Posts tagged ‘Sistemas computarizados’

  1. Hay una separación clara de responsabilidades y cooperación entre todo el personal relevante tal como propietario del proceso de negocios, propietario del sistema, una persona calificada de QA e IT?
  2. Hay un Análisis de riesgo documentado efectuado a lo largo del ciclo de vida del sistema computarizado, teniendo en cuenta la justificación para la validación, seguridad del paciente, integridad de datos y la calidad del producto?
  3. La documentación de validación incluye los registros de Controles de Cambios (si los hay) y los reportes sobre cualquier desvío observado durante el proceso de validación?
  4. Hay una URS para cada sistema, donde se describen las funciones esperadas por los usuarios y estas son trazables a lo largo del ciclo de vida de los documentos?
  5. Para la validación de SC customizados / categoría 5 GAMP5, hay un proceso “in place” para asegurar el análisis formal y el reporte de calidad y medidas de la performance para todas las etapas del ciclo de vida del SC?
  6. En el caso que sean transferidos datos a otro formato de datos o sistema. La validación incluye la verificación que los datos no han sido alterados en valor y/o significado durante el proceso de migración?
  7. En el caso que el SC intercambie datos electrónicamente con otros sistemas. Hay chequeos incorporados apropiados para verificar el correcto y seguro ingreso y proceso de los datos, de manera de minimizar los riesgos?
  8. En el caso que sean ingresados datos de forma manual. Hay una verificación adicional efectuada por una segunda persona o medio electrónico validado para asegurar la exactitud de los mismos? La criticidad y las consecuencias potenciales de potenciales errores o datos ingresados de forma incorrecta debería ser cubierta por la gestión de riesgo.
  9. Cómo es la seguridad de los datos frente al daño (tanto física como electrónica)? Los datos almacenados deberían ser chequeados para su accesibilidad, lectura y exactitud. El acceso a los datos debe ser asegurado a lo largo del período de retención.
  10. Es efectuado un back up de los datos de forma regular? La integridad y exactitud del back up de datos y la capacidad para recuperar datos debe ser verificada durante la validación y el monitoreo periódico.
  11. Es posible obtener copias impresas de datos almacenados electrónicamente de forma clara?
  12. Para registros que soportan la liberación del lote, es posible generar impresiones indicando si alguno de los datos ha sido cambiado desde la entrada original?
  13. Hay un “Audit Trail” diseñado dentro del sistema el cual registra todo cambio GMP relevante y las eliminaciones?
  14. Todos los cambios y eliminaciones de datos GMP relevantes son documentadas con una justificación?
  15. Los audit trails están disponibles y convertibles a un formulario comprensible?
  16. Los cambios a un SC son incluidos en un sistema de configuración hecho en una forma controlada de acuerdo a un procedimiento definido?
  17. Todos los SC son periódicamente evaluados para confirmar que ellos se mantienen en un estado validado y están en cumplimiento de las GMP? Las evaluaciones deberían incluir, si es apropiado, el rango actual de funcionalidad, el registro de los desvíos, incidentes, problemas, historial de las actualizaciones, performance, confiabilidad y reportes de estatus de validación.
  18. Hay controles físicos y lógicos, “In Place” para restringir el acceso a los SC a las personas autorizadas? Por ejemplo, uso de claves, tarjetas, código personal con contraseñas, biométricas, para restringir el acceso a áreas del equipamiento computarizado y almacenamiento de datos.
  19. Los sistemas de gestión de datos y documentos están diseñados para registrar la identidad de los operadores que ingresan, cambian, confirman o borran datos incluyendo la fecha y la hora?
  20. Cómo son reportados y evaluados los incidentes? La causa raíz del incidente debe ser identificada y debe ser la base de la acción correctiva (CAPA).
  21. Ha sido efectuada la evaluación de la parte 11 para los sistemas relevantes?
  22. Hay un procedimiento que confirma que la firma electrónica tiene el mismo impacto que las formas manuscritas dentro de los límites de la compañía?
  23. Las firmas electrónicas permanecen relacionadas a sus respectivos registros electrónicos?
  24. Cuando el sistema computarizado es usado para la certificación y liberación de lotes, el sistema permite solo personas calificadas para certificar la liberación de los lotes y claramente identificada y registra la persona que libera y certifica los lotes? Esto podría ser efectuado utilizando una firma electrónica.
  25. Los datos han sido chequeados para su accesibilidad, disponibilidad e integridad?

