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El entrenamiento es el proceso clave para asegurar que las personas que desarrollan, validan, mantienen, soportan y usan Sistemas Computarizados (SC) tienen la educación, entrenamiento y experiencia para efectuar sus tareas asignadas.

Debe haber procedimientos para entrenamientos que cubran responsabilidades, planes / programas y registros.

El Propietario del proceso de negocios es típicamente el responsable que todos los usuarios estén entrenados.

Personas en posiciones responsables deben tener un entrenamiento apropiado para la gestión y uso del SC dentro del campo de sus responsabilidades. Todos los usuarios y personal de soporte de un sistema GxP, incluyendo el personal contratado, debe ser adecuadamente entrenado, incluyendo entrenamiento GxP básico. Esto además debería tener un entrenamiento específico cubriendo aspectos regulatorios del uso del SC por ej. Aspectos de seguridad o el uso de firmas electrónicas.

Para SC las compañías reguladas deberían entonces:

• Establecer necesidades de entrenamientos, incluyendo usuarios, proveedores, data center, departamentos de IT, ingeniería y mantenimiento
• Proveer entrenamientos para satisfacer estas necesidades, efectuando la evaluación de la efectividad de los mismos
• Asegurar que el personal está consciente de la relevancia e importancia de sus actividades (por ej. GxP)
• Asegurar que el personal del proveedor está adecuadamente entrenado, por ej. como parte de la evaluación del proveedor
• Mantener los registros de entrenamiento apropiados
• Asegurar que el entrenamiento es mantenido actualizado, por ej. Seguimiento de cambios del sistema

Un enfoque basado en el riesgo debe ser usado para mantener el rigor del entrenamiento requerido, medición de la efectividad del mismo, su frecuencia y el enfoque para retención de los registros del entrenamiento.

Conceptos tomados de la GAMP5 ed. 2.

La nueva revisión ICH Q9 sobre gestión de riesgos de calidad entra en vigencia a partir del 23 de julio de 2023.

¿Cuáles son las novedades de Quality Risk Management (QRM)?

Los objetivos de la revisión fueron mejoras en cuatro áreas:

• Subjetividad en las evaluaciones de riesgos y resultados de QRM.
• Insuficiente gestión de los riesgos de suministro y disponibilidad de productos
• Falta de comprensión de las formalidades de QRM
• Falta de claridad sobre la toma de decisiones basada en el riesgo

¿Qué otros cambios importantes se han agregado ahora al documento final? A continuación encontrará un análisis detallado de estos cambios.

La revisión comprende ahora un total de 25 páginas; el documento original tenía 19 páginas.  Además de las formalidades sobre gestión de riesgos de calidad (5.1) y toma de decisiones basada en riesgos (5.2) ya mencionadas en el borrador, ahora se ha agregado un subcapítulo sobre gestión y minimización de la subjetividad (5.3). Sin embargo, el nuevo subcapítulo 6.1, el papel de QRM para abordar los riesgos de disponibilidad del producto debido a problemas de calidad/fabricación solo sirve para mejorar la estructura. Hay poco que sea nuevo aquí en términos de contenido. También se mantiene el nuevo punto II.9 Gestión de riesgos de calidad como parte del control/gestión de la cadena de suministro, que ya existía en el borrador.

La introducción ahora es más extensa (1,5 páginas) que en el documento original (1 página). Esto es comprensible, ya que las partes recién agregadas (subjetividad, carencias, etc.) ahora también se abordan en la introducción. El cambio en el proceso de gestión de riesgos de identificación de riesgos a identificación de peligros es nuevo y no ha cambiado desde el borrador.

También es nuevo, en comparación con el documento original una viñeta adicional sobre el tema de la subjetividad en 4.1. Responsabilidades. Sin embargo, esto ya estaba incluido en el borrador del documento. Aparte del borrador del documento y nuevo en comparación con el original, el pasaje sobre subjetividad bajo 4.1 ahora se ha convertido en un punto 5.3 separado.

