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Veremos otra herramienta de fechas.

Le vamos a pedir a la planilla que cuando se imprima, imprima la fecha de impresión, la ruta del archivo, el número de página, etc.

1. Tomamos por ejemplo la planilla del tip 12

2. En la barra de herramientas de acceso rápido, hacemos click en Vista preliminar

3. Hacemos click en opción  Configurar página

4. Se abre el cuadro de diálogo Configurar página. Hacemos click en la solapa Encabezado y pie de página

5. Clickeamos la opción Personalizar encabezado (o Personalizar pie de página)

6. Elegimos trabajar sobre la izquierda, centro o derecha y nos presenta distintos botones entre los cuales podemos elegir por ejemplo:

Botón fecha, botón de ruta de archivo, botón de número de hoja, botón de número total de hojas, botón insertar imagen, etc.

7. 

Veremos algunas herramientas de fechas.

• Primero vamos a pedirle a la planilla que nos de la fecha de hoy.
• Luego le pediremos que entre un grupo de actividades, nos indique cuales están vencidas.

1. Colocar el cursor en la celda en la cual se desea insertar la función  (d2)

2. En la barra de fórmulas, hacer click en fx

3. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Función, en la ventana Seleccionar Categoría, luego Clickear Fecha y hora

4. Seleccionar  función Hoy

5. Presionar el Botón aceptar

6. Se abre el cuadro de diálogo Argumentos de función, presionar Botón Aceptar

7. Colocar el cursor en la celda en la cual se desea insertar la función  (c6 y c7)

8. En la barra de fórmulas, hacer click en fx

9. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Función, en la ventana Seleccionar Categoría, luego Clickear Lógicas

10. Seleccionar función Sí

11. Presionar el Botón aceptar

12. Se abre el cuadro de diálogo Argumentos de Función. Voy a comparar la fecha de vencimiento con la del día de hoy, en nuestra planilla: B6<$d$2

13. Valor si verdadero: “vencido”

14. Valor si falso: “vigente”

15. 1 6. Presionar el Botón aceptar

17. Seleccionar inicio en la cinta de opciones

18. Colocar el cursor en la celda donde se encuentra la función con el dictamen (vigente / vencido) al cual queremos colorear (c6)

19. En la barra de herramientas, hacer click en Formato Condicional para desplegar el listado

20. Hacer click en Resaltar Reglas de Celdas, para desplegar el listado

21. Hacer click en Texto que Contiene …

22. En la ventana “Aplicar Formato a las Celdas que Contengan” escribir “vencido”

23. En el listado desplegable (lado derecho) hacer click para desplegar el listado y seleccionar por ejemplo “Relleno Rojo Claro con Texto Rojo Oscuro”

24. Presionar el Botón Aceptar

25. Colocar nuevamente el cursor en la celda donde se encuentra la función con el dictamen (vigente / vencido) al cual queremos copiar (c6)

26. Presionar el Botón derecho: Copiar

27. En el ejemplo de nuestra planilla colocar el cursor en la celda ”c7”. Presionar el Botón derecho: Pegar

28.

29. Presionar Enter

30. Repetir para C7 los pasos 19 a 24

Si vamos a copiar y pegar una formula, necesitamos definir cuando las coordenadas de las celdas deberán variar y cuando deberán permanecer fijas. Esto se define cuando escribimos la formula original, no cuando la copiamos.

Daremos 2 casos.

1. Sumaremos celdas con las dos coordenadas variables, por ejemplo, los pesos de cada muestra más el peso de cada pesafiltro.
2. En nuestra planilla multiplicaremos a los diferentes resultados de un ensayo (celdas variables) por un valor constante de por ejemplo la pureza(celda fija).

 1.  1er caso – Las dos celdas variables. Colocamos el cursor sobre la celda.  Siempre se comienza con un símbolo numérico para que el Excel no lo tome como texto

=A2+B2

2.

3.  Colocamos el cursor sobre la celda a copiar (C2).  Botón Derecho: Copiar

4.  Colocamos el cursor sobre la celda/s  a la/s cual/es  vamos a trasladar la fórmula (C3 a C5). Botón Derecho: Pegar.

5.  Presionar Enter. Éste modo de escribir las dos coordenadas hace que sean variables

=A3+B3; =A4+B4; etc.

6. 

7.  2do caso – una celda variable y otra fija. Colocamos el cursor sobre la celda en la cual se generará  la fórmula. La celda B2 permanecerá constante, cuando se copie la fórmula a otras celdas. Esto se logra colocando el signo pesos delante de cada coordenada de la celda a dejar fija.

=A2*$B$2

8.

9. Colocamos el cursor sobre la celda a copiar. Botón Derecho: Copiar.

10. Colocamos el cursor sobre la celda/s  a la/s cual/es  vamos a trasladar la fórmula. Botón Derecho: Pegar.

11. 

12.  Presionar Enter. De acuerdo al uso que se le dará, se puede dejar fija la columna y no la fila o viceversa. Por ej: =A2*$B2 o A2*B$2.

Vamos a insertar una función Lógica sencilla. Por ejemplo la función “Si”. Pero le vamos a agregar color al dictamen de la celda.

Hasta el “Paso 14” es igual al Tip 9

La función Lógica en nuestro ejemplo está en la celda “F10”, y nos informará si el promedio calculado en la celda “E10”, cumple o no cumple con el requisito de ser “< a 2,00 %”.

