Esperamos sus comentarios.