Gestión de riesgos

En la descripción del proceso de gestión de riesgos, la identificación de riesgos se ha convertido en identificación de peligros en el documento final. Esto también se refleja en el capítulo 7 Definiciones, donde ahora se ha eliminado la identificación de riesgos, como en el borrador del documento. Se hizo un pequeño cambio en la aceptación del riesgo, se eliminó una oración.

En el capítulo 5, Métodos de gestión de riesgos, se agregó una nueva oración en el primer párrafo, que señala que los factores no discretos pueden desempeñar un papel en la detectabilidad. Por lo tanto, los controles de detectabilidad son importantes ya que pueden reducir la probabilidad de ocurrencia.

En el segundo párrafo, se ha eliminado la referencia a las vías informales de análisis de riesgos. La idea detrás de esto parece ser que no se trata de -informal o formal- sino que las transiciones fluidas son posibles en términos de riesgo. Esto también se vuelve a mencionar explícitamente en la introducción del Anexo I, como también podría leerse en el borrador.

También hubo cambios importantes en el Capítulo 5 Métodos de gestión de riesgos a través de la introducción de pasajes sobre la subjetividad. En el documento borrador ya había nuevos subcapítulos sobre formalidades (5.1), sobre decisiones basadas en riesgo (5.2), y ahora, bastante nuevo, en el documento final sobre gestión y minimización de subjetividades (5.3). Como se mencionó brevemente anteriormente, este es un pasaje original de 4.1 del borrador del documento. En general, la toma de decisiones (5.2.) se refiere a la gestión del conocimiento (según ICH Q10) y también a la integridad de los datos en el contexto de las decisiones. En el nuevo capítulo 5.3 se señala la dificultad de evitar la subjetividad y se recomienda considerar siempre este tema cuando se trate de suposiciones o incluso sesgos.

En comparación con el borrador, solo hubo relativamente pocos ajustes textuales en el Capítulo 6 sobre la integración de QRM en la industria y los procesos de autoridad, pero un nuevo subcapítulo, como ya se describió anteriormente. Además, se ha agregado un párrafo sobre la referencia al Anexo II.2, que también puede ser útil en relación con los riesgos para la disponibilidad del producto, en comparación con el borrador del documento y, en consecuencia, también con el documento original.

En general, las referencias (Capítulo 8), especialmente las citas de normas, se han actualizado y se han agregado nuevas referencias bibliográficas.

Cambios en los Anexos

En el Anexo I sobre Métodos y Herramientas QRM, hubo pocos cambios en general. Un error de ortografía en el Capítulo I.5 (HACCP) es digno de mención: haard(s) ciertamente significa peligro(s). En I.9 (Herramientas estadísticas de apoyo), los estándares enumerados se han actualizado con respecto a su problema.

En el Anexo II, el mayor cambio con respecto al documento original es la introducción del Capítulo II.9 (QRM como parte de la gestión/control de la cadena de suministro).

Mientras tanto, la Revisión 1 se ha publicado en el sitio web de la EMA y será válida desde el 23 de julio de 2023.

Tomado de la News Letter de la ECA 15/Feb/2023

La semana pasada durante la implementación de un programa de validación de limpieza en un laboratorio, identificamos algunos aspectos sobre los que teníamos que trabajar, y quiero compartir con Uds. uno de los temas, me refiero al uso de detergentes. Está claro que si podemos limpiar nuestros equipos solamente con agua, sin utilizar detergente, es la situación ideal, aunque generalmente esto no sucede.

