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Continuando con el tema de las auditorías, generalmente al desarrollar el tema surgen algunas preguntas, cómo quién o qué debe ser auditado, quién debe ser el auditor, donde y cuando ha de ser efectuada la auditoría y finalmente el porqué de una auditoría GMP, en las próximas líneas vamos a tratar de dar respuestas a las mismas.

  • ¿Quién debería ser auditado?

Además de los procesos de Auditorías internas requeridas por las cGMP, los Proveedores (internos y externos) deberían ser auditados para ver su cumplimiento con los requerimientos de las regulaciones GMP y con los estándares de la industria. Dentro de los proveedores podemos mencionar (a modo de ejemplo) a quienes nos suministran:

  1. Activos (APIs) (estériles y no estériles)
  2. Productos (estériles y no estériles)
  3. Excipientes
  4. Componentes de empaque (en contacto con producto y sin contacto con producto cuando es requerido)
  5. Materias primas
  6. Contratistas / elaboradores
  7. Proveedores de servicios críticos

Además las auditorías nos permiten evaluar un potencial o nuevo proveedor o vendedor, evaluar cambios claves en los proveedores / vendedores o contratistas o investigar problemas específicos que hayan experimentado para determinar la causa.

Estas auditorías determinan el nivel de calidad y cumplimiento de una operación particular.

La auditoría debe ser llevada a cabo siguiente un programa de auditoría.

  • ¿Quién es responsable de la auditoría?

El responsable de calidad del laboratorio es quien debe disponer de un plan de auditorías y de personal responsable de ejecutarlas. Dicho plan debe ser seguido en su ejecución, así como los hallazgos de los proveedores a través de un CAPA Plan aprobado por el auditor.

  • ¿Cuándo son efectuadas las auditorías?

Hay auditorías que son efectuadas como respuesta a un evento relacionado a compliance.

Generalmente la frecuencia de la auditoría es definida luego de efectuar un análisis de riesgo del proveedor. Variaciones a esta frecuencia definida en el Análisis de Riesgo pueden ser permitidas sobre la base de la performance del proveedor.

Las auditorías de QA deben ser efectuadas sobre una base regular para asegurar que los sistemas de calidad están bajo control y en cumplimiento.

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  • ¿Por qué efectuar auditorías GMP?

Efectuar auditorías de calidad de productos, procesos y sistemas, es importante para asegurar que todos los laboratorios y los proveedores que dan soporte a las operaciones de los mismos, son revisadas para verificar que están alineados y en cumplimiento con las cGMP.

Una auditoría GMP es una herramienta de evaluación para:

  • Verificar si las políticas locales o del laboratorio y los procedimientos están siendo seguidos.
  • Verificar que los sistemas y controles requeridos están in place e in compliance con las regulaciones GMP.

Los objetivos específicos de la auditoría GMP son:

  • Determinar si las actividades de QA, de producción y demás sistemas cumplen con las GMPs, regulaciones de las agencias regulatorias y los requerimientos de los laboratorios.
  • Identificar de forma temprana de problemas de las instalaciones
  • Ayudar a determinar la profundidad del problema identificado en el área como también el alcance del mismo en la empresa.
  • Investigar y determinar la causa raíz del problema o deficiencia.
  • Asegurar compliance con los requerimientos de las agencias regulatorias
  • Dar información del nivel del cumplimiento de la planta y de los proveedores respecto de las cGMP.
  • Recomendar aprobar y certificar un proveedor.

Cada auditoría que es conducida debe estar basada en hechos.

Los auditores son buscadores de hechos!

Toda observación de una auditoría debe tener disponible la referencia a las GMP y el estándar de la industria actual. Una auditoría debe estar balanceada e incluir las buenas prácticas como también las desviaciones. Si son encontradas desviaciones, las mismas deben ser reportadas. Una auditoría es una herramienta para mejorar las operaciones del laboratorio o las operaciones del proveedor para asegurar que los productos del laboratorio son de un grado de calidad, efectividad y pureza aceptables.

Los beneficios tangibles y a largo plazo de una auditoría incluyen:

  • Identificar, eliminar y prevenir problemas de una forma temprana. En el diseño y vida de un proceso o sistema a través de la proactividad.
  • Disminuir el número de descartes, recalls, y lotes reprocesados o retrabajados.
  • Disminuir el número de reclamos de clientes.
  • Mejorar continuamente los sistemas GMP y potencialmente transferir las mejoras prácticas a través de todos los sectores del laboratorio y sus socios.
  • Proporcionar una gestión con feedback objetivo basado en hechos que puedan ayudar a identificar debilidades críticas que requieran recursos (capital y/o personal). Efectuar un Risk assessment.
  • Asegurar que los clientes del laboratorio reciben productos de una calidad, eficacia y seguridad aceptables.

Recuerde que el auditado es el primer beneficiario de la auditoría.

¿Cómo conducir una revisión anual de productos efectiva?

Antes de comenzar quiero volver sobre una idea mencionada anteriormente y que supongo la habrán escuchado muchas veces y en distintos lugares: el APR es más que un requerimiento regulatorio, es una revisión que le permite al elaborador entender más su proceso y tomar acciones de mejora.

Las cGMP necesitan una evaluación anual de los estándares de calidad de los productos para determinar la necesidad de ajustar sus especificaciones y los procedimientos de elaboración y de control.

Las guidelines acentúan la importancia del análisis de las investigaciones o desvíos conducidos y los reclamos de productos recibidos, mientras el reporte de APR debe explorar, en profundidad, las causas de recalls y de devoluciones de productos, si las hubiera.

