¿Cómo alentamos el auto-manejo de las reuniones de pie?

El último en llegar habla primero

Durante una reunión de pie, los asistentes necesitan saber que se supone que hablen primero. Que el facilitador decida quién debe hablar es una fuerza sutil aunque definitiva contra la auto-organización. El equipo debe saber sin intervención quién habla primero.

Por lo tanto: acuerde que el último en llegar es el primero en hablar. Esta es una regla simple que también tiene el beneficio agregado de alentar a las personas a ser puntuales para llegar a la reunión de pie.

Sistema Round Robin

Durante una reunión de pie, los asistentes necesitan saber quién se supone que hable a continuación. Durante una reunión de pie, los asistentes necesitan saber que se supone que hablen primero. Que el facilitador decida quién debe hablar es una fuerza sutil aunque definitiva contra la auto-organización. El equipo debe saber sin intervención quién habla a continuación.

Por lo tanto: use una regla predeterminada simple como el Sistema Round Robin para determinar quién debe hablar luego. No importa si es en sentido de las agujas del reloj o al revés. Lo importante es que el equipo conduzca la reunión, no el facilitador ni el gerente.

Pasar el elemento

Con mecanismos de orden simples y predecibles (por ejemplo: sistema Round Robin) es muy fácil que los participantes ignoren a los demás hasta que se acerca su turno. Puede haber una tendencia a pensar en otras cosas en lugar de prestar atención a lo que los otros dicen.

Por lo tanto: introducir un mecanismo de orden impredecible, como tirar un elemento (por ej. Una bola) para determinar quién debe hablar después. Esto también simplifica decidir quién habla primero ya que será la persona que tome el elemento (o la primera persona a la que se le arroja).

Arrojar algo alrededor introduce algo de diversión al ritual de pie de todos los días y entonces sirve como un buen mecanismo de infección para los otros que observan los equipos.

La primera vez que aprendí este patrón en un proyecto estaba con Simón Stewart. Usamos una pequeña bola pero puede usarse casi cualquier cosa como elemento. Otros equipos han usado pelotas de Rugby (Gibbs, 2006, Rugby) o hasta juguetes de plus (Mar, 2006).

Pero: con equipos más grandes, puede hacerse difícil recordar quién ya ha hablado. En esos casos, puede ser más fácil apegarse a mecanismos más simples como el Round Robin. De acuerdo a la cultura de la organización o aún del equipo, arrojar una bola también puede parecer poco profesional y crearía una percepción negativa innecesaria del ritual subyacente.

Tomar una carta

Durante una reunión de pie, los asistentes necesitan saber quién se supone que hable primero y después de eso, quién hablará después. Que el facilitador decida quién debe hablar es una fuerza sutil aunque definitiva contra la auto-organización. Al equipo no le gusta pasar el elemento porque generalmente tienen café en las manos.

Por lo tanto: que los miembros del equipo tomen una carta con un número que determine el orden en el que hablarán (Rusell, 2006).

Rotar el facilitador

Los miembros del equipo están informando al líder, es decir, sólo están hablando al facilitador de la reunión en lugar de a los demás. Sólo el facilitador de la reunión está mencionando y tratando los temas del proceso relativos a la reunión de pie. Queremos que el equipo se haga dueño de la reunión y esto requiere eliminar cualquier dependencia de un único facilitador.

Por lo tanto: rote el facilitador. Rotar la asignación del responsable para asegurar que las personas que asisten a la reunión se ajusten a las reglas acordadas.

Pero: los equipos que no son experimentados en estas reuniones se benefician mucho de tener un coach experimentado en el proceso. Se trata más de que el equipo deba madurar para tomar mayor control de la reunión. En algún punto, no debe requerirse ningún facilitador explícito.

Quiebre el contacto visual

Los miembros del equipo están informando al líder, es decir, sólo están hablando al facilitador de la reunión en lugar de a los demás. Queremos que el equipo se haga dueño de la reunión y esto requiere eliminar cualquier dependencia de un único facilitador.

Por lo tanto: el facilitador debe romper el contacto visual (Nicolette, 2006) como una manera sutil de recordarle al que habla que debe dirigirse al equipo, no sólo a la persona. Una manera de hacerlo es moverse (Shimp, 2006) para que el que está hablando no pueda ver al facilitador.

Los olores surgen cuando las cosas están saliendo mal

Soporté reuniones de pie regulares por tres años. Lo que hacía a las reuniones más dolorosas era mi jefe (lo llamaré Wally). Su razón principal para la reunión de pie no era aumentar la eficiencia o adoptar XP sino acortar la interacción humana más allá de cualquier cosa directamente relacionada con el producto de trabajo… Para Wally, sin embargo, la reunión (como la reunión de los lunes a las 7 a.m. y la de los viernes a las 5 p.m.) eran una prueba de lealtad diseñada para reforzar la relación empleador-empleado. (LaPlante, 2003)

La sensación de una reunión de pie efectiva es cómo sabe que las cosas están saliendo bien. Los olores aparecen cuando sabe que las cosas salen mal. Es importante notar que aún si no tiene olores, esto no significa que la reunión está saliendo bien. Sólo significa que no “apesta”.

La mayoría de los olores se unen a los patrones previos. Para aquellos que no, los temas subyacentes tienden a ser más sutiles o están fuera del alcance de la reunión diaria y las personas tendrán que encontrar sus propias soluciones.

