BLOG para cGMPdoc.com

1.Plazos / puntualidad

–Tomar las acciones en un plazo de tiempo razonable, considerando el riesgo y la magnitud del problema.

2.Cada cosa es un hecho aislado

–Es esta la primera vez que sucede?

–Buscar información de eventos previos

–Considerar procesos similares

3.Causa raíz no identificada

–Falta de adecuado sistema de análisis de causa raíz

–Síntomas y factores casuales vs. causa raíz.

4.Corregir los síntomas en lugar de la causa

–Una simple pregunta, puede la corrección del síntoma evitar que vuelva a ocurrir la causa?

5.Falta de medidas correctivas provisionales

–Tomar acciones para mitigar el efecto de la causa raíz identificada mientras la acción permanente es implementada.

6.Causa raíz identificada, pero incorrecta

–Una simple pregunta: la acción correctiva propuesta (s) será capaz de solucionar todas la causas raíces identificadas?

7.Falta de acciones preventivas verdaderas

–Evaluar, analizar, investigar NO son acciones preventivas verdaderas.

8.Falta de verificación de la efectividad de las acciones tomadas

–Una simple pregunta : cómo sé que la CAPA evita la recurrencia / ocurrencia de una cauza raíz?.

9.Múltiples sistemas CAPA sin correlación.

–Desvíos, reclamos, auditorías, etc.?

10. Abuso de errores humanos y re-entrenamiento

La calidad de los productos así como la salud y seguridad de los pacientes es lo más importante para todos los que trabajan en la elaboración y suministro de productos farmacéuticos.

Se debe contar con sistemas robustos y controles de calidad a través de toda la cadena para garantizar que cada producto cumple con todos los criterios de calidad aplicables.

Sin embargo, ¿Son suficientes estos sistemas y controles?

¡Cumplir no es suficiente!

El Cumplimiento requiere el fiel seguimiento de los lineamientos reglamentarios, los estándares y las políticas del laboratorio. Es la base de toda la operación y ejecución de calidad, sin embargo no garantiza la misma.

Disponer de SOPs, sistemas y controles no es suficiente!

¿Qué es una cultura de calidad?

Un ambiente donde cada persona entiende y reconoce su responsabilidad en proteger la calidad del producto y la seguridad del paciente. El laboratorio puede tener todos los SOPs, sistemas y controles requeridos, pero sin una cultura de calidad no podrá garantizar la calidad de los productos y la continuidad del negocio.

¿Cómo luce una cultura de calidad?

La Calidad se integra al proceso desde el principio. Los riesgos al elaborar y distribuir medicamentos de calidad se entienden y se mitigan adecuadamente. Las ejecuciones de las actividades son verificadas en tiempo real y si es necesario son efectuadas correcciones.

Se trata de una organización con deseo de resolver los problemas, compartir las lecciones aprendidas y con una clara idea de hacer las cosas bien a la primera vez. Los problemas se escalan según sea necesario y se resuelven en colaboración con las áreas involucradas. No hay señalamientos personalizados.

Las decisiones difíciles se toman en base a lo que es correcto y no lo que es necesario, aun cuando esto presente obstáculos para lograr los objetivos del negocio.

La calidad es responsabilidad de todos!

Lo crítico de la cultura de calidad, se trata de los comportamientos, no de SOPs ni de políticas.

Sin una cultura de calidad fuerte no se puede mitigar totalmente los riesgos en la manufactura y distribución de los productos. La cultura de calidad no se puede imponer por agentes externos ni tampoco se introduce con solo cambiar los sistema de calidad.

Responsabilidad de los líderes, ellos deben:

• Proveer los fundamentos necesarios para proteger la calidad.
• Crear un ambiente donde hacer las cosas correctamente y hacer lo correcto se valora por encima de la velocidad y el costo.
• Hacer del mejoramiento continuo una prioridad, que resulte en la necesidad de identificar y resolver problemas.
• Proclamar el valor de escalar los problemas y generar reportes de desvíos.
• Ayudar a los empleados a reconocer desvíos e implementar un proceso eficiente para su investigación.
• Establecer mecanismos de seguimiento a los desvíos y la publicación de métricas asociadas a los mismos.
• Modelar todos estos comportamientos!