De manera general, el mandato de las Agencias regulatorias (por ej. FDA) es mirar a través y sistemáticamente por todas las áreas de mejora y alinear los procesos consistentemente a la elaboración de productos de calidad.

Por estas mismas razones generales, las GMP requieren a los elaboradores analizar previa revisión, examinar los resultados del análisis de productos terminados y los controles en procesos críticos y revisar: lotes fallidos, desvíos, CAPAs, controles de cambio, estudios de estabilidad, devoluciones, reclamos, calificaciones en equipos críticos y acuerdos de calidad.

Los CAPAs de la revisión anual de productos necesitan ser comunicados al Senior Management y completados de manera efectiva y a tiempo, su efectividad debe ser chequeada por medio de las auditorías internas.

Estructura de un informe de APR:

Puede variar según la compañía, o incluso el producto. La idea de seguir un template o modelo asegura que todos los aspectos requeridos son evaluados.

Pero un APR es un documento que evoluciona.

Estructura de informe de APR: http://wp.me/p1Hn5Y-fs

Cambios y correcciones

La Revisión de los cambios puede ser desglosada en: cambios de materia prima, en los componentes de empaque, en especificaciones y documentos maestros. La sección de no conformidades y desvíos necesita ser revisada sobretodo considerando las acciones correctivas y su efectividad. Cualquier CAPA vencido o inefectivo necesita ser discutido en el informe. Este es uno de los aspectos fundamentales.

Cualquier tendencia observada necesita ser direccionada, no solo las que son OOS.

Racionalización de los datos de origen y administración del APR

Compilar los datos crudos es siempre un esfuerzo de equipo, pero el departamento de QA debe tomar el liderazgo y ser el último responsable de la administración del programa.

Un comité de APR podría típicamente incluir un representante de QA, QC, validaciones, operaciones, estabilidad, ingeniería, y logística. Un borrador de informe es completado sobre el análisis crítico de los datos crudos, luego se discute en una reunión del comité de APR para determinar los CAPAs efectivos.

Otro desafío para el administrador de APR es la recuperación de datos para el propósito de la revisión.

Las empresas con sistemas de adquisición de datos calificados pueden usar sus bases de datos, mientras los elaboradores que se manejan con papeles pueden tener que revisar los documentos de lote en forma individual para ver los parámetros del proceso, los controles en proceso, los análisis finales, los rendimientos, etc. En cualquiera de las dos formas, los datos crudos usados para el análisis deben ser exactos de manera de completar una análisis/evaluación efectivo. Si son observadas desviaciones del proceso durante la revisión, puede ser requerido colectar información adicional para justificar dichos hallazgos.

Los datos deben estar disponibles para el administrador del APR en el momento oportuno. Todos ellos deben ser verificados por una segunda persona si son colectados manualmente.

Si son utilizadas planillas de cálculo, las mismas deben estar validadas previo a su uso.

Conclusiones

Efectuar un APR es un requerimiento para los mercados regulados. Pero más que eso, la revisión ayuda al elaborador a entender y conocer mejor sus procesos y para reunir información adicional para posteriores mejoras.

Es una enorme ayuda en la determinación si un producto aún cumple las especificaciones, si necesita un cambio de formulación, modificación del empaque, una revisión de especificación, o un proceso más robusto. Una conclusión de APR es un paso previo al desarrollo futuro del producto y por lo tanto debería ser exacto y respaldado mediante datos adecuados.

Las guías de validación de procesos de la FDA piden la verificación continua del proceso. Así, un programa de APR puede servir como un sistema on going (etapa 3: verificación continua del proceso) para colectar y analizar los datos del producto / proceso que relaciona la calidad del producto.

Las necesidades del APR son parte del plan de mitigación de riesgos de acuerdo a las recomendaciones del ICH Q9.

La información reunida y las tendencias observadas pueden ayudar al desarrollo de un nuevo producto como tal y entonces esto es esencial para distribuir el reporte a todas las partes pertinentes e interesadas. El esfuerzo puede además ser revisado y compartido con equipos de mejora continua (lean process) mientras el desarrollo de CAPAs de un APR son críticos en evitar riesgos potenciales para un producto en el futuro.

Les dejo un artículo adicional:http://wp.me/p1Hn5Y-f3

Desde cGMPdoc, le ofrecemos la posibilidad de una promoción compuesta de 1 SOP para el manejo de los APR el cual incluye un informe modelo y una capacitación powerpoint con notas aclaratorias y su respectivo cuestionario de evaluación: http://wp.me/p1Hn5Y-3R

Además si Ud. Lo necesita podemos ofrecerle efectuar la revisión anual de sus productos, consultenos aquí.

La agencia regulatoria Inglesa (MHRA= Medicines and Healthcare products Regulatory Agency). Ha publicado en su página un reporte donde analiza los hallazgos principales sobre un número de 303 inspecciones realizadas durante el último año.

De allí surgieron:

26 observaciones críticas

644 observaciones mayores

Luego del análisis efectuado por la Agencia, quedó consolidado el siguiente listado conteniendo el top 10 de categorías con deficiencia:

1. Investigación de anomalías

2. Quality Management – Control de cambios

3. Investigación de anomalías – CAPA

4. Reclamos y Recall de productos

5. Quality Management

6. Auditoría a proveedores y contratados

7. Contaminación, fisicoquímica  (potencial)

8. Documentación – PSF/Procedimientos/Acuerdos Técnicos

9. Documentación – Manufactura

10. Validación de procesos

Les envío el enlace a la presentación, donde además podrán encontrar el desarrollo de cada una de las deficiencias con ejemplos de las situaciones hallados, muy interesante para que podamos ver como estamos posicionados en esos temas.

Presentación MHRA