Les dejo estos TIPS:

• La selección del detergente depende del tipo de producto que debe limpiar.
• Una vez que valide un detergente, no debería cambiarlo a menos que valide otro.
• La validación de un detergente alternativo puede llevar tiempo, dinero y puede afectar el flujo de producción, sin embargo, es una ventaja frente a cualquier contingencia. Además puede ser llevada a cabo de forma gradual.
• Establezca con su proveedor un acuerdo de calidad, considerando entre otros temas:
  • El proveedor debe proporcionarle un método analítico validado para determinar los residuos del detergente.
  • Comunicación directa y temprana con el fabricante de detergentes para soporte o consultas, notificación de inconvenientes en el abastecimiento del producto, etc.
  • Cambio de formulación. El proveedor debe notificarlo sobre cualquier cambio de formulación, para que Ud. puede efectuar las evaluaciones del impacto sobre su proceso.

Espero que les resulte útil para revisar su situación actual.

Adaptado del Pharmaceutical on line Newsletter/ 21-feb-2023

Generalmente se utilizan dos técnicas de muestreo en la validación de la limpieza: la prueba de enjuague y la prueba del hisopo. Las siguientes son notas sobre posibles problemas con la prueba de hisopo.

En general, es posible el uso de hisopos para la detección de residuos químicos o microbiológicos. Por lo general, la recuperación de hisopos de microbiología es menor en comparación con las placas de agar para el muestreo de superficie microbiana, en estas notas nos referimos solo al hisopo para la detección de residuos químicos (residuos de productos o detergentes).

Pasos críticos durante la prueba de hisopo:

El propio proceso de muestreo con hisopo, además del análisis, que no se discutirá aquí, tiene dos pasos críticos que deben optimizarse teniendo en cuenta los materiales de la superficie y los residuos:

• Paso 1: Recogida de los residuos de la superficie en contacto con el producto utilizando el material del “swab head”.
• Paso 2: Transferencia de los residuos del material del “swab head” a la solución de extracción.

Además de una técnica de hisopo reproducible, el material del hisopo en sí mismo es crucial. El uso de hisopos de algodón ya no es “de última generación”. Estos pueden liberar partículas en la superficie de contacto del producto, desintegrarse durante el proceso de hisopado según la técnica de hisopado o no liberar los residuos en la solución de extracción. Los hisopos modernos tienen un material abrasivo que, además de disolver los residuos mediante el uso de una cabeza de hisopo humedecida, también los elimina mecánicamente de la superficie. En este caso, es importante la presión correcta, que se puede comprobar si el hisopo muestra una ligera flexión. En general, son preferibles las superficies de muestreo rectangulares muestreadas en un patrón de control. Para garantizar un área de muestreo correcta, se recomienda pasar el hisopo por carriles superpuestos y muestrear al menos el área de superficie especificada. Más área de superficie hisopada significa un “peor de los casos” y asegura que se genere un resultado bajo falso debido a una superficie más pequeña hisopada. Después de pasar la torunda, debe quedar en la superficie la menor cantidad posible de solución de extracción, que se utiliza para humedecer previamente el cabezal de la torunda. En casos especiales, puede ser útil limpiar la superficie nuevamente con un segundo hisopo seco. Además, debe tenerse en cuenta que después de los procesos de limpieza con medios tibios o calientes o un paso de secado, la superficie del equipo debe enfriarse a temperatura ambiente.

Dependiendo de la técnica de hisopo, la transferencia de los residuos se lleva a cabo secuencialmente en el paso 2. Aquí, el hisopo se agita en la solución de extracción entre los pasos de hisopo individuales. Después del muestreo, el hisopo generalmente se transfiere a la solución de extracción y se deja allí hasta el análisis. Antes de esto, se puede lograr una extracción mejorada adicional utilizando un agitador vibratorio o un baño ultrasónico. La recuperación de muestras se puede mejorar optimizando la solución de extracción. Esto depende principalmente del tipo y condición del residuo. Sin embargo, la solución de extracción en sí también debe ser fácil de limpiar y, además, no interferir con el análisis.

Autor: Dipl.-Ing. (FH) Robert G. Schwarz, publicado en News Letter ECA 1/3/2023