Responsabilidad de todos los empleados, ellos deben:

• Seguir los procedimientos en todo momento.
• Realizar solo las tareas para las cuales han sido capacitados y Entender el porqué de las tareas que realizan.
• Preguntar o buscar ayuda si no entienden las instrucciones.
• Realizar las tareas correctamente en todo momento.
• Manejar toda documentación con prontitud y corrección.
• Seguir eficientemente la implementación de todas las acciones correctivas identificadas como resultado de desvíos, cambios, etc.

Importante:

Deben comunicar a su supervisor toda situación atípica, pueda o no ésta impactar la calidad de un producto.

Difúndalo, tal como les comenté en el artículo Las raíces de la cultura de calidad, este proceso lleva tiempo, por dicho motivo, no espere, empiece ya.

Estas siete preguntas están dirigidas a verificar si su sistema de control de cambios, gestiona los riesgos, prioriza recursos y esta orientado hacia la mejora continua.

1. Su sistema de control de cambios ha sido diseñado con la participación activa de todas las partes interesadas y no solo QA?
2. Su sistema de control de cambios es simple y entendible para todos?
3. El control de los cambios es considerado vital para la mejora del negocio y la gestión de los riesgos o solo se lo considera por un tema de cumplimiento de las regulaciones?
4. El sistema tiene un requerimiento del cambio el cual es revisado y aprobado en hs o días, no meses?
5. Su sistema de control de cambios utiliza una evaluación de impacto basada en los riesgos como soporte para la aprobación o el rechazo de las solicitudes de cambios?
6. Su sistema rechaza entre el 30-40 % de los requerimientos de cambios para ayudarlo a focalizarse en las prioridades?
7. Efectúa el seguimiento de todos los cambios aprobados para asegurarse que los mismos fueron efectivos?

Si alguna de las respuestas no fue del todo satisfactoria, Ud. ha detectado  una oportunidad de mejora sobre el sistema de control de cambios, asegúrese tener un plan de acciones de remediación, también desde cGMPdoc podemos proponerle una solución o les proponemos un taller “In Company” sobre el tema, con la teoría y con ejercicios sobre resoluciones de casos de cambios, consúltenos en info@cgmpdoc.com

El objetivo de este artículo es describir un enfoque científico basado en el riesgo para el manejo de la contaminación cruzada, identificar el nivel de riesgo de contaminación cruzada del producto y determinar las acciones de mitigación apropiadas para la protección de:

• La calidad del producto
• El personal

Para:

• La construcción de nuevas instalaciones
• La modificación de las existentes
• La tercerización de la elaboración de productos

Esto es alcanzado en la práctica por medio de la evaluación y documentación de los riesgos de contaminación cruzada y la toma de acciones de mitigación adecuadas, a lo largo del ciclo de vida del producto entero (La elaboración del producto terminado y su packaging), de manera de asegurar que los productos son adecuadamente protegidos de la contaminación cruzada.

Hay aspectos GMP que deben ser cumplidos, y además hay aspectos relacionados a la higiene industrial y el control de la exposición del personal de manufactura que deben ser considerados.

El aumento del portfolio de productos requiere el manejo de un amplio rango de sustancias, algunas de las cuales pueden ser altamente peligrosas. Esto ha resaltado la necesidad de hacer foco sobre identificar y entender claramente los peligros y cómo se manejarán los riesgos de contaminación cruzada y el control adecuado del potencial para el paciente y la exposición del empleado.

Como mencionamos antes, algunos de los factores que afectan la elección de una planta (nueva o existente) son:

• Portfolio de productos (peligro y riesgo)
• Procesos requeridos
• Restricciones de las instalaciones
• Capacidades de los equipos (contención, facilidad de limpieza y mantenimiento)

Vamos a intentar describir las actividades de evaluación necesarias para evaluar el caso donde múltiples productos puedan ser manejados en las mismas instalaciones. Esto también aplica a la introducción de nuevos productos o a la transferencia de productos establecidos a otras plantas.

Por supuesto que el diseño y estrategia preferido es el flexible, disponer de instalaciones multiproductos, lo cual debe tomar en cuenta tanto los requerimientos GMP/ regulatorios como los de higiene industrial.

