Muchas veces perdemos tiempo empujando objetivos o tareas triviales, sin importancia, tareas NO urgentes. Numerosos estudios demuestran que las personas que buscan tener más tiempo disponible son las que gastan imprudentemente, por ejemplo viendo series de TV, viendo las noticias más de una vez al día, escuchando o participando de chismes, etc.

Ser eficaz nos permitirá hacer más y más cada día de acuerdo a nuestro Plan, y finalmente obtener un mayor disfrute de la vida.

 

La matriz urgente/importante nos permite usar el tiempo eficazmente, no solo eficientemente.

¿Cómo utilizar la matriz importante / urgente para administrar su tiempo eficazmente?

¿Cuáles son las actividades importantes y cuales las urgentes?

El buen manejo del tiempo significa ser eficaz, así como eficiente, manejar el tiempo eficazmente y lograr lo que Ud. Quiere alcanzar, significa invertir tiempo en tareas importantes y no solo urgentes.

Para ello es necesario entender lo siguientes:

  • Actividades importantes: tienen un resultado que lo lleva a alcanzar sus objetivos, profesionales o personales.
  • Actividades urgentes: son las que exigen atención inmediata y con frecuencia están asociadas con el logro de metas de otra persona.

Las actividades urgentes exigen la atención debido a que las consecuencias de no tratar con ellas son inmediatas.

Uso de la matriz:

Es una poderosa herramienta para pensar en las prioridades, nos ayuda a separar la tendencia natural de centrarse en las actividades urgentes y focalizarse en lo realmente importante:

 matrizurgenteimportante

 PPio de Eisenhower:

“Lo que es importante rara vez es urgente y lo urgente es rara vez importante”

Siga estos pasos para utilizar la matriz para dar prioridad a sus actividades:

  1. El primer paso es hacer una lista de todas las actividades y proyectos que Ud. que tiene que hacer.
  2. Luego, en una escala de 1 a 5, asigne la importancia a cada una de las actividades (la importancia de la actividad para alcanzar sus objetivos o metas). Trate de no ocuparse por la urgencia en esta etapa.
  3. Luego evalúe la urgencia. Al hacer esto, trace cada elemento en la matriz de acuerdo a los valores que ha asignado.
  4. Ahora estudie la matriz usando las estrategias que se describen a continuación para el programa de prioridades.

Estrategias para los diferentes cuadrantes de la matriz

 Urgente e importante

Hay dos tipos distintos de actividades urgentes e importantes: los que no se han podido prever y los que uno ha dejado para último momento.

Estas últimas pueden evitarse si uno las planifica y evita dilatarlas.

Problemas, por otro lado, no siempre pueden preverse o evitarse. Aquí el mejor enfoque consiste en dejar algo de tiempo en su agenda para manejarlos y actividades no planificadas importantes.

Urgente y NO importante

Estas actividades le impiden a Ud. lograr sus metas, y completar su trabajo. Pregúntese si estas tareas pueden ser reprogramadas o si las puede delegar.

Una fuente común de este tipo de interrupciones es de otras personas en su oficina. A veces es más apropiado decir “No” con educación o animarlos a resolver el problema por si mismos. Como alternativa, intente programar un tiempo en el cual Ud. Está disponible. Al hacer esto, Ud. Será capaz de concentrarse en sus actividades importantes por períodos de tiempo más largos.

No Urgente, pero importante

Estas son las actividades que le ayudan a alcanzar sus metas personales y profesionales y completar un trabajo importante. Dedíquele el tiempo necesario para hacerlas y que no se conviertan en urgentes.

No Urgente y No importante

Estas actividades son distracciones, y deben ser evitadas si es posible. Algunas pueden ser actividades que otras personas quieren que Ud. Haga, pero que no contribuyen a sus propios resultados deseados. Una vez más, decir “NO” con cortesía, si es posible.

Punto clave:

La matriz urgente / importante nos ayuda a ordenar la lista de tareas e identificar rápidamente las actividades importantes.

Deje una Respuesta