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El proceso de Análisis de riesgos conducido como parte del ciclo de vida de validación de sistemas computarizados, nos permite poner el énfasis y la atención apropiada en aquellas partes del sistema que pueden tener potencial impacto sobre la seguridad al paciente, la calidad del producto y la integridad de datos.

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Es recomendable conformar un equipo para el manejo de la validación de los sistemas computarizados inicialmente, y para el posterior manejo de los cambios que pudiera tener el sistema durante su uso productivo. Este equipo debe tener como mínimo de los siguientes roles:

  • Propietario del sistema (inicialmente este role puede ser llevado a cabo por el manager del proyecto)
  • Propietario de procesos del negocio
  • Proveedor (o representante técnico)
  • Representante de IT (con formación en Compliance)
  • Representante de Quality Assurance

Los principios de evaluación y gestión de riesgos son aplicados desde que se introduce un sistema informático a la planta, y además durante el control de cambios, la revisión periódica y el decomiso del mismo.

Como parte de la implementación inicial del sistema computarizado, se evalúan los riesgos del proyecto, por ejemplo: restricciones de recursos, falta de conocimiento técnico, financiación, estabilidad del proveedor, etc. Estos riesgos del proyecto pueden ser manejados por el Propietario de procesos del negocio o Project Manager.

Registro del sistema y determinación del impacto regulatorio

Se trata de la primera etapa de análisis de riesgos del sistema, donde se efectúa una evaluación regulatoria (por ej. si el sistema tiene impacto GxP), o es crítico para el negocio, SOx, Finanzas, Privacidad de datos, eDiscovery. Luego de esta evaluación, se toma y se registra la decisión sobre si el sistema será validado.

Clasificación de riesgo del sistema

Si un sistema computarizado debe validarse entonces debe llevarse a cabo una clasificación de riesgo del sistema para ayudar a determinar el nivel y el alcance de las actividades de validación requeridas. Los resultados de la clasificación de riesgos deben ser registrados.

La clasificación de riesgos del sistema asigna un score que puede ser Alto, Medio o Bajo basado en:

  • El status GxP del sistema
  • El status de evaluación del proveedor (Rojo, Amarillo o Verde)
  • La categoría GAMP5 del sistema
  • Si el sistema almacena registros GxP
  • Si el sistema tiene una red de conectividad.

Estos factores son registrados en el sistema de registro.

Esta clasificación de riesgo pretende reflejar el potencial nivel de riesgo que el sistema tiene para el proceso de negocio, por ej. Si el sistema fue desarrollado a medida, de acuerdo a las GAMP es categoría 5, o el proveedor tiene un sistema de gestión de calidad que NO es lo suficientemente maduro, la clasificación de riesgo del sistema establecida será mayor para asegurar que se aplican controles más exhaustivos durante el ejercicio de validación del sistema.

Para cada sistema, los entregables requeridos son descriptos en el Plan de Validación del sistema computarizado. El nivel de las actividades de validación dependerá de la clasificación del sistema, bajo, medio o alto, el paquete de testeos y su ejecución podría ser efectuado por el proveedor en el caso de un sistema de bajo riesgo, aunque en el caso de un sistema de alto riesgo, el paquete suele ser desarrollado en conjunto (proveedor + laboratorio) y la ejecución puede ser efectuada por el proveedor con la aprobación final del laboratorio o efectuada por el laboratorio.

Análisis de riesgo funcional

Si es requerido, un análisis de riesgo funcional es llevado a cabo. Esto se puede hacer a un nivel alto y / o un nivel funcional. El factor clave para llevar a cabo una evaluación de riesgos funcional es en los casos donde los escenarios de riesgo y la probabilidad y controles de mitigación no pueden determinarse sólo por hacer una evaluación de alto nivel y donde se requiere más detalle. Evaluación del riesgo sólo puede llevarse a cabo una vez que el diseño del sistema se ha acordado y aprobado. Los sistemas de bajo riesgo no necesitan someterse a una Evaluación de Riesgos. Los sistemas clasificados como de medio y alto riesgo deben someterse a una evaluación de riesgos en un nivel alto como mínimo. Una evaluación de riesgo alto nivel considera requisitos en grupos.