Para la gestión de riesgo seguimos los lineamientos de la guía de ICH Q9.

Un enfoque claro es necesario para evaluar los riesgos tanto en las áreas de GMP como de HI y definir sobre un criterio científico de manera de permitir tomar la decisión apropiada para el manejo del riesgo.

Debemos balancear las necesidades GMP y las de Higiene industrial (HI), ya que es muy importante asegurar que todos los riesgos, para el producto y para el operador son adecuadamente manejados.

Es sumamente importante relacionar los conceptos que vemos de contaminación cruzada con un proyecto de inversión y el Gantt de las actividades de calificación / validación, sobre todo cuando pensamos en que las plantas tienen que cumplir las exigencias de las cGMP.

Una primera evaluación de alto nivel puede ser efectuada de manera temprana en el proyecto en la fase justificación, cuando la información del producto y del proceso es reunida. Luego en la fase de diseño, el rango del producto, los límites de limpieza, diseño, layout de instalaciones y selección de equipos necesitan ser considerados desde el punto de vista de contaminación cruzada.  Más adelante en el proyecto, debe ser efectuado con más detalle un análisis de riesgo de calidad y el enfoque final de diseño y control debe ser establecido antes de la validación. La verificación de que los riesgos de contaminación cruzada son aceptables, serán alcanzados en la validación de limpieza y otros ensayos de control introducidos (para mix up o transferencia mecánica o aérea).

De manera paralela al análisis de riesgo de calidad (GMP), SHE debe efectuar un análisis de higiene industrial (HI) documentado.

Es recomendable efectuar una comparación y revisión de los dos diferentes análisis de riesgos (GMP y HI) una vez que son completados los mismos, para asegurar que cualquier conflicto sea evaluado, por ejemplo: podría haber un conflicto GMP / HI en relación a la dirección del flujo de aire, típicamente el flujo de aire podría ser bajo presión positiva desde un área de manufactura para propósitos GMP de manera de prevenir la entrada al área, pero una presión negativa para propósito de HI para mantener el producto contenido. El diseño final y la solución de control deberán ser acordadas sobre una base caso a caso balanceando ambos requerimientos (GMP y HI).

Ambos criterios GMP e HI son extraídos desde datos toxicológicos y clínicos de fuentes comunes. Cada uno debe tener un enfoque basado en la ciencia para la gestión de riesgo y una clara estrategia para evaluar la exposición potencial.

A pesar que los criterios para ambos requerimientos provienen de los mismos datos toxicológicos y/o clínicos, la forma en que los datos son usados para obtener límites aceptables y las estrategias de control adecuados difieren.

Resumen de diferencias para consideraciones GMP y de HI

 Flujograma GMP de contaminación cruzada GMP: véalo aquí.

Análisis de riesgos GMP

La siguiente información necesitará ser colectada y comprendida para efectuar la evaluación de riesgo:

• Propiedades del producto (ej. Solubilidad, toxicidad, tamaño de partícula) del producto que está en las instalaciones o que será introducido en ellas
• Layout, flujo del proceso, flujo del personal, flujo del aire, diseño de la ventilación
• Diseño del equipamiento y método de operación
• Controles ya existentes en las instalaciones o controles planeados para nuevas instalaciones o productos
• SOPs para control de mix up, limpieza, vestimenta, etc.

Cualquier declaración inicial de alto nivel y decisiones en un proyecto que un cierto producto o tipo de producto no puede ser introducido o empacado en una instalación necesita ser documentado apropiadamente, por ej. En la estrategia de validación y además en las bases del documento de SHE de las instalaciones.

Hay objetivos claves GMP, requerimientos de alto nivel para minimizar el riesgo de contaminación que necesitan ser documentados en URS (requerimientos de usuarios) para asegurar que ellos están incluidos en el proceso de calificación / validación.

Para instalaciones existentes, evaluar que el nuevo producto no será comprometido / contaminado por cualquiera de los productos o procesos existentes en las instalaciones y viceversa, más allá de un límite aceptable.

Para instalaciones nuevas, los productos no serán comprometidos o contaminados en ninguna forma por medio de las actividades de manufactura más allá de un límite aceptable.

