En diferentes oportunidades se me han presentado discusiones acerca de si podemos o NO validar las planillas Excel. Están los que sostienen que son invalidables y por otro lado están los que insisten en la validación de las mismas, pero permítanme darles mi punto de vista, más allá de las palabras: Validación o NO Validación, todos los que usamos, los que usan y porque no los que usarán planillas de cálculo, necesitan confiar en las mismas, saber que tanto los cálculos, como las “decisiones” que toman son correctas entre otras cosas.


Hoy me quiero referir de manera simple a la validación de hojas de cálculos para el uso GxP y darles una idea general que puede ser aplicable a la mayoría de las hojas de cálculos que utilizamos, claro que las hay generales y también las hay hechas a medida.
Asumamos que la hoja de cálculo que necesita validación, ya ha sido escrita,  esto es con lo que nos encontramos en la mayoría de los casos.
Las bases de nuestro enfoque son las siguientes:
•    Confeccionar un plan maestro de validación de la planilla de cálculos, conteniendo las prácticas básicas de documentación y la metodología a utilizar. Este documento puede ser aplicado a varias planillas de cálculos y no sería necesario revisarlo o aprobarlo para cada validación.
•    Definir los requerimientos para cada planilla o gráfico y los ensayos a efectuar para verificar los requerimientos.
•    Disponer de definiciones y fórmulas de testeo
•    Definir la seguridad de cada planilla.
La metodología consiste en definir como ingresamos información en los requerimientos y documentos de especificaciones de diseño y luego describimos como vamos a testear las hojas de cálculo en los protocolos de testeo.
Especificación de requerimientos
La Especificación de requerimiento debería incluir todos los requerimientos que su planilla de cálculo debe llevar a cabo.
Este documento debería ser simple y relativamente NO técnico de manera de que cualquiera que lea el documento pueda entender cuáles son los requerimientos. Debe contener:
•    Un template común de validación de planillas
•    Para cada planilla: las fórmulas, las celdas de ingreso de datos y las celdas de salida u output.
•    Definidos los distintos permisos de acceso a la planilla.
Especificación de diseño
Una vez definidos los requerimientos para cada planilla, elaboramos la especificación de diseño del software, o sea como son implementados los requerimientos. Este documento debería incluir suficiente información de modo que un desarrollador podría (teniendo como base esa información y leyendo la especificación de requerimiento) crear el proyecto del software entero.
Podemos dividirlos en 4 secciones:
1.    Inputs
Documentar las celdas de los usuarios que están para ingresar o actualizar datos. En un sistema automatizado, puede además definir el origen del dato ingresado o instrucciones. Si cualquier regla de validación es usada para darle validez al ingreso de datos, esto debería ser documentado aquí.
2.    Proceso
Documentar las fórmulas que son usadas en la planilla. Cualquier macro a medida o código es además documentado aquí. La mayoría de los errores que se encuentran en las validaciones de planilla están en las fórmulas. La mejor forma que nosotros hemos encontrado para hallar estos errores es definir la fórmula usando el nombre actual de las variables representadas como celdas inputs. Luego testear:
3.    Outputs
Los resultados, los cuales pueden estar en una celda o rango de las mismas, o en una gráfica o exportados a otro archivo.
4.    Seguridad
Podemos decir que: “toda celda que no requiera del ingreso de datos debería ser boqueada para prevenir cambios”, claramente deben estar definidas las celdas donde debemos ingresar datos y el resto de las mismas deben estar protegidas.
Protocolos de testeos
Los testeos de cualquier planilla de cálculos deberían probar que los requerimientos fueron adecuadamente implementados de acuerdo a las especificaciones de diseño.
El testeo de IQ es usualmente limitado para asegurarnos que el archivo está en una ubicación donde los usuarios puedan acceder a él.
El OQ está referido principalmente a verificar las fórmulas y además testear la seguridad de cada planilla para verificar que todos los non input cells están bloqueados y prevenir cambios. El IQ y el OQ pueden ser combinados en un único documento llamado Protocolo de IOQ.
Para comenzar a generar nuestros casos de ensayos, una posibilidad es dividir los testeos en Inputs, procesos, outputs, y por último los testeos de seguridad.
CONCLUSION
Las planillas de cálculos como por ejemplo Excel usadas en entornos regulados deberían ser verificadas en cuanto a su exactitud. Adicionalmente, los cálculos usados en el programa de la misma deberían estar documentados.
El tema es definir: que verificar, cuando verificar y cómo documentar dicha verificación.
Esta metodología resultará en una especificación de requerimiento funcional / usuario, una especificación de diseño de software y un IOQ (protocolo) listo para aprobar y ejecutar.
Cualquier desvío hallado durante los testeos puede ser manejado de acuerdo a las prácticas de Validación existentes y un informe resumido que muestre que todas las actividades especificadas en el MP de validación o SOP pueden ser generadas.