  • La primera etapa es para clasificar los requerimientos. Dentro del URS, para cada requerimiento:
    • Establecer el impacto GxP
    • Establecer la criticidad para el negocio
    • Establecer cualquier otra área sujeta a regulación, ej. SOx, Financiera, Privacidad de datos, eDiscovery.
  • La segunda etapa implica la realización del análisis de riesgo para cada requerimiento

El foco de la evaluación está en la interacción del sistema con el proceso de negocio.

El análisis de riesgo debe considerar, para cada requerimiento:

  • Qué podría salir mal (modos de fallas);
  • Probabilidad
  • Impacto
  • Detectabilidad

Luego se lleva adelante un sistema de score de riesgos basados en la probabilidad de ocurrencia, el impacto o severidad del evento y la detectabilidad del mismo (según el enfoque de la GAMP5), el foco debe estar en aquellos ítems donde la clasificación final del riesgo del sistema es medio o alto.

A modo de ejemplo podemos utilizar los siguientes valores:

Probabilidad (1-3)

Severidad (1-3)

Detectabilidad (1-5)

De acuerdo a estos valores, el score mínimo es 1 y el máximo a obtener es 45 y podemos valorar los riesgos de la siguiente manera:

Bajo riesgo (1-4)

Riesgo medio (5-10)

Alto riesgo (>10)

  • La tercera etapa en el proceso es para identificar los controles de mitigación para cada requerimiento. Los controles incluyen testeos técnicos y de negocios, SOPs, requerimientos de entrenamiento, etc.
  • El reporte de la Evaluación de Riesgos funcional, puede ser elaborado utilizando un modelo o template adecuado, y el mismo debe ser aprobado por QA.

Introducción

Cualquier planta GMP que elabore, envase, controle y/o distribuya productos farmacéuticos se apoyará en mayor o menor grado en sistemas computarizados. Estos son fundamentales para garantizar que los procesos y los datos son fiables y seguros. Con el fin de lograr esto,  los sistemas computarizados deben mantenerse en un estado validado.
La validación de un sistema computarizado es el establecimiento de pruebas documentadas que proporciona un alto grado de seguridad que funcionará consistentemente, de acuerdo con las especificaciones predeterminadas y atributos de calidad durante todo su ciclo de vida.

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¿Qué es una auditoría de sistemas informáticos en una planta GMP?

Una auditoría de los sistemas informáticos es una revisión o inspección de las prácticas, los procedimientos, métodos y normas de la planta GMP que se aplican durante el ciclo de vida del sistema informatizado.
Su objetivo es determinar si la validación del sistema informático es adecuada para satisfacer las expectativas de la regulación y del laboratorio y que el proceso se ejecuta constantemente y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
La auditoría también determina cómo se desarrollan, mantienen y utilizan en la Planta los sistemas informáticos.
Gestión de los Sistemas Computarizados

Es importante establecer que los sistemas informáticos son manejados adecuadamente dentro de la planta. Ellos deben estar cubiertos por un sistema de gestión de calidad. Este puede ser el mismo que el resto de la planta o puede ser uno específico, a medida, para los sistemas computarizados.
Procedimientos y normas deben existir para abordar las siguientes áreas:

  • Ciclo de Vida de los sistemas computarizados
  • Requerimientos funcionales
  • Especificaciones de Diseño
  • Testeos
  • Instalación / Implementación
  • Soporte / Mantenimiento
  • Control de Cambios / Gestión de la Configuración
  • Back UP / Restauración
  • Continuidad del negocio y recuperación de desastres
  • Seguridad
  • Decomiso
  • Gestión de desvíos