Para contaminación cruzada las siguientes cuatro rutas necesitan ser consideradas:

1. Mix- Up
2. Retención
3. Transferencia mecánica
4. Aerotransporte

Para ver mas detalle sobre cada una de ellas haga click en Contaminación cruzada.

El impacto sobre el producto / paciente necesita ser evaluado usando la información y conocimientos disponibles.

La competencia en el equipo debería representar especialista con conocimiento en todas estas áreas para que el análisis sea exitoso.

Riesgo: es la combinación de la severidad de las consecuencias potenciales derivada de un peligro (o combinación de peligros) y la probabilidad que esas consecuencias sean realizadas.

Hay diferentes herramientas de análisis de riesgo que pueden ser usadas pero todas ellas deberían incluir factores definidos para evaluar severidad, probabilidad de ocurrencia y detectabilidad y manejar escalas de score comunes.

Severidad: una medida de las posibles consecuencias de un peligro, por ej. Cuán severo podría ser si un paciente / empleado es expuesto a esa peligrosa contaminación? (la escala podría ir desde inadvertido a fatalidad).

Ocurrencia: una medida de la probabilidad que un peligro ocurra. Por ej. Cuán probable es que esa contaminación peligrosa ocurra? (escala desde una ocurrencia en más de 5 años a más de una por lote).

Detectabilidad: la habilidad para descubrir o determinar la existencia, presencia, o hecho de un peligro, por ej. Cuán probable es detectar la contaminación peligrosa antes que la misma sea expuesta al paciente / empleado? (la escala puede ir desde obvio o monitoreado y con alarmas a no detectable).

El propósito del análisis es describir el riesgo, entender la probabilidad de su ocurrencia, si será detectado y evaluar su severidad.

Mitigaciones del riesgo pueden entonces ser determinadas e implementadas. El análisis asistirá en concluir en qué tipo de instalaciones el producto / productos puede ser acomodado. El análisis de riesgo debería ser revisado por medio del proyecto sobre una base regular de manera de asegurar que las mitigaciones son implementadas. El proyecto debería chequear que todas las mitigaciones están “in place” antes de sea entregado para la operación de rutina.

Cuando hay cambios al alcance original del análisis de riesgo el negocio debería revisar el análisis. Si no hay cambios en las instalaciones es recomendado revisar el análisis sobre una base regular, la frecuencia podría tomar en cuenta el portfolio de productos existente.

Espero que le resulte interesante.

Estas líneas son una guía para efectuar la calificación de las instalaciones, equipos y servicios existentes.

Existen guías que aportan mucho detalle para la calificación de los equipos nuevos, sin embargo debemos reconocer que cuando nos referimos a la calificación del equipamiento existente, la información es limitada.

En este artículo queremos dejarles reflejado nuestro pensamiento sobre este tema.

No es inusual encontrar que una planta tiene una mezcla de equipos nuevos calificados completamente (DQ, IQ, OQ, PQ) y equipamiento parcialmente o NO calificado.

A través de muchos años de uso, las instalaciones, servicios, sistemas y equipos han mostrado su aptitud para funcionar de acuerdo a distintos requerimientos.

Sin embargo, las cGMPs necesitan que los ítems que tienen impacto sobre la calidad del producto, proceso deben estar calificados. La calificación formal es la base de las actividades relacionadas tales como la validación asociada con la introducción de nuevos productos o la validación de los productos existentes que forma el punto de partida para futuros controles de cambio.

La calificación debería proveer verificación documentada que los parámetros definidos como críticos para la operación y mantenimiento son adecuadamente controlados.

Es esencial que la calificación sea práctica y alcanzable, agregue valor al proyecto y esté concentrada en los elementos críticos del equipo. Es recomendable que un enfoque de Análisis de Riesgos sea usado para definir la profundidad de la calificación.

Siempre debería haber una proporción razonable entre el riesgo para la calidad del producto, la cantidad de mediciones a ser efectuadas y la documentación a ser preparada. Por ejemplo la etapa de manufactura, estado regulatorio y el propósito de uso.

Si miramos los requerimientos regulatorios, nos encontramos que la ICH Q7a indica que las Instalaciones, servicios, equipos y sistemas deben ser adecuadamente calificados para asegurar la integridad de los datos y del producto.