Espero que les haya resultado interesante, y si Ud. está interesado en este tema consúltenos a comunicacion@cgmpdoc.com trataremos de encontrar la solución a sus necesidades.

22 Comments

  1. Lauri Buzó dice:

    Estimados, me gustaría poder acceder al curso, el tema es que soy de Uruguay.Me podrían informar como debo proceder.

    Desde ya muchas gracias, espero su pronta respuesta.

    Sdos Lauri Buzó

  2. cgmpblog dice:

    Estimada Lauri,
    muchas gracias por contactarnos.
    Le cuento que no hay inconvenientes con la distancia, en este caso Ud. hace la transferencia bancaria vía Wester Union de $ 1050 (equivalentes a 230 dólares USA) y dentro de las 48 hs. le enviamos:
    * La capacitación (incluyendo el cuestionario para su evaluación)
    * EL SOP de Administración y Validación de planillas excel
    * El caso práctico, donde Ud aplicará los conceptos adquiridos en la elaboración de una planilla con su validación.
    Le dejo los datos para la trasnsferencia vía wester Union:
    Nombre: Gabriela Iris Berenblum
    DNI: 12.945.357
    Domicilio: Av. Angel Gallardo 756 C.A.B.A. -Argentina
    Saludos
    Adrián Perper

  3. Sabrina Lozano dice:

    buenos dias, quisiera conocer si existen otros medios de pago ademas del de transferencia bancaria.
    muchas gracias

  4. cgmpblog dice:

    Sabrina, tenemos otras formas. Si nos dejas algún número TE te llamamos y te contamos.
    Adrián Perper

  5. MANUEL CEDRES dice:

    por favor quisiera una actualización de costos, contenido del curso y si pueden enviarme los datos de la transferencia a mi correo

  6. cgmpblog dice:

    Estimado Manuel, durante el día de hoy le estaremos enviando la información solicitada.
    Cordiales saludos. Adrián Perper.

  7. tristan dice:

    Estimados estoy interesado en el curso. Me podrian mandar programa y costo a mi email por favor. desde ya muchas gracias

  8. cgmpblog dice:

    Estimado Tristan, muchas gracias por su contacto.
    El Curso de Validación de Planillas Excel mencionado en el mail anterior es un Curso en Power point con notas aclaratorias y Cuestionario de Evaluación además posee un Caso Práctico y conjuntamente se les envía un SOP de Administración y Validación de planillas Excel.
    Le dejamos el acceso al link del pack: http://cgmpdoc.com/comunicacion/packs/item/23-pack-validacion-excel
    El costo es de $1527, el plazo de entrega es de 72 hs luego de acreditado el pago del pack.

    En caso de querer participar de un curso presencial, dictaremos uno sobre el tema en Agosto/2014 .En cuanto tengamos la fecha exacta le informaremos por mail.

    Cabe agregar que cGMPdoc también está dictando cursos in company, por lo que en caso de conformar un grupo de participantes, se les podría presentar un presupuesto y evaluar que modalidad les es más conveniente.

    Ante cualquier duda , estamos a su disposición
    Cordialmente,
    Gabriela Berenblum
    cGMPdoc

  9. tristan dice:

    Estimada Gabriela:
    Estoy interesado en el pack. Como hago para el pago del curso, desde ya muchas gracias

  10. cgmpblog dice:

    Estimado Tristan, te envio por email las condiciones de pago.
    saludos
    Gabriela

  11. Agustina dice:

    Estimados,

    Estoy interesada en el curso. Quería saber como es el tema de las evaluaciones y si entregan algún certificado del mismo.