1-14: son los mismos pasos que en el Tip#9. Para ver los pasos haga click aquí.

15. Seleccionar Inicio en la cinta de opciones.

16. Colocar el cursor en la celda donde se encuentra la función con el dictamen (PASA / FALLA) al cual queremos colorear (F10).

17. En la barra de herramientas, hacer click en Formato condicional para desplegar el listado.

18. Hacer click en Resaltar Reglas de Celdas, para desplegar el listado.

19. Hacer click en Texto que Contiene …

20. En la ventana “Aplicar Formato a las Celdas que Contengan” escribir “FALLA”.

21. En el listado desplegable (lado derecho) hacer click para desplegar el listado y seleccionar por ejemplo “Relleno Rojo Claro con Texto Rojo Oscuro”.

22.

23. Presionar Botón Aceptar.

24. Colocamos datos para que el promedio de mayor de 2:

Vamos a insertar una función Lógica sencilla. Por ejemplo la función “Si”.

La función Lógica en nuestro ejemplo está en la celda “F10”, y nos informará si el promedio calculado en la celda “E10”, cumple o no cumple con el requisito de ser “< a 2,00 %”.

1. Colocar el cursor en la celda en la cual se desea insertar la función.

2. En la barra de formulas, hacer click en fx.

3. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Función, en la ventana Seleccionar Categoría . Clickear Lógicas.

4. Seleccionar función Si.

5.

6. Botón Aceptar.

7. Se abre el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

8.

9.  Posicionar el cursos en la ventana Prueba lógica =E10<2

10. Posicionar el cursos en la ventana  Valor si Verdadero.

Escribimos: PASA (lo que escribamos aparecerá en pantalla cuando se de ésta condición).

11. Posicionar el cursos en la ventana  Valor si Falso.

Escribimos: FALLA (lo que escribamos aparecerá en pantalla cuando se de ésta condición).

12.

13. Presionar Botón Aceptar.

14. Cargamos datos en las celdas a promediar a modo de ejemplo:

Cuando deseamos utilizar una función Excel, debemos testear que las celdas a las que refiere la misma, están correctamente seleccionadas.

Excel nos entrega una herramienta para la presentación de la Calificación del Diseño.

Veamos sobre el ejemplo del Tip 7 :

1. Seleccionar Fórmulas en la cinta de opciones

2. Colocar el cursor en la celda en la cual se encuentra la función cuyas celdas de influencia deseamos chequear.(ej: E10)

3. En la barra de herramientas, hacer click en Rastrear Precedentes

4.

5. Otra opción es rastrear si una celda influye en alguna otra. Nos paramos por ejemplo en “Abs Muestra 3” (ej: C5)

6. En la barra de herramientas, hacer click en Rastrear Dependientes.

7.

Dos opciones que nos permiten una documentación (Calificación de Diseño) mas sólida.

Cuando deseamos utilizar una función, Excel nos da la posibilidad de Insertar Función. La cantidad y tipo de funciones que ofrece Excel es muy amplia, y tienen la ventaja que las funciones de Excel, no deben ser validadas, ya que las planillas ya lo están.

Va a modo de ejemplo la inserción de una función estadística: “Desviación Standard”.

1. Colocar el cursor en la celda en la cual se desea insertar la función.

2. En la barra de formulas, hacer click en fx

3. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Función, en la ventana Seleccionar Categoría. Hacer click en Estadística.

4. Seleccionar Desvest.

5.

6. Presionar  Aceptar.

7.  Se abre el cuadro de diálogo Elementos de función. Posicionar el cursor en el valor 1.

8. Definir las celdas sobre las cuales se usará la función de Desviación Standard.

9.

10. Presionar Enter.

11. Presionar Aceptar.

El objetivo es que en una celda para carga de datos, sólo se puedan ingresar números decimales entre 0 y 100. La misma no permitirá el ingreso de letras, números negativos, símbolos, ni de cualquier número fuera del rango seleccionado.

1. Seleccionar Datos en la cinta de opciones

2. Colocar el cursor en la celda en la cual se desea generar algún tipo de restricción para el ingreso de datos.

3. En la barra de herramientas, hacer click en Validación de Datos

4. Seleccionar la solapa Configuración

5. En la ventana de Permitir, desplegar lista

6. Seleccionar: Decimal

7. En la ventana Datos, seleccionar: Entre

8. En la ventana Mínimo, colocar el número “0”

9. En la ventana Máximo, colocar el número “100”

10.

11. Presionar botón Aceptar

NOTA:  En el paso 5,  la ventana Permitir, nos abre muchas posibilidades para la generación de restricciones, sólo se describió una a modo de ejemplo.

Es de mucha ayuda para el usuario la aparición de notas que indiquen, por ejemplo, como realizar la carga de datos.

1. Colocar el cursor en la celda a cargar un comentario

2. Clickear el botón derecho del mousse

3. Insertar Comentario

4.

5. Escribir el texto del comentario

6. Aceptar

1. Seleccionar Inicio en la cinta de opciones

2. Seleccionar la celda o grupo de celdas a darles formato

3. Clickear en la ventana de Formato de celdas

4.

5. Elegir formato de la lista desplegable

6. Aceptar