Un lineamiento adicional esta dado por las PIC/S (Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme), donde las mismas indican que aunque no sea posible realizar los detalles de una calificación de la instalación para un equipo establecido ni el enfoque detallado para una calificación de la operación, debería haber datos disponibles que verifique y soporten los parámetros operativos y los límites para las variables críticas de la operación del equipamiento.

Adicionalmente, la calibración, limpieza y mantenimiento preventivo, deberían estar documentados y por supuesto deben existir SOPs de operación y procedimientos de entrenamiento de los operadores para el uso del equipamiento.

Ahora vamos a ver el análisis de riesgo (AR) aplicado a las actividades de calificación.

El AR es un enfoque formal y sistemático para identificar riesgos GMP relacionados al equipamiento y sistemas de soporte. Es una herramienta muy útil que puede ser aplicada a la planta, equipamiento y sistemas los cuales han estado en uso por muchos años.

Es recomendado que las instrucciones de manufactura sean usadas en combinación con los requerimientos generales GMP (ej. Diseño, documentación de riesgos de contaminación, utilización en el producto final) como base para el AR.

Cada etapa de la manufactura puede ser evaluada individualmente con respecto a operaciones / actividades críticas (por ej. Velocidad de agitación, rangos de temperatura, presión, humedad, manejo de producto expuesto, etc.).

Descripciones de procesos, reportes de desarrollo y revisiones de calidad del producto pueden asistir en la identificación de las operaciones parámetros críticos de calidad.

El AR puede ser llevado a cabo usando distintos enfoques, ej. HACCP, FMEA, árbol de decisiones, etc. el AR del equipamiento puede ser efectuado para el tren de equipos o por unidad de proceso individual (ej. Reactor, centrífuga, etc.) y sus sistemas de soporte.

Las unidades de operación podrían ser evaluadas de acuerdo al siguiente esquema:

• La operación impacta directamente sobre la calidad del producto?
• La operación crea datos electrónicos los cuales son la base para actividad GMP relacionada?
• Un malfuncionamiento podría impactar directamente sobre la calidad del producto?
• Tiene instrumentos que miden o controlan etapas críticas del proceso?
• La operación / instalación causa riesgo de contaminación al producto o al ambiente de la planta?
• Los materiales de construcción están en contacto directo con el producto?

Si al final de las preguntas anteriores nos encontramos con algún “Si” entonces la operación es considerada como GMP relevante.

Durante el AR, debemos considerar la probabilidad de ocurrencia y la detectabilidad y las medidas para reducir el riesgo deben ser identificadas.

El AR puede ser efectuado usando un template, donde las etapas de trabajo típicas o actividades para la unidad del proceso son listadas (incluyendo instrumentos y sistemas de control).

Adicionalmente los materiales de construcción en contacto directo con el producto son evaluados y los dispositivos de medición y control críticos son identificados para su calibración.

Ahora veamos las actividades de calificación, en el siguiente flujograma:

Adicionalmente, los equipos que son calificados, dependiendo de la criticidad de los mismos pueden ser ingresados en un plan de revisión periódica.

Les dejo una lista de 10 ítems a considerar a la hora de calificar un contratista o tercero:

1. Existencia de QAA (Quality Assurance Agreement) disponible, aprobado y en cumplimiento.

2. Sistemas de Calidad, in place y efectivos.

3. Robustez del proceso de investigación del tercero o contratista.

4. Nivel de comunicación con el laboratorio, ante inspecciones recibidas por ellos o antes eventos que pudieran suceder.

5. Perfil GMP

6. Acciones frente al mercado, por ej. freno de operaciones ante un Recall.

7. Manejo de los cambios

8. Desvíos significativos, tasa de ocurrencia, disponibilidad de los reportes requeridos para la liberación del lote.

9. Reclamos de calidad, cuan efectivo es el sistema de manejo de quejas.

10. Historia de los riesgos, hay riesgos capturados?

Uno podría establecer respecto de estos 10 ítems una clasificación de la siguiente manera:

Riesgo alto:      2 o + de estos ítems altos

Riesgo medio: 1 ítem alto o 2 o + medios

Riesgo bajo:     1 ítem medio y otro bajo.