Informar al líder

Los miembros del equipo deben dirigirse al equipo. Esta no es una reunión de “informe al amo del scrum”. (Cochango, 2006)

Los miembros del equipo se enfrentan y hablan al gerente o al facilitador de la reunión en lugar de al equipo. Esto indica que la reunión de pie diaria es para el gerente o facilitador cuando en realidad se supone que es para el equipo. Hay distintas formas de romper esta dependencia: rotar el facilitador, romper el contacto visual, cambiar la forma de Ayer –  hoy – obstáculos, usar arrojar el elemento, etc.

Personas que llegan tarde

Esto se trató directamente en mismo lugar, misma hora, pero como mencionamos podría indicar que la reunión se está realizando en un horario o lugar incorrecto.

La reunión de pie empieza el día… tarde

Como la reunión de pie se ve como el inicio del día de trabajo, no se trabaja antes de la reunión. De acuerdo a cuán tarde durante la mañana sea la reunión, esto puede tener un impacto significativo sobre las horas de trabajo. Esto lleva a No usar la reunión de pie para empezar el día.

Los observadores interrumpen

La interrupción regular de los observadores es muy molesta para la presentación del equipo porque desafía la premisa de que la reunión diaria es primariamente para el equipo. La interrupción también amenaza quince minutos o menos. Haga cumplir cerdos y pollos.

Socializar

Una de las metas de la reunión es aumentar la socialización del equipo. Sin embargo, la reunión de pie diaria no es para que los miembros del equipo se “pongan al día” entre ellos sobre temas no relacionados al proyecto. Es difícil dar ejemplos de esto ya que el grado en que la socialización pasa de construir el equipo a distraer varía de equipo a equipo. El umbral puede detectarse de las conductas de los participantes que no están directamente involucrados en la socialización. Si sus niveles de energía permanecen altos, entonces probablemente sea sólo construcción del equipo; si sus niveles de energía caen, entonces llevarlo fuera de la línea y quizás darle a los otros un foro para actuar como un bebedero de agua (OrgPatterns WaterCooler).

No recuerdo

“¿Qué hice ayer?… No me acuerdo… ¿Qué voy a hacer hoy?… No lo sé…”

Las reuniones de pie son reuniones. Como todas las reuniones, los participantes tienen una responsabilidad de prepararse. En este caso, todos los participantes son responsables de conocer las respuestas Ayer- hoy-obstáculos. Puede haber más flexibilidad cuando se trata de no saber que se hará hoy ya que a veces no hay nada específicamente programado excepto elegir la próxima máxima tarea prioritaria de la lista.

La falta de preparación causa un ritmo más lento que produce menor energía. También trae el riesgo de no lograr quince minutos o menos, lo que reduce aún más los niveles de energía.

Contar historias

En lugar de proporcionar una breve descripción de un tema, el participante brinda suficientes detalles y contexto para que los otros se desconecten. La regla general es identificar los obstáculos durante la reunión y discutir los detalles después de la reunión de pie. Esto puede resumirse como “Dime el titular, no toda la historia” o llevarlo fuera de la línea.

Resolución de problemas

La clave para mantener las reuniones de pie en quince minutos o menos es limitar las historias y no sucumbir a la resolución de problemas durante la reunión. Llevarlo fuera de la línea.

Baja energía

Podría indicar una ralentización debido a las historias contadas, resolución de problemas, etc. En este caso llevarlo fuera de la línea. Podría ser simplemente un tema del tamaño del equipo. Podría ser la hora del día lo que sugiere intentar la alternativa de usar la reunión de pie para empezar el día y no usar la reunión de pie para empezar el día.

No se mencionan obstáculos

Pueden existir diversas razones para que no se mencionen los obstáculos, no recordar, alto umbral de dolor, falta de confianza para mencionar los temas (porque los obstáculos no son eliminados, los observadores interrumpen con la culpa), etc. De acuerdo al contexto, sólo introducir ayer-hoy-obstáculos y hacer cumplir cerdos y pollos puede no ser suficiente. Introducir un cuadro de bloqueo puede proporcionar un medio menos controversial para mencionar los obstáculos. Las retrospectivas (Kerth, 2001) son una manera efectiva de descubrir la razón subyacente por la que los obstáculos no se mencionan.

Los obstáculos no son eliminados

Con la excepción de un ambiente de echar culpas, la manera más segura de hacer que las personas dejen de mencionar los obstáculos es no eliminarlos. Para hacer difícil olvidar y/o ignorar los obstáculos, haga un seguimiento público de ellos con un cuadro de bloqueo.

Los obstáculos sólo se mencionan en la reunión de pie

Las reuniones de pie actúan como red de seguridad. En el peor de los casos, se comunicará un obstáculo al equipo dentro de un día. Sin embargo, llevar a cabo reuniones de pie no pretende hacer que se detenga la mención y la resolución de temas durante el día. Introducir una medio alternativo para mencionar obstáculos como un cuadro de bloqueo puede ayudar. De lo contrario, las razones subyacentes pueden descubrirse usando restrospectivas.

Si la sensación es buena, probablemente esté bien

Espero que este trabajo le haya brindado algunas ideas sobre los detalles sutiles de las prácticas de reuniones de pie efectivas y también los indicadores comunes de problemas. Debería quedar claro que una reunión de pie diaria no sólo se trata de pararse juntos todos los días.

Es importante no estar demasiado preocupados por no conocer todos los patrones o aún por tener algunos de los olores. Si se satisfacen todas las metas y la “sensación” es buena, probablemente esté bien. Después de todo, sólo se trata de pararse juntos todos los días.

Espero que les haya resultado interesante y los estimulo a implementar el uso de las reuniones de pie.

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