    Muchas Gracias

  12. cgmpblog dice:

    Estimada Agustina, muchas gracias por contactarnos.
    te cuento que actualmente tenemos tres posibilidades de entrenamiento sobre el tema:
    1. Taller de validación de planillas Excel (curso presencial), a dictarse el 15 de agosto de 9 a 17 hs y su costo es de 1,400 pesos, el mismo tiene formato teórico práctico y al final hay un cuestionario de evaluación del curso y se entregan certificados del taller.
    2. Una propuesta de pack: el mismo contiene, un SOP de administración y validación de planillas Excel, con modelo de especificación de planillas Excel, además una capacitación power point sobre el tema (contiene un cuestionario de evaluación del material) y un caso práctico para ser resuelto. El costo del pack es de 1527 pesos.
    3. Podemos dictar este curso “In Company”, para ellos es necesario saber la cantidad d epersonas a entrenar y el nivel a alcanzar, por eso el costo de esta modalidad es presupuestado.
    Espero haber sido claro y si te queda alguna duda, enviamela por esta vía o a info@cgmpdoc.com
    Adrián Perper

  13. Agustina dice:

    Muchas gracias por la respuesta.

    Con respecto al Pack, ustedes luego corrigen la evaluación y entregan certificado o eso solo se incluye en el curso presencial.

    Saludos

  14. cgmpblog dice:

    No solemos entregar certificados cuando enviamos materiales de entrenamiento. Lo que si hacemos es asegurarles soporte en lo relacionado a las resoluciones de los casos prácticos, dándoles a Uds. nuestra propuesta de resolución del caso o guiándolos en el caso que necesiten soporte.
    saludos. Adrián

  15. Agustina dice:

    Me podrían pasar los datos para la transferencia. Pueden hacer factura A.

    Muchas gracias

  16. cgmpblog dice:

    Estimada Agustina

    la razón social es de monotributista por lo que entregamos únicamente factura C. Los datos de la cuenta para depositar o realizar transferencia son:
    Tipo de Cuenta Caja Ahorro $
    Nro. de Cuenta 191-043-001257/4
    CBU 1910043855104300125749
    Banco Credicoop
    CUIT 20-13827550/8
    Titular: Adrián Perper
    te pedimos, por favor, cuando realices la transferencia, que envíes digitalmente el comprobante de la misma para acelerar la entrega del material, el cual lo recibirás dentro de las 48 hs de confirmado el pago.
    desde ya muchas gracias, saludos
    Adrián

  17. Agustina dice:

    Disculpa. Hay posiblidad de que haya una bonificación en el curso de agosto si compro el material ahora?

    Saludos

  18. cgmpblog dice:

    Hola Agustina, muchas gracias por contactarnos.
    En el caso de inscribirse en el curso de agosto en estos momentos, le haríamos un descuento del 10 % sobre el valor total.
    Espero que esta propuesta le resulte interesante.
    si requiere mas información, solicítela a info@cgmpdoc.com
    saludos
    Adrián Perper

  19. Martin dice:

    Buenos dias, mi nombre es Martin Pitkowski y me comunico desde de la empresa ATANOR. Queria consultarles por un mail de contacto para hacerles algunas consultas

    Desde ya muchas gracias

  20. cgmpblog dice:

    Estimado Martín, es un gusto contactarlo.
    Mi nombre es Adrián Perper y le dejos dos emails donde puede enviarme consultas:
    aperper@cgmpdoc.com
    info@cgmpdoc.com
    Le dejo mis saludos y espero su contacto.
    Adrián

  21. Maura Torres Ortega dice:

    Por favor quisiera una actualización de costos, contenido del curso y si pueden enviarme los datos de la transferencia a mi correo.

  22. cgmpblog dice:

    Hola Marua, acabamos de enviarte vía email la información solicitada. Para tu conocimineto podemos además implementar procesos “In Company” como por ejemplo, el proceso de validación de planillas excel, para que Uds. si no las tienen validadas, puedan en unos días, tener el SOP, la gente entrenada, un plan, una planilla validada y a partir de ahi siguen adelante.
    Saludos. Omar

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