Bueno esta es una forma de poder evaluar el nivel de riesgo de mi contratista o tercero. Esta claro que debemos efectuar una revisión de todos estos ítem y ponderarlos cuali o cuantitativamente, de manera de poder calificarlos.

Espero que les resulte útil.

Continuando con el tema de las auditorías, generalmente al desarrollar el tema surgen algunas preguntas, cómo quién o qué debe ser auditado, quién debe ser el auditor, donde y cuando ha de ser efectuada la auditoría y finalmente el porqué de una auditoría GMP, en las próximas líneas vamos a tratar de dar respuestas a las mismas.

• ¿Quién debería ser auditado?

Además de los procesos de Auditorías internas requeridas por las cGMP, los Proveedores (internos y externos) deberían ser auditados para ver su cumplimiento con los requerimientos de las regulaciones GMP y con los estándares de la industria. Dentro de los proveedores podemos mencionar (a modo de ejemplo) a quienes nos suministran:

1. Activos (APIs) (estériles y no estériles)
2. Productos (estériles y no estériles)
3. Excipientes
4. Componentes de empaque (en contacto con producto y sin contacto con producto cuando es requerido)
5. Materias primas
6. Contratistas / elaboradores
7. Proveedores de servicios críticos

Además las auditorías nos permiten evaluar un potencial o nuevo proveedor o vendedor, evaluar cambios claves en los proveedores / vendedores o contratistas o investigar problemas específicos que hayan experimentado para determinar la causa.

Estas auditorías determinan el nivel de calidad y cumplimiento de una operación particular.

La auditoría debe ser llevada a cabo siguiente un programa de auditoría.

• ¿Quién es responsable de la auditoría?

El responsable de calidad del laboratorio es quien debe disponer de un plan de auditorías y de personal responsable de ejecutarlas. Dicho plan debe ser seguido en su ejecución, así como los hallazgos de los proveedores a través de un CAPA Plan aprobado por el auditor.

• ¿Cuándo son efectuadas las auditorías?

Hay auditorías que son efectuadas como respuesta a un evento relacionado a compliance.

Generalmente la frecuencia de la auditoría es definida luego de efectuar un análisis de riesgo del proveedor. Variaciones a esta frecuencia definida en el Análisis de Riesgo pueden ser permitidas sobre la base de la performance del proveedor.

Las auditorías de QA deben ser efectuadas sobre una base regular para asegurar que los sistemas de calidad están bajo control y en cumplimiento.

• ¿Por qué efectuar auditorías GMP?

Efectuar auditorías de calidad de productos, procesos y sistemas, es importante para asegurar que todos los laboratorios y los proveedores que dan soporte a las operaciones de los mismos, son revisadas para verificar que están alineados y en cumplimiento con las cGMP.

Una auditoría GMP es una herramienta de evaluación para:

• Verificar si las políticas locales o del laboratorio y los procedimientos están siendo seguidos.
• Verificar que los sistemas y controles requeridos están in place e in compliance con las regulaciones GMP.

Los objetivos específicos de la auditoría GMP son:

• Determinar si las actividades de QA, de producción y demás sistemas cumplen con las GMPs, regulaciones de las agencias regulatorias y los requerimientos de los laboratorios.
• Identificar de forma temprana de problemas de las instalaciones
• Ayudar a determinar la profundidad del problema identificado en el área como también el alcance del mismo en la empresa.
• Investigar y determinar la causa raíz del problema o deficiencia.
• Asegurar compliance con los requerimientos de las agencias regulatorias
• Dar información del nivel del cumplimiento de la planta y de los proveedores respecto de las cGMP.
• Recomendar aprobar y certificar un proveedor.

Cada auditoría que es conducida debe estar basada en hechos.

Los auditores son buscadores de hechos!

Toda observación de una auditoría debe tener disponible la referencia a las GMP y el estándar de la industria actual. Una auditoría debe estar balanceada e incluir las buenas prácticas como también las desviaciones. Si son encontradas desviaciones, las mismas deben ser reportadas. Una auditoría es una herramienta para mejorar las operaciones del laboratorio o las operaciones del proveedor para asegurar que los productos del laboratorio son de un grado de calidad, efectividad y pureza aceptables.