Es importante determinar el papel de Aseguramiento de la Calidad (QA) en la gestión de los sistemas informáticos. Aseguramiento de la Calidad puede estar involucrado en cada paso del proceso de validación o limitada a la aprobación independiente de las entregas de validación. Es posible que una función separada de Gestión de Calidad IS (ISQM) (dentro de la organización IS) lleve a cabo todas o algunas de las actividades de control de calidad. Es importante que la relación y el papel de las organizaciones de control de calidad e ISQM están documentadas y que la independencia del grupo de desarrollo del sistema se mantenga.
Los procedimientos deben describir qué nivel de aprobación se requiere para cada entregable de validación. Como mínimo, la aprobación QA se esperaría para los Planes de validación, requerimientos e informes de validación y documentación de control de cambios. Si se producen desviaciones a los procedimientos, confirmar que están documentados, evaluados y aprobados.
Un inventario de los sistemas debe existir para identificar todos los sistemas de la planta, detallando el propietario y el impacto GMP. Cualquier sistema con un impacto GMP que se encuentra actualmente en funcionamiento debe ser validado. La infraestructura de IT también debe ser identificada.
Sistemas críticos GMP pueden incluir:

  • Sistema de Control de Procesos (SCADA (Supervisory control and data acquisition), autoclaves)
  • Sistemas de Monitoreo Ambiental
  • LIMS (Laboratory Information Management System)
  • MES (Manufacturing Execution Systems)
  • Sistema de gestión de documentos
  • ERP (Enterprise Resource Planning) por ejemplo, BPCS, SAP, etc.
    Debe quedar claro cómo se determina, evalúa y documenta el impacto GMP o criticidad de un sistema.

Validación

Entregables de validación

En general, las prácticas de documentación GMP estándar debe aplicarse a toda la documentación de validación del sistema computarizado. Como mínimo esto incluye paginado, datos, historial de revisiones, versión de los documentos, aprobaciones, y otras buenas prácticas de documentación.
Plan de Validación

El Plan de Validación proporcionará información de planificación específico en lo que respecta a las actividades de validación que se realizarán para el sistema. El Plan de Validación describe el enfoque de validación que debe tomarse, indica los entregables de validación y proporciona criterios de aceptación claros. El alcance y la profundidad de validación del sistema computarizado varían, dependiendo de la naturaleza y la complejidad del sistema. Un enfoque de categorización se puede tomar donde los sistemas se agrupan en función de su complejidad y su uso.

La GAMP5 clasifica a los sistemas en 4 categorías:

  • 1. Sistemas Operativos disponibles en el mercado. Las aplicaciones se desarrollan para funcionar bajo el control de estos sistemas operativos. Ej. DOS. Otros sistemas de categoría 1 son los Firmware, los instrumentos y controladores a menudo incorporan firmware. La configuración puede ser necesaria para el set up y los parámetros del proceso del entorno de ejecución.
  • 3. Paquetes de software estándar
    Son paquetes estándares disponibles en el mercado, proporcionando una solución de estante. Se requiere configuración limitada para establecer el entorno de ejecución.
  • 4. Paquetes de Software configurables
    Los paquetes de software configurables que proporcionan interfaces y funciones que permiten la configuración de usuario o procesos de negocio específicos estándar.
  • 5. Software a medida
    Software desarrollado para satisfacer las necesidades específicas del negocio.

El plan debe indicar la aprobación del propietario de procesos de negocio o el propietario del sistema, los representantes técnicos y Aseguramiento de la Calidad.
Especificación de requerimientos

La especificación de requisitos (puede ser llamada como URS – especificación de requerimientos de usuarios o simplemente requisitos del usuario) describe lo que el usuario necesita que haga el sistema.
Los requisitos deben ser únicos y priorizados. Deben estar escritos a un nivel detallado, identificando con precisión los criterios aceptables para el éxito desde la perspectiva de los usuarios.
Especificación funcional

La especificación funcional (puede ser llamada como Especificaciones de Diseño) describe cómo el sistema está diseñado para alcanzar los requisitos funcionales. Este entregable es un documento técnico que identifica la solución técnica para la aplicación, el software subyacente y el hardware necesario para apoyar el sistema. Debe haber trazabilidad clara entre los requisitos y el diseño funcional. Esto puede conseguirse usando una matriz, referencias cruzadas, la numeración común o cualquier otro enfoque que hace que sea claro cómo cada requisito se satisface mediante el diseño.

Programación del sistema.

