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¿Es necesario que exista un procedimiento para eliminar los datos?

Eliminar datos relevantes de GMP se considera crítico. La eliminación de los datos relevantes de GMP en un sistema computarizado debe ser registrada por un Audit Trail. El Anexo 11 de la EU-GMP  establece que Los sistemas de gestión de datos y documentos deben diseñarse para registrar la identidad de los operadores que ingresan, cambian, confirman o eliminan datos, incluida la fecha y la hora.

Básicamente, debe ser posible reconocer quién está eliminando datos dentro de tales sistemas. Eliminar datos pone en peligro la integridad de los datos y es un paso crítico. Los pasos de trabajo se deben describir en los procedimientos operativos estándar (SOP): el Capítulo 4 de la EU-GMP, sobre  Documentación GMP requerida: “Procedimientos: (también conocidos como Procedimientos Operativos Estándar, o SOP), brindan instrucciones para realizar ciertas operaciones”.

Se permite eliminar datos que ya no son necesarios. La eliminación es el último paso en el ciclo de vida de los datos. Deben establecerse procedimientos seguros para la eliminación de datos GMP.

Normalmente, los datos solo se deben eliminar después del final de su período de retención. Hay muy pocas excepciones en cuanto a cuándo se pueden eliminar los datos antes del final de su período de retención. Esto incluye, por ejemplo, datos que se han migrado a otro sistema. La eliminación de datos se debe describir en detalle en un SOP relevante.

Les dejo el link de las 2 guías:

Guía GMP de la UE – Capítulo 4

Guía GMP de la UE – Anexo 11

Tomado de la Newsletter de la ECA (27/6/2019)

Hoy quiero referirme al sistema de gestión documental del laboratorio. Este caso de estudio está basado en la situación existente en un laboratorio hace aprox. 3 años, me estoy refiriendo a un laboratorio con una dotación de unas 150 personas cuyas actividades principales eran la elaboración y el empaque de productos medicinales de uso humano, elaborando parte de su producción para terceros.

Si bien el sistema documental (en papel) está maduro en cuanto al diseño y el contenido de los procedimientos, no podía evitar las situaciones clásicas, como por ejemplo:

• Disponer de una persona de Aseguramiento de Calidad (QA) con experiencia, dedicada a la administración del sistema
• Tener demoras en revisión y aprobación de los documentos, con una inversión de tiempo parte de QA en efectuar este seguimiento
• La pérdida de copias controladas de los documentos, con la consecuente generación de desvíos, investigaciones y CAPAs
• Inconsistencias en el sistema documental, al tener copias controladas en uso correspondientes a versiones que ya no están vigentes
• Etc.

Recuerdo que cuando hablamos con el responsable de Calidad del laboratorio sobre este tema, además me aportó algunos números aprox. más como:

• Cantidades de SOPs y Registros asociados: 2.000
  • 800 SOPs
  • 1.200 Registros
• Cantidades de copias controladas /año: 3.600 (3×800 + 1×1.200)
  • N° de hojas promedio/documento: 6/SOP y 1/registro: 15.600 (2.400 x 6 + 1.200 x 1)

A esto hay que agregarle que tenían una persona dedicada part time para esta actividad.

Además de los SOPs el laboratorio tiene otros documentos como: protocolos de calificación y sus reportes, contratos técnicos, Master Batch Records, etc., documentos que requieren ser controlados y revisados /aprobados a través de un circuito de aprobación. Documentos vitales para cualquier proceso de auditoría.

En cuanto a los documentos de calificación / validación, solía darse que se les acumulaban quedando pendientes de firmas y caían en la práctica de “Backdating” para que los documentos no reflejaran los atrasos en las firmas de los mismos.

El responsable de Calidad se propuso dar un giro a esta situación, buscando un software (herramienta) que le permitiera al laboratorio mejorar esta administración.