Los beneficios tangibles y a largo plazo de una auditoría incluyen:

• Identificar, eliminar y prevenir problemas de una forma temprana. En el diseño y vida de un proceso o sistema a través de la proactividad.
• Disminuir el número de descartes, recalls, y lotes reprocesados o retrabajados.
• Disminuir el número de reclamos de clientes.
• Mejorar continuamente los sistemas GMP y potencialmente transferir las mejoras prácticas a través de todos los sectores del laboratorio y sus socios.
• Proporcionar una gestión con feedback objetivo basado en hechos que puedan ayudar a identificar debilidades críticas que requieran recursos (capital y/o personal). Efectuar un Risk assessment.
• Asegurar que los clientes del laboratorio reciben productos de una calidad, eficacia y seguridad aceptables.

Recuerde que el auditado es el primer beneficiario de la auditoría.

Data Integrity (Integridad de los datos) (*)
La integridad de los datos es un tema que actualmente recibe mucha atención por parte de la industria, y las agencias regulatorias como por ejemplo la FDA, la MHRA entre otras. Integridad de los datos es lo opuesto de corrupción de datos, lo cual es una forma de pérdida de datos.

Desafortunadamente los problemas de integridad de datos dentro de la industria farmacéutica no son nuevos y se han dado observaciones relacionadas a este tema en las inspecciones regulatorias.
Para aclarar, integridad de los datos no se limita sólo a los sistemas informáticos y al laboratorio, cualquier cambio no intencionado de datos como consecuencia de un almacenamiento, recuperación y operación de procesamiento, incluyendo mala intención, fallo de hardware inesperado y error humano es una falla de la integridad de los datos. Sólo requiere un único incumplimiento para poner todo el trabajo llevado a cabo por una empresa bajo sospecha.

La integridad de los datos puede verse comprometida de varias maneras:

• Por error humano accidental:
  • Los datos se introducen o se omiten por error
  • Falta de conocimiento o entrenamiento
• Deliberadamente,con la intención de engañar,ya sea mediante la falsificación o fraude:
  • Selección de resultados satisfactorios y eliminar los fuera de especificación.
  • Los cambios no autorizados o manipulación de los datos.
• Errores que se producen cuando se transmiten datos de un ordenador a otro.
• Compartir contraseñas.
• Los cambios en los datos a través delos errores de software o del hardware.
• Datos tomados que no están respaldados y podrían perderse.
• Los cambios en la tecnología, en donde un elemento se sustituye cuando se convierte en obsoleto o ya no es soportable, haciendo que determinados elementos como los discos se trasformen en viejos, ilegibles, inaccesibles.

Con el fin de prevenir y detectar estos incidentes, debemos asegurarnos de seguir ciertos lineamientos regulatorios y procedimientos dentro de cada empresa, y a estos debemos sumarle una correcta formación del personal, una cultura de apertura y confianza y un buen monitoreo de los sistemas y procesos de la planta.
Un gran número de los problemas de integridad observados por las autoridades regulatorias en empresas ocurren dentro del laboratorio. Estos incidentes pueden clasificarse en las siguientes situaciones:

• Alteración de datos originales y registros (por ejemplo, el uso de líquido corrector).
• Múltiples análisis de ensayo con la misma muestra sin una justificación adecuada.
• La manipulación de un procedimiento analítico mal definida y análisis de datos asociado con el fin de obtener resultados
• Creación de los resultados de pruebas aceptables sin realizar la prueba.
• Sobre escribir datos y al hacerlo, eliminar los datos originales.

En el contexto de integridad de los datos de laboratorio dentro de un entorno GMP, este se puede definir como: generar, transformar, mantener y asegurar la exactitud, integridad y consistencia de los datos a través de todo su ciclo de vida en el cumplimiento de la normativa aplicable. Esta definición es coherente con uno de los principios de la ICH Q10 sobre Farmacéuticos Sistemas de Calidad, el cual analiza los procesos del ciclo de vida.
Con el fin de asegurar los datos se generan, utilizan y almacenan en el camino correcto deberíamos preguntarnos si los datos son:

• Atribuibles: ¿Quién adquirió los datos o realizó una acción y cuándo?
• Legibles: ¿Puedes leer los datos registrados por ejemplo en un batch record?
• Contemporáneos: documentado en el momento que se efectúa la actividad
• Originales: puede ser un escrito, una impresión o una copia certificada
• Precisos: No hay errores o con correcciones correctamente documentadas
• Completos: Están todos los datos, incluidos repeticiones o re análisis efectuados sobre una muestra
• Consistentes: Todos los elementos del análisis, como la secuencia de eventos, siguen en y son de fecha o marca de tiempo en una secuencia esperada
• Permanentes: Registros en documentos oficiales y/o medios electrónicos, no hay registros en pedazos de papel, o post-it.