Codificación deben cumplir con los estándares de programación para las pantallas, menús, anotaciones de código, etc. Cuando sea posible utilizar estándares de codificación de la industria, los mismos deben ser usados. El cumplimiento de los estándares de codificación debe ser evaluado a través de la revisión formal de código. Un enfoque basado en el riesgo se puede aplicar a la revisión de código con el código seleccionado basa en la complejidad, criticidad o la experiencia del desarrollador.
Los defectos encontrados durante la revisión de código deben ser registrados con las acciones correctivas y preventivas, según corresponda.

Procedimientos para el mantenimiento y el control de versiones múltiples de código fuente deben estar disponibles. En la práctica esto se logra a menudo usando software de gestión de la configuración comercial por ejemplo, CVS, Microsoft Visual SourceSafe o IBM Rational ClearQuest.
Siempre que sea posible deben ser utilizados ambientes separados, para el desarrollo y para los testeos. Estos deben ser lo más similar posible al entorno de producción para el sistema con el fin de asegurar la validez de las pruebas del sistema.

Especificación de testeos

La especificación de testeos describe las pruebas que se realizan para asegurar que el sistema cumple con los requisitos de los usuarios. Los scripts de testeos deben ser escritos de forma clara. Las pruebas deben probar límites, las fallas y condiciones de estrés, así como la ejecución exitosa de la funcionalidad requerida. Debe haber trazabilidad de los requisitos. Debe ser posible demostrar que toda la funcionalidad requerida ha sido probada de forma adecuada.
Es una buena práctica para los tests para ser escritos por alguien que no sea el desarrollador y ejecutados por otra persona independiente.
Resultados esperados deben estar claramente identificados y los resultados obtenidos se deben documentar con pruebas suficientes para demostrar el cumplimiento. Las desviaciones de las etapas de testeso o resultados esperados deben estar documentados.
Las fallas de los tests deben ser registradas e investigadas. Dependiendo del impacto de la falla y la criticidad de las opciones de la función, puede incluir corregir el código y volver a probar la función (y otras funciones implicadas) o proporcionar una solución de procedimiento.
Las pruebas pueden llevarse a cabo utilizando un software de testeos automatizados. Deben existir procedimientos que cubran el mantenimiento de la herramienta de testeos y los scripts de testeos. Los softwares y herramientas de testeos automatizadas deben ser validados.

Las pruebas pueden existir en diferentes niveles con:

  • Testeos de unidad (o módulo) – se trata de pruebas técnicas, a veces realizada por el desarrollador, para demostrar que los módulos de código individual o funciones performan correctamente
  • Testeos de integración – aseguran que los módulos funcionan correctamente juntos como un sistema en su conjunto. Esta fase puede incluir la verificación de las interfaces con otros sistemas, aunque las pruebas de la interfaz puede ser una fase separada.
  • Testeos de aceptación de usuario – esta fase confirma que las necesidades de los usuarios se han cumplido

Es aceptable tener cada vez mayor formalidad aplicada a fases de prueba en términos del grado de documentación de la prueba y las pruebas recogidas.
Informe de validación

El informe de validación resume las actividades de validación asociadas con el desarrollo del sistema. Contiene un resumen de las conclusiones de testeos e informes sobre otros requisitos de validación, por ejemplo, entrenamiento de usuarios y procedimientos actualizados. Proporciona recomendaciones para la aceptación del sistema. El Informe también presenta una estrategia para mantener el sistema en un estado validado. Cuando hay alguna excepción a los entregables requeridos por el plan de validación, éstas se detallan en el informe junto con una justificación. Cualquier acción a ser completada después de la implementación del sistema debe ser rastreada hasta su finalización.
El Informe de Validación debe ser aprobado antes de que el sistema entre en uso operacional.

Liberación / instalación

La liberación e implementación del sistema se basa en el cumplimiento de los entregables de validación y otros requisitos previos necesarios para la gestión del sistema. Estos pueden incluir: una construcción confirmada desde el sistema de gestión de configuración, los procedimientos de instalación, manuales de referencia técnica, manuales de referencia del sistema, manuales de operación del sistema, procedimientos de procesos, capacitación.
En el artículo II, desarrollamos, estrategia de mantenimiento y gestión del cambio, medidas de seguridad, firmas y registros electrónicos, e integridad de datos. para leerlo haga click aquí.

Además para aquellos interesados en el tema, le proponemos un Taller sobre el tema, consúltenos en info@cgmpdoc.com