Luego de evaluar distintas alternativas, llego un DMS el cual les permitió con una inversión moderada y un período de entrenamiento del personal:

1. Reducir el número de copias controladas en un 85 % (solo siguieron emitiendo copias controladas en los sectores donde no tenían disponible PCs en red). Ellos pasaron de 15.600 hojas/año a menos de 2.400/año, reduciendo así también el tiempo de emisión y recuperación de la versión obsoleta, además de los costos de papel y toner, etc.)
2. Disminuir notablemente el número de desvíos generados por la pérdida de copias controladas
3. Disponer de los documentos vigentes de manera confiable y segura
4. Tener un sistema de seguimiento y notificación de las actividades pendientes de cada colaborador, así como notificaciones de los documentos vencidos
5. Disponer de un sistema de seguimiento de la lectura de los SOPs por parte del personal asignado
6. Escalar las situaciones cuando sea requerido al superior del operador
7. Alcanzar lo que parecía imposible, que los documentos de validación fueran firmados en tiempo, reduciendo los tiempos de actividad notoriamente

Ahora el laboratorio que como todos, suele estar necesitado de recursos a partir de la implementación del DMS, cuenta con un recurso diario disponible para destinarlo a otras actividades de QA.

Si aún estás trabajando administrando tus SOPs y otros documentos en formato en papel, podemos darte una mano: implementar un DMS con las funcionalidades, validado y con los beneficios mencionados.

(*) DMS: Document Management System o sistema de gestión de documentos

En mayo, la FDA publicó una Warning Letter a un fabricante estadounidense de medicamentos oftálmicos estériles que destaca deficiencias graves, especialmente en la producción estéril y en la comprensión general de las GMP.

Los productos oftalmológicos deben ser estériles, ya que la NO esterilidad puede provocar problemas graves para el paciente, hasta la pérdida de la visión. Durante la inspección del fabricante oftálmico, la FDA determinó que el llenado de los medicamentos oftálmicos no solo es inadecuado con respecto a la esterilidad, sino que los productos no están llenos de manera aséptica. A solicitud, el fabricante declaró que no había procedimientos para el llenado estéril de medicamentos oftálmicos. Los productos no se esterilizan ni antes ni después del llenado y no se produce un llenado aséptico. La FDA afirmó que faltan locales adecuados (paredes lisas de techos, pisos); no hay calidad de aire adecuada (no se filtra el aire con filtros HEPA); No hay monitoreo ambiental adecuado; y la limpieza / desinfección requerida de los locales y equipos es inexistente. El fabricante opera como un contratista para el llenado de preparaciones oftálmicas y pudo presentar un documento que informaba al cliente que el llenado NO era estéril. En su Warning Letter, la FDA señaló que la responsabilidad de cumplir con las GMP en la fabricación de productos medicinales no puede ser eliminada. En su respuesta a la FDA, el fabricante declaró que no fabrican productos farmacéuticos, sino que solo los “re-envasan”, lo que deja a la FDA aún más en duda sobre la comprensión básica de las buenas prácticas de fabricación del fabricante contratado. Por supuesto, el llenado y el embalaje también se consideran pasos de fabricación farmacéutica y están completamente sujetos a las regulaciones GMP.

Otra deficiencia en la inspección consistió en la liberación de lotes de la preparación oftálmica, donde se observó una impureza de partículas blancas. Después de la comunicación por correo electrónico con el cliente, se continuó con la producción y se lanzó el producto sin investigar la causa raíz o los posibles efectos. Para la FDA, la suposición del cliente de que la contaminación es la precipitación del producto no es aceptable. Tampoco lo fue la declaración del llenado del contrato que las partículas no estaban microbiológicamente contaminadas, especialmente porque los métodos de prueba microbiológicos también resultaron ser inadecuados.

Otra deficiencia se relaciona con la falta de evaluación del producto, es decir, la Revisión Anual del Producto. En la Warning Letter de la FDA, el fabricante no estaba al tanto de la necesidad de preparar dicho informe al menos una vez al año.

Les dejo aquí el link a la Warning Letter para el fabricante de oftalmología en el sitio web de la FDA.

Artículo tomado de la News Letter de la ECA (5/junio/2019)