Recuerden que con el hallazgo de un solo caso de falla en la integridad de datos se ven comprometidos todos los datos generados y la credibilidad de la empresa, ya que uno o más ejemplos de falsificación plantea una pregunta obvia: ¿Cuántos casos más de incumplimiento puede haber?.

La búsqueda de garantizar la integridad de datos dentro de cualquier organización es de suma importancia, las consecuencias de hacerlo mal son muy costosas y se necesita mucho tiempo para recuperar la confianza perdida. Por eso es sumamente importante que las personas estén capacitadas y sean conscientes de la importancia de la integridad de los datos.

Si Ud. está interesado en entrenar a su personal en este tema, consúltenos en info@cgmpdoc.com, nosotros podemos efectuar un entrenamiento “In Company” para su equipo o también disponemos de un material de entrenamiento para que Ud. efectúe el entrenamiento en sus instalaciones.

(*) Definición

La exactitud y la consistencia de los datos almacenados, indicado por la ausencia de cualquier alteración de datos entre dos actualizaciones de un registro de datos. Se impone integridad de los datos dentro de una base de datos en su etapa de diseño mediante el uso de reglas y procedimientos estándar, y se mantiene mediante el uso de comprobación de errores y rutinas de validación.

El mantenimiento preventivo es considerado como un mantenimiento planeado, efectuado sobre el equipamiento o sistema para:

• Asegurar que el mismo esté disponible para operar normalmente dentro de sus especificaciones antes que una reparación no planeada sea necesaria.
• Extender la vida operativa del equipamiento.
• Reemplazar pastes desgastadas antes que las mismas puedan afectar la performance del equipamiento, lo cual puede afectar la calidad del producto.
• Proveer un mantenimiento de rutina recomendado como por ejemplo la lubricación.

Todas las actividades del mantenimiento preventivo deben estar agendadas considerando una frecuencia de ejecución que asegure que los equipamientos están dentro de los límites de su operación bajo condiciones normales operativas. La frecuencia puede ser establecida a través de la consideración y revisión de los siguientes criterios:

1. Frecuencia de uso
2. Experiencia y aplicación
3. Requerimientos de proceso
4. Criticidad del equipamiento con respecto del impacto GMP
5. Tendencia de datos históricos
6. Exactitud requerida del proceso
7. Aspectos regulatorios
8. Recomendaciones de mantenimiento por parte del fabricante

El racional para establecer la frecuencia del mantenimiento preventivo debe estar documentado. La frecuencia debería ser conservadora de manera de asegurar que no hay riesgos sobre la calidad del producto.

Cada planta debe tener un procedimiento escrito aprobado para el manejo del mantenimiento preventivo y de acuerdo al mismo una agenda con las actividades a efectuar. Para el caso del mantenimiento no planeado, debe haber un procedimiento escrito sobre como efectuarlo adecuadamente y documentar dicha actividad. El impacto de las actividades de mantenimiento no planeado debe ser analizado, documentado y las acciones de remediación tomadas.

Todas las actividades de mantenimiento (preventivo o no planeadas) deben ser documentadas.

Si el mantenimiento preventivo requiere el reemplazo de partes, las mismas deben ser removidas del pañol, el cual es controlado por personal autorizado de mantenimiento.

El reemplazo de piezas debe ser claramente “like for like”, cualquier otro reemplazo debe ser manejado a través del sistema de control de cambios, con la posibilidad de tener que efectuar tareas de validación. Los repuestos críticos deben ser solamente provenientes de proveedores aprobados.

Las tareas de mantenimiento no deben impactar la calidad de los productos.

Luego de las actividades de mantenimiento es necesario efectuar la limpieza del equipo y del área.

Un equipo adecuadamente mantenido